CIRCOLARE MONOGRAFICA
DI BARBARA GARBELLI | 2 OTTOBRE 2025
Dal locale al cloud, la trasformazione dell’archivio
Negli studi professionali la gestione dell’archivio è stata, per decenni, legata a spazi fisici, faldoni e scaffali. Con la digitalizzazione, e in particolare con la dematerializzazione dei documenti, lo scenario è cambiato radicalmente: l’archivio non è più un luogo fisico, ma un insieme di dati organizzati, custoditi e accessibili in formato digitale.
Questa trasformazione non è solo un’evoluzione tecnologica, ma un vero e proprio cambio di paradigma organizzativo. La gestione dell’archivio digitale comporta scelte che incidono su sicurezza, riservatezza, accessibilità e continuità operativa.
Tra le opzioni disponibili, il cloud computing è oggi lo strumento più diffuso per garantire scalabilità, flessibilità e riduzione dei costi infrastrutturali, ma presenta anche nuove sfide in termini di gestione del rischio.
Il cloud come soluzione di archiviazione
Il cloud computing consente di archiviare i documenti digitali in infrastrutture gestite da fornitori esterni, accessibili via internet. Questo modello presenta vantaggi evidenti: riduzione dell’hardware locale, aggiornamenti tecnologici automatici, accessibilità da più sedi e dispositivi, possibilità di scalare lo spazio in base alle esigenze reali.
Il cloud non esime però lo studio dalla responsabilità legale sui dati: anche se l’infrastruttura è esterna, il titolare resta responsabile della protezione, dell’integrità e della disponibilità dei documenti, oltre che della conformità alla normativa sulla privacy.
Sicurezza: misure tecniche e organizzative
La sicurezza di un archivio digitale – locale o in cloud – si fonda su un insieme di misure tecniche e organizzative. Nel documento si evidenziano alcuni principi cardine:
- controllo degli accessi: solo soggetti autorizzati devono poter accedere ai documenti, con credenziali personali e autenticazione forte;
- crittografia: i dati devono essere cifrati sia in transito sia a riposo, per impedire l’accesso non autorizzato anche in caso di intercettazione o violazione;
- tracciabilità: ogni accesso, modifica o versamento deve essere registrato in un log di sistema, conservato per un periodo congruo e consultabile in caso di audit;
- backup e disaster recovery: devono esistere copie di sicurezza aggiornate e procedure documentate per ripristinare l’operatività in tempi definiti.
Queste misure vanno adattate alle peculiarità dello studio, considerando tipologia dei documenti, volume, frequenza di accesso e obblighi normativi.
Privacy: conformità al GDPR
La protezione dei dati personali è uno degli aspetti più delicati nella gestione di un archivio digitale. Il documento evidenzia che gran parte della documentazione trattata in uno studio professionale contiene dati personali, spesso anche particolari o giudiziari.
La gestione dell’archivio, specie in cloud, deve quindi rispettare il Regolamento UE 2016/679 (GDPR), con particolare attenzione a:
- nomina dei fornitori cloud come responsabili esterni del trattamento,
- verifica delle misure di sicurezza dichiarate dal fornitore,
- definizione di tempi di conservazione e modalità di cancellazione sicura,
- gestione dei diritti degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione).
L’adozione di un Registro dei trattamenti aggiornato e la valutazione d’impatto (DPIA) nei casi previsti sono strumenti indispensabili per dimostrare la conformità.
Gestione del rischio: dall’analisi alla prevenzione
La gestione del rischio non può essere improvvisata. Serve un’analisi preventiva delle minacce e delle vulnerabilità, per poi adottare misure di prevenzione e piani di risposta.
I rischi principali per un archivio digitale in cloud sono:
- indisponibilità del servizio (downtime),
- perdita di dati per guasti o errori,
- accessi non autorizzati,
- violazioni della riservatezza,
- mancata conformità normativa.
Per ogni rischio identificato, lo studio deve definire contromisure, responsabilità e procedure operative, integrandole nel Manuale della Conservazione e nelle policy interne.
Continuità operativa e reversibilità
Uno dei punti di forza – e di debolezza – del cloud è la dipendenza dal fornitore. Il documento raccomanda di prevedere, nel contratto con il provider, clausole di business continuity e reversibilità: in caso di cessazione del rapporto, lo studio deve poter recuperare tutti i dati in formati aperti e leggibili, senza perdita di informazioni o metadati.
Allo stesso modo, è necessario definire tempi massimi di ripristino in caso di disservizio e procedure per garantire l’accesso ai documenti anche in scenari di emergenza.
Ruolo del Responsabile della Conservazione
Anche in un contesto cloud, il Responsabile della Conservazione mantiene un ruolo centrale: deve assicurarsi che l’archivio sia conforme alle regole tecniche, vigilare sulla sicurezza dei dati, verificare periodicamente la validità delle misure adottate dal fornitore e autorizzare eventuali cambiamenti nelle procedure.
