CIRCOLARE MONOGRAFICA
DI BARBARA GARBELLI | 22 OTTOBRE 2025
Dalla carta al digitale come obbligo di sistema
La transizione verso la conservazione digitale dei documenti fiscali non è più un’opzione di efficienza, ma un obbligo di legge, disciplinato da un quadro normativo che integra le regole tributarie con quelle tecniche di gestione informatica dei documenti. L’obiettivo del legislatore è duplice: da un lato garantire la conservazione a lungo termine con valore legale e dall’altro assicurare l’immediata esibibilità in caso di controlli fiscali.
Il riferimento normativo cardine è il D.M. 17 giugno 2014, che definisce modalità, termini e adempimenti per la conservazione elettronica ai fini tributari. Tale decreto si coordina con le Linee guida AgID in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005) nonchè con la normativa fiscale primaria e di prassi dell’Agenzia delle Entrate.
Norme fiscali e tecniche: un sistema integrato
La conservazione digitale ai fini fiscali deve rispondere contemporaneamente a due livelli di compliance:
- compliance tecnica: rispetto delle regole AgID per autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità del documento nel tempo;
- compliance fiscale: rispetto delle disposizioni del D.M. 17 giugno 2014 e della normativa tributaria collegata.
Il sistema di conservazione deve garantire:
- Immodificabilità del documento conservato;
- Marche temporali e firme digitali secondo standard ETSI;
- Metadati obbligatori, tra cui impronta hash, riferimento temporale, soggetto produttore e conservatore.
Scadenze per la conservazione digitale
Il D.M. 17 giugno 2014 stabilisce che la conservazione dei documenti fiscali deve avvenire entro il terzo mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.
Esempio operativo:
→ Periodo d’imposta 2024.
→ Dichiarazione dei redditi presentata il 30 settembre 2025.
→ Termine ultimo per chiudere il processo di conservazione: 31 dicembre 2025.
La scadenza riguarda tutti i documenti fiscalmente rilevanti: fatture elettroniche, registri IVA, libro giornale, dichiarazioni fiscali, bilanci e libri sociali obbligatori.
Imposta di bollo digitale: regole e procedure
Uno degli aspetti più rilevanti è l’assolvimento dell’imposta di bollo in modalità virtuale sui documenti conservati digitalmente.
- Fatture elettroniche: il bollo viene versato trimestralmente tramite modello F24, sulla base dei dati comunicati dall’Agenzia delle Entrate nella sezione “Fatture e Corrispettivi”.
- Altri documenti digitali soggetti a bollo: il D.M. 17 giugno 2014 prevede che il pagamento avvenga entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, con modalità definite dall’Agenzia delle Entrate.
Esempio operativo
→ Una società che conserva digitalmente i libri sociali dovrà calcolare il numero di pagine o documenti soggetti a bollo, versare l’imposta e riportare la prova di pagamento nel pacchetto di archiviazione.
Comunicazioni all’Agenzia delle Entrate
Il D.M. 17 giugno 2014 prevede un obbligo di comunicazione telematica all’Agenzia delle Entrate, da effettuarsi nella dichiarazione dei redditi, indicando:
- che la conservazione è effettuata in modalità elettronica;
- l’eventuale soggetto esterno incaricato della conservazione (conservatore accreditato AgID o meno);
- la sede fisica dei sistemi di conservazione, se diversa dalla sede legale.
Regole AgID e manuale della conservazione
Le Linee guida AgID impongono la redazione e l’aggiornamento del Manuale della Conservazione, documento obbligatorio che descrive:
- l’architettura del sistema di conservazione;
- le procedure di versamento, archiviazione e accesso;
- i ruoli e le responsabilità di produttore, responsabile della conservazione e operatori autorizzati;
- i formati ammessi (PDF/A, XML, TIFF, ecc.) e le modalità di riversamento sostitutivo.
