CIRCOLARE MONOGRAFICA
Linee guida per assunzioni di dipendenti e infortuni su lavoro e fac simile di modulo di comunicazione chiusura feriale
DI DANIELE BONADDIO | 5 AGOSTO 2025
Come di consueto, durante la chiusura dello studio per godimento delle ferie estive, il Consulente del Lavoro è tenuto a mettere a conoscenza i propri clienti circa il periodo in cui lo studio rimarrà chiuso e predisporre una specifica comunicazione sui comportamenti da adottare, laddove questi ultimi debbano comunque adempiere agli obblighi di legge nei confronti delle amministrazioni competenti, al fine di evitare pesanti sanzioni. I casi che potrebbero capitare con più frequenza durante il periodo di chiusura feriale, sono sostanzialmente due: assunzioni di dipendenti e comunicazione di infortunio sul lavoro. Alla luce di ciò, con il presente contributo si vuole fornire agli operatori del settore un utile strumento per facilitare la comunicazione ai propri clienti circa le linee guida da seguire qualora si verifichi uno dei predetti eventi.
Premessa
Con l’avvicinarsi delle ferie estive dei Consulenti del Lavoro, è di priorità assoluta comunicare ai propri clienti i giorni nei quali lo studio professionale rimarrà chiuso. Si tratta di un adempimento di primaria importanza che manleva il professionista da eventuali mancate comunicazioni effettuate alle amministrazioni durante tale periodo.
Il procedimento più semplice per adempiere all’obbligo è di inviare via e-mail o Pec una circolare informativa (sotto riportata) ai propri clienti, comunicando le date di chiusura dello studio e alcune brevi linee guida per adempiere agli obblighi di legge che potrebbero manifestarsi (es. assunzione di lavoratori e comunicazione infortuni).
Assunzioni di dipendenti
Qualora il datore di lavoro dovesse procedere con un’assunzione nel periodo in cui il Consulente del Lavoro è in ferie, è possibile adoperare il modello UniUrg e inviarlo al Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali al numero di fax server 848 800 131 almeno il giorno antecedente alla data di inizio del rapporto di lavoro. Ciò consentirà l’assolvimento dell’obbligo di legge.
Il modello Unificato Urg consente ai datori di lavoro, pubblici e privati, di adempiere all’obbligo di comunicazione di assunzione preventiva dei lavoratori, nel caso di:
– indisponibilità del sistema informatico utilizzato per la trasmissione delle comunicazioni Obbligatorie con UNILAV;
– cause di forza maggiore che non consentono l’invio anticipato di Unilav come malattie, infortuni, necessità di sostituzioni di personale improvvise, ecc.
– chiusura per festività o ferie dello studio incaricato. In tale caso il datore di lavoro invia l’Uniurg e poi lo studio invierà UNILAV.
Dal 2022 l’invio deve avvenire attraverso un applicativo online per inviare la comunicazione sintetica d’urgenza (UNIURG). All’interno del modulo, saranno richiesti i seguenti dati:
- codice fiscale e ragione sociale del datore di lavoro;
- codice fiscale, cognome e nome del dipendente;
- data inizio del rapporto di lavoro;
- motivo dell’urgenza: indicare “chiusura per ferie dello studio del consulente del lavoro delegato agli adempimenti o del soggetto che effettua la comunicazione (se diverso dal datore di lavoro);
- indirizzo e-mail del soggetto che effettua la comunicazione.
Il modulo è composto da 4 sezioni:
- “Datore di lavoro”, bisogna indicare il codice fiscale del datore di lavoro e la denominazione;
- “Lavoratore”, occorre inserire il codice fiscale, nome e cognome;
- “Rapporto di lavoro”, indicare solamente la data inizio del rapporto di lavoro (almeno il giorno antecedente l’inizio del rapporto di lavoro);
- “Dati invio”, in cui bisogna indicare il motivo d’urgenza.