La responsabilità ultima resta sempre interna allo studio: il cloud è un mezzo, non uno scudo giuridico.
Conclusioni: il cloud come opportunità, non scorciatoia
Il ricorso al cloud per la gestione dell’archivio digitale può rappresentare un’opportunità di efficienza e innovazione per lo studio professionale, ma richiede consapevolezza, competenza e una governance attenta. La sicurezza e la privacy non sono garantite automaticamente dalla tecnologia: vanno presidiate con procedure solide, contratti chiari e controlli regolari.
Solo così l’archivio digitale – che sia in cloud o locale – può essere un asset strategico, sicuro e conforme alle normative.
Scheda operativa – Archivi digitali e cloud: sicurezza, privacy e gestione del rischio
| Scheda operativa |
| Obiettivo Garantire la gestione sicura, conforme e resiliente degli archivi digitali, sia interni sia in cloud, assicurando autenticità, integrità, reperibilità e protezione dei dati. Requisiti dell’archivio digitale Autenticità: il documento deve essere riconducibile all’autore. Integrità: contenuto immodificabile dopo la sua formazione. Reperibilità: accesso rapido e controllato ai documenti. Protezione: sistemi di sicurezza contro accessi non autorizzati. Tracciabilità: registrazione di tutte le operazioni effettuate. Misure di sicurezza Controllo accessi con credenziali personali e autenticazione forte. Crittografia dei dati in transito e a riposo. Log di sistema conservati e consultabili in caso di audit. Backup periodico e procedure di disaster recovery. Privacy e GDPR Nomina del fornitore cloud come responsabile esterno del trattamento. Verifica e documentazione delle misure di sicurezza dichiarate dal provider. Definizione dei tempi di conservazione e cancellazione sicura. Gestione dei diritti degli interessati. Valutazione d’impatto (DPIA) quando necessario. Gestione del rischio Analisi delle minacce (downtime, perdita dati, accessi non autorizzati). Piani di prevenzione e risposta documentati. Integrazione delle misure nel Manuale della Conservazione. Continuità operativa e reversibilità Clausole contrattuali di business continuity. Recupero dati in formati aperti e leggibili. Tempi massimi di ripristino garantiti. Ruolo del Responsabile della Conservazione Vigilanza sul rispetto delle regole tecniche. Controllo periodico della sicurezza in cloud. Verifica e aggiornamento delle procedure interne. Autorizzazione a modifiche significative del sistema di conservazione. |
Check-list di controllo – Archivi digitali e cloud
| Check-list |
| Data verifica: [gg/mm/aaaa] Verificatore: [Nome e Cognome] Studio professionale: [Ragione sociale] Periodo di riferimento: [da … a …] 1. Requisiti generali dell’archivio digitale Requisito Esito (✓/✗) Note Documenti identificabili univocamente tramite metadati Formati ammessi (es. PDF/A, XML) correttamente utilizzati Integrità dei documenti garantita (firma, marca temporale) Tracciabilità di ogni operazione nei log Accesso riservato a soggetti autorizzati 2. Sicurezza tecnica Misura Esito (✓/✗) Note Autenticazione forte per l’accesso Crittografia dati a riposo Crittografia dati in transito Backup regolare con test di ripristino Procedure di disaster recoverydocumentate 3. Privacy e conformità GDPR Aspetto Esito (✓/✗) Note Nomina fornitore cloud come responsabile esterno Contratto con clausole su sicurezza e privacy Registro dei trattamenti aggiornato DPIA effettuata (se necessaria) Procedure per esercizio dei diritti degli interessati 4. Gestione del rischio Aspetto Esito (✓/✗) Note Analisi rischi aggiornata Piani di prevenzione formalizzati Procedure di risposta a incidenti documentate 5. Continuità operativa e reversibilità Aspetto Esito (✓/✗) Note Clausole contrattuali di business continuity presenti Reversibilità dei dati garantita Formati di esportazione aperti e leggibili Tempi di ripristino conformi a SLA 6. Ruolo del Responsabile della Conservazione Aspetto Esito (✓/✗) Note Vigilanza documentata sulle procedure in cloud Controllo periodico delle misure di sicurezza Aggiornamento del Manuale della Conservazione Esito finale verifica: [✓] Conforme [ ] Non conforme – richiede azioni correttive Firma del verificatore: ______________________ |
Riferimenti normativi:
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82
- D.P.C.M. 3 dicembre 2013
- Regolamento UE 27 aprile 2016, n. 2016/679
- AgID, Linee guida AgID sulla sicurezza e la gestione dei sistemi di conservazione
- Standard internazionali richiamati per la sicurezza e la conservazione dei dati (es. ISO 27001)
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