Esempio pratico: registri IVA
Un’azienda che gestisce i registri IVA in formato elettronico dovrà:
- creare il documento in formato conforme (es. PDF/A-1b) firmato digitalmente;
- versarlo nel sistema di conservazione entro i termini;
- applicare marca temporale e sigillo del conservatore;
- tenere traccia dell’operazione nel registro di conservazione;
- assicurare la reperibilità immediata in caso di verifica fiscale.
Tabella comparativa: cartaceo vs elettronico
| Aspetto | Cartaceo | Elettronico |
| Supporto fisico | Carta | File digitale (PDF/A, XML, ecc.) |
| Firma | Autografa | Digitale qualificata |
| Immodificabilità | Basata sul supporto | Basata su firma e marca temporale |
| Spazio di archiviazione | Fisico | Server/cloud |
| Ricerca documenti | Manuale | Indicizzazione e metadati |
| Esibizione in verifica | Presso sede | Anche da remoto |
| Rischi di deterioramento | Alti (umidità, incendio) | Minimi se con backup |
Infografica operativa (descrizione)
Un diagramma di flusso efficace per illustrare il processo di conservazione digitale comprende:
- Produzione documento →
- Verifica formato conforme →
- Firma digitale →
- Marca temporale →
- Versamento nel sistema di conservazione →
- Chiusura del pacchetto di archiviazione →
- Versamento imposta di bollo (se dovuta) →
- Comunicazione in dichiarazione dei redditi.
Best practice per la gestione operativa
- Pianificare la conservazione come attività periodica, evitando accumuli a fine anno.
- Affidarsi a conservatori accreditati AgID per garantire conformità tecnica e probatoria.
- Effettuare controlli interni sulla leggibilità dei documenti conservati.
- Aggiornare costantemente il Manuale della Conservazione in caso di modifiche tecnologiche o organizzative.
- Implementare sistemi di backup geografico per ridurre il rischio di perdita dati.
Tabelle Operative – Conservazione Digitale dei Documenti Fiscali
Scadenze di Conservazione Digitale
| Tipologia Documento | Termine Conservazione | Riferimento Normativo |
| Fatture elettroniche | Entro il terzo mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi | D.M. 17 giugno 2014, art. 3 |
| Registri IVA | Entro il terzo mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi | D.M. 17 giugno 2014, art. 3 |
| Libro giornale | Entro il terzo mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi | D.M. 17 giugno 2014, art. 3 |
| Bilancio e libri sociali | Entro il terzo mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi | D.M. 17 giugno 2014, art. 3 |
| Dichiarazioni fiscali | Entro il terzo mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi | D.M. 17 giugno 2014, art. 3 |
Confronto Cartaceo vs Elettronico
| Aspetto | Cartaceo | Elettronico |
| Supporto fisico | Carta | File digitale (PDF/A, XML, ecc.) |
| Firma | Autografa | Digitale qualificata |
| Immodificabilità | Basata sul supporto | Firma digitale + marca temporale |
| Spazio di archiviazione | Fisico | Server/cloud |
| Ricerca documenti | Manuale | Indicizzazione e metadati |
| Esibizione in verifica | Presso sede | Anche da remoto |
| Rischi di deterioramento | Alti (umidità, incendio) | Minimi se con backup |
Procedura Operativa di Conservazione
| Fase | Descrizione |
| Produzione documento | Creazione del documento in formato PDF/A o XML |
| Verifica formato conforme | Controllo dei requisiti tecnici previsti da AgID |
| Firma digitale | Apposizione della firma digitale qualificata |
| Marca temporale | Applicazione della marca temporale per data certa |
| Versamento nel sistema | Caricamento nel sistema di conservazione digitale |
| Chiusura pacchetto | Blocco e archiviazione definitiva del pacchetto |
| Pagamento imposta di bollo | Versamento secondo modalità tributarie |
| Comunicazione Agenzia Entrate | Indicazione in dichiarazione dei redditi |
Errori ricorrenti in sede di verifica fiscale
In sede di accertamento, la conservazione digitale dei documenti fiscali è sottoposta a un controllo puntuale sia sotto il profilo formale che sostanziale. Dalla prassi operativa emergono alcune criticità ricorrenti che, se non prevenute, possono compromettere la validità probatoria dei documenti e determinare contestazioni fiscali, con conseguente applicazione di sanzioni.