Con l’istituzione del Libro Unico del Lavoro (LUL) è stata abolita la maxisanzione per il lavoro sommerso nei casi in cui l’impresa che si è affidata a Consulenti del Lavoro si trovi nell’impossibilità di effettuare la Comunicazione obbligatoria (CO) mediante il modello telematico (UniLav), per esempio in coincidenza con le ferie o, comunque, con la chiusura dello studio del Consulente esterno. Ciò a condizione però che il datore di lavoro abbia proceduto all’invio della comunicazione preventiva a mezzo fax mediante il modello “UniUrg”.
In tale ipotesi il datore di lavoro, in caso di verifica, dovrà fornire prova agli ispettori circa:
– l’affidamento degli adempimenti al professionista esterno (esibire copia lettera incarico professionale o copia delega tenuta Libro Unico);
– la chiusura dello studio (esibire la comunicazione del Consulente di chiusura feriale).
In ogni caso il datore di lavoro dovrà mandare il medesimo fax del Modello UniUrg anche allo studio con la relativa ricevuta di invio al Ministero del Lavoro. Questo perché resta comunque l’obbligo di inviare Unilav nel primo giorno utile successivo dopo la riapertura dello studio.
Infortuni su lavoro
Nell’eventualità che nel periodo feriale del Consulente del Lavoro si verifichi un infortunio sul lavoro, è innanzitutto indispensabile che il lavoratore ne dia immediata comunicazione al datore di lavoro, il quale deve inviare all’INAIL:
- i dati del lavoratore;
- il tipo di infortunio;
- la prognosi.
Si ritiene utile quindi fornire una sintesi delle istruzioni in modo tale che l’impresa può procedere autonomamente all’invio della denuncia in oggetto.
Il datore di lavoro è tenuto a denunciare all’INAIL e all’Autorità di Pubblica Sicurezza gli infortuni, la cui prognosi supera i 3 giorni, occorsi sul lavoro ai lavoratori dipendenti e ai prestatori d’opera (collaboratori familiari, soci, lavoratori parasubordinati, ecc.). La denuncia va redatta su apposito modulo e, entro 2 giorni dal ricevimento del certificato medico che va comunque allegato alla medesima, spedita a mezzo raccomandata A.R. o consegnata personalmente. Nei Comuni ove manca l’Autorità di P.S., la denuncia deve essere inoltrata al Sindaco”.
Per poter provare che l’invio sia avvenuto entro 2 giorni dall’evento di infortunio, è opportuno utilizzare la Pec o la raccomandata.
| Adempimenti del datore di lavoro |
| deve presentare all’Inail e all’Autorità di Pubblica Sicurezza la denuncia di infortunio entro 2 giorni dalla data in cui ha ricevuto il primo certificato medico con prognosi che comporta astensione dal lavoro superiore a 3 giorni (nel caso in cui il datore venga a conoscenza dell’infortunio accaduto ad un proprio dipendente, si consiglia di inviare comunque la denuncia entro due giorni da quando ne ha avuto notizia e inviare copia del certificato medico in un momento successivo);non è tenuto ad inviare la denuncia in caso di infortunio di durata inferiore a tre giorni; se però la prognosi si prolunga oltre il terzo giorno, la denuncia deve essere inviata entro 2 giorni dalla ricezione del nuovo certificato;alla denuncia cartacea deve essere allegato anche il primo certificato medico, mentre per la denuncia telematica non è necessario;qualora i dati salariali non siano disponibili all’atto della denuncia, gli stessi dovranno essere comunicati successivamente;la denuncia può essere inviata sia in modalità cartacea (modello prelevabile sul sito www.inail.it – Assicurazione – Modulistica) sia in via telematica tramite la sezione “Punto cliente” del sito;in caso di infortunio che abbia comportato la morte o il pericolo di morte, la denuncia deve essere effettuata all’Inail per telegramma entro 24 ore dall’infortunio (all’Autorità di Pubblica Sicurezza entro due giorni dal verificarsi dell’evento);se il termine di presentazione della denuncia coincide con un giorno festivo, il medesimo slitta al primo giorno successivo non festivo, mentre se coincide con la giornata del sabato la denuncia deve comunque essere presentata;la denuncia va effettuata indipendentemente da ogni valutazione circa la ricorrenza degli estremi di legge per l’indennizzabilità. |
Sanzioni
Il datore di lavoro che non invia la denuncia di infortunio entro i termini previsti o la invia in ritardo è soggetto al pagamento di una sanzione amministrativa da € 1.290,00 a € 7.745,00 (se la sanzione è pagata entro i tempi indicati previsti dalla diffida è pari a € 1.290,00 – se la sanzione è pagata entro 60 giorni dalla notifica è pari a € 2.580,00).