Conservazione oltre i termini di legge
Uno degli errori più frequenti riguarda il mancato rispetto del termine previsto dall’art. 3 del D.M. 17 giugno 2014, che impone di completare il processo di conservazione entro il terzo mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi. Anche un singolo giorno di ritardo può comportare la perdita della validità fiscale della conservazione.
È quindi essenziale impostare un calendario interno di scadenze e verifiche.
Mancata apposizione della marca temporale
La marca temporale, elemento essenziale per attribuire data certa e garantire l’immodificabilità del documento, viene talvolta omessa o applicata in ritardo. In sede di verifica, ciò rende difficile dimostrare l’integrità del documento alla data richiesta.
Utilizzo di formati non conformi
Il D.M. 17 giugno 2014 e le Linee guida AgID richiedono formati idonei alla conservazione a lungo termine (es. PDF/A, XML, TIFF). L’uso di formati ordinari (es. PDF standard) o non aperti comporta il rischio di non garantire la leggibilità futura e la conformità tecnica.
Pacchetti di archiviazione incompleti o non coerenti
Un pacchetto di archiviazione privo di metadati obbligatori (es. impronta hash, riferimenti temporali, dati del responsabile della conservazione) o contenente documenti privi di firma digitale è motivo di non conformità.
Mancata esibizione nei tempi richiesti
La normativa fiscale prevede che, a seguito di richiesta dell’Agenzia delle Entrate, i documenti debbano essere esibiti immediatamente o comunque entro i termini indicati dal verificatore. Ritardi dovuti a sistemi di ricerca non ottimizzati o a una gestione documentale frammentata possono essere interpretati come inadempimento.
Best practice operativa
Per prevenire tali errori, è consigliabile predisporre una checklist di autoverifica da utilizzare prima della chiusura di ogni ciclo di conservazione, verificando:
- la tempestività del processo;
- la corretta apposizione di firme e marche temporali;
- la conformità dei formati;
- la completezza dei pacchetti di archiviazione;
- l’accessibilità immediata dei documenti in caso di richiesta ispettiva.
Checklist di Autoverifica – Conservazione Digitale dei Documenti Fiscali
Questa checklist è pensata per supportare il responsabile della conservazione e il team amministrativo nel verificare la conformità del processo di conservazione digitale ai requisiti tecnici e fiscali previsti dal D.M. 17 giugno 2014 e dalle Linee guida AgID. Va compilata al termine di ogni ciclo di conservazione e archiviata insieme alla documentazione di processo.
| Elemento di Controllo | Verifica (Sì/No) | Note / Evidenze | Riferimento Normativo |
| Processo di conservazione concluso entro i termini di legge | D.M. 17 giugno 2014, art. 3 | ||
| Marca temporale applicata a tutti i documenti | D.M. 17 giugno 2014, art. 3; Linee guida AgID | ||
| Formati utilizzati conformi (PDF/A, XML, TIFF, ecc.) | Linee guida AgID, par. 4 | ||
| Presenza di tutti i metadati obbligatori nei pacchetti di archiviazione | Linee guida AgID, par. 5 | ||
| Firma digitale apposta correttamente | CAD, art. 20-21 | ||
| Documenti prontamente esibibili in caso di richiesta | D.P.R. n. 600/1973, art. 52 | ||
| Manuale della conservazione aggiornato | Linee guida AgID, par. 3 | ||
| Backup dei documenti conservati effettuato e verificato | Best practice IT |
Conclusioni
La conservazione digitale dei documenti fiscali non è una mera trasposizione elettronica della carta, ma un processo normativamente vincolatoche integra aspetti fiscali, tecnici e organizzativi. Il rispetto delle scadenze, la corretta gestione dell’imposta di bollo, la conformità alle regole AgID e la trasparenza verso l’Agenzia delle Entrate rappresentano i pilastri di una gestione documentale sicura e difendibile in sede di verifica.
Riferimenti normativi:
- D.M. 17 giugno 2014
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82
- AgID, Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
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