La sanzione prevista negli importi indicati viene applicata sia dall’INAIL sia dall’Autorità di Pubblica Sicurezza.
In caso di infortunio in cui la diagnosi preveda un’assenza superiore ai 3 giorni occorre provvedere entro 2 giorni dalla ricezione del certificato medico ad inoltrare la lettera Denuncia Infortunio alla Pubblica Sicurezza del Comune dove è avvenuto l’infortunio ed alla sede INAIL nella quale si svolgono i lavori.
Qualora l’infortunio fosse mortale la denuncia alla Pubblica Sicurezza ed all’INAIL, dovrà essere presentata entro 24 ore tramite fax.
Versamento mod. F24
Per quanto concerne i versamenti mensili effettuati tramite il modello F24 di tasse e contributi, solo per il mese di agosto, sono prorogati al giorno 20, come peraltro tutti gli altri versamenti in scadenza dal 1° agosto.
Modulo di comunicazione chiusura feriale
Di seguito, si riporta un fac simile da girare ai clienti per adempiere agli obblighi sopra descritti.
| CIRCOLARE INFORMATIVA |
| Ai Sigg.ri Clienti Loro sedi Oggetto: chiusura ferialeLa presente per informarvi che lo studio rimarrà chiuso per ferie dal ____________________ al ____________________ AGOSTO 2025.È possibile inviare documenti a mezzo fax al numero _____/___________ che resterà sempre attivo.È inoltre possibile utilizzare il servizio di posta elettronica al seguente indirizzo __________@consulentidellavoro.itCOMUNICAZIONI UTILIAssunzioni dipendentiNel caso fosse necessario procedere ad un’assunzione occorre compilare il modello UniUrg ed inviarlo al ministero del lavoro a numero di fax server 848 800 131 almeno il giorno antecedente alla data di inizio del rapporto di lavoro.Ciò consentirà l’assolvimento dell’obbligo di legge.Con l’istituzione del Libro Unico viene infatti abolita la maxisanzione per il lavoro sommerso nei casi in cui l’impresa che si è affidata a Consulenti del lavoro si trovi nell’impossibilità di effettuare la Comunicazione obbligatoria mediante il modello telematico (UniLav), per esempio in coincidenza con le ferie o, comunque, con la chiusura dello studio del consulente esterno.Ciò a condizione però che il datore di lavoro abbia proceduto all’invio della comunicazione preventiva a mezzo fax mediante il modello UniUrg.In tale ipotesi il datore di lavoro, in caso di verifica, dovrà documentare agli Ispettori l’affidamento degli adempimenti al professionista esterno (esibire copia lettera incarico professionale o copia delega tenuta Libro Unico) e la chiusura dello studio (esibire questa mail).In ogni caso il datore di lavoro dovrà mandare il medesimo fax del modello UniUrg anche allo studio con la relativa ricevuta di invio al Ministero.Questo perché resta l’obbligo di inviare Unilav nel primo giorno utile successivo dopo la riapertura dello studio.Modello F24Il versamento mensile tramite modello F24 di tasse e contributi, solo per il mese di agosto, è prorogato al giorno 20, come peraltro tutti gli altri versamenti in scadenza dal 1° agosto.Infortuni sul lavoroPer la gestione degli infortuni in periodo feriale il datore può ricorrere alla denuncia non telematica all’INAIL. L’importante è comunicare all’Istituto i dati del lavoratore, il tipo di infortunio e la prognosi. Per poter provare che l’invio sia avvenuto entro due giorni dall’evento, è indispensabile utilizzare la Pec o la raccomandata. Cordiali saluti. Luogo e data Firma_______________________________ |
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