CIRCOLARE MONOGRAFICA
DI BARBARA GARBELLI | 16 OTTOBRE 2025
Dall’obbligo normativo all’opportunità strategica
Cornice normativa, il D.Lgs. n. 81/2015 e la disciplina del contratto a termine
Per uno studio professionale, passare alla gestione documentale digitale non significa soltanto guadagnare in efficienza e ridurre i costi. Significa anche partecipare, con un contributo misurabile, alla transizione ecologica. La dematerializzazione – cioè l’eliminazione o la drastica riduzione dei supporti cartacei a favore di flussi digitali – non è più un semplice adeguamento alle regole tecniche di conservazione, ma una scelta strategica che genera benefici concreti per l’ambiente e per il posizionamento dello studio nel contesto ESG.
Ridurre carta, toner, energia e trasporti significa agire direttamente su quattro delle principali fonti di impatto ambientale di un’attività d’ufficio, con effetti positivi misurabili in termini di riduzione dell’impronta di carbonio.
Il ruolo degli studi nella transizione ecologica digitale
Negli ultimi anni il concetto di “studio professionale” è profondamente cambiato. Non è più solo il luogo in cui si produce e si custodisce documentazione, ma un vero e proprio nodo strategico nella rete della trasformazione digitale ed ecologica. La crescente diffusione di processi paperless, conservazione digitale e gestione in cloud ha reso gli studi non soltanto beneficiari diretti di un miglioramento tecnologico, ma anche moltiplicatori di sostenibilità, capaci di trasmettere modelli virtuosi ai propri clienti.
Questa nuova funzione nasce dall’incontro tra due esigenze complementari: da un lato la necessità di conformarsi a standard tecnici e normativi sempre più stringenti nella gestione dei documenti; dall’altro la spinta verso una riduzione concreta degli impatti ambientaligenerati da attività d’ufficio tradizionali.
Molti studi hanno intrapreso il percorso di digitalizzazione per rispondere a obblighi di legge, come l’adozione della conservazione a norma o la gestione telematica di pratiche e fatture. Tuttavia, quando la digitalizzazione è affrontata con una visione più ampia, diventa una scelta strategica con valore ambientale.
La riduzione dell’uso di carta, la minore necessità di toner e materiali di stampa, l’abbattimento dei consumi energetici per mantenere archivi fisici e la drastica diminuzione degli spostamenti per la consegna di documenti sono risultati che si possono misurare, comunicare e migliorare. In questo senso, lo studio diventa un attore attivo della transizione ecologica digitale.
La caratteristica più rilevante del ruolo degli studi in questo scenario è la loro capacità di influenza. Ogni scelta di digitalizzazione adottata internamente si riflette anche sui clienti: se lo studio adotta flussi interamente digitali per la gestione delle pratiche, il cliente sarà indotto a fare lo stesso.
Questo meccanismo di “effetto moltiplicatore” è particolarmente potente quando lo studio non si limita a gestire i propri documenti, ma struttura i processi di interazione con i clienti in modalità paperless: condivisione digitale, firma elettronica, conservazione sicura e consultazione online. In questo modo, l’impatto ambientale positivo non riguarda solo lo studio, ma l’intera filiera documentale.
Per svolgere un ruolo credibile nella transizione ecologica digitale, uno studio deve istituzionalizzare la sostenibilità nei propri processi. Ciò significa definire procedure documentate, obiettivi ambientali chiari e un sistema di monitoraggio continuo.
L’integrazione può avvenire in diversi modi: inserendo criteri di sostenibilità nelle policy interne, formando il personale all’uso corretto degli strumenti digitali, e comunicando i risultati ambientali ottenuti attraverso report periodici. Questi report, oltre a dimostrare la conformità normativa, rappresentano una leva di trasparenza e reputazione verso l’esterno.
Un concetto spesso sottovalutato è che la sostenibilità deve essere dimostrata con dati concreti. Gli studi possono adottare indicatori di performance ambientale (KPI) per monitorare i risultati della dematerializzazione:
- quantità di carta risparmiata;
- riduzione di toner acquistati;
- chilometri di trasporto documentale evitati;
- energia elettrica risparmiata;
- percentuale di processi gestiti interamente in digitale.
Questi KPI possono essere affiancati da indicatori qualitativi, come il grado di adozione interna delle procedure paperless e la percentuale di clienti che partecipano attivamente alla digitalizzazione dei flussi.
Essere protagonisti della transizione ecologica digitale significa andare oltre il rispetto della normativa e trasformare la sostenibilità in vantaggio competitivo. Gli studi che riescono a dimostrare con chiarezza il proprio impatto positivo sull’ambiente possono utilizzare questo elemento come fattore distintivo sul mercato, rafforzando il rapporto di fiducia con i clienti e acquisendo credibilità presso partner e istituzioni.
La comunicazione dei risultati, se svolta in modo chiaro e verificabile, diventa uno strumento di marketing etico: lo studio si presenta come un alleato per i clienti non solo sul piano tecnico e consulenziale, ma anche su quello della responsabilità sociale e ambientale.
Analisi tecnica estesa dell’impatto ambientale
Carta: dal consumo alla rigenerazione
Prima della digitalizzazione, lo studio medio utilizzava migliaia di fogli A4 ogni mese per bozze, copie interne, fascicoli per i clienti e documentazione da archiviare. Ogni risma di carta prodotta implica consumo di acqua, energia elettrica e cellulosa, oltre all’emissione di CO₂ nella fase di lavorazione e trasporto. La dematerializzazione riduce o elimina questo ciclo, contribuendo indirettamente alla tutela delle foreste e alla diminuzione dei rifiuti cartacei.
Toner: il rifiuto speciale che non c’è più
Il toner, indispensabile nella stampa, è composto da polveri sottili e plastiche che richiedono processi complessi per lo smaltimento. Ogni cartuccia comporta emissioni in fase produttiva e un impatto ambientale significativo nel fine vita. Ridurre le stampe significa ridurre il numero di toner acquistati e smaltiti, eliminando una fonte di inquinamento spesso trascurata.
Energia: meno archivi fisici, meno consumi
Gli archivi cartacei necessitano di illuminazione e climatizzazione, soprattutto se devono garantire condizioni ottimali di conservazione. Passare al digitale consente di liberare spazi, diminuire i consumi e, se si opta per data center certificati, beneficiare delle politiche di efficienza energetica e uso di fonti rinnovabili.
Trasporti: la logistica documentale si azzera
Il trasporto fisico di documenti tra studio, clienti e pubbliche amministrazioni comporta emissioni di CO₂ e consumo di carburante. La trasmissione telematica, integrata in un sistema di conservazione a norma, elimina quasi completamente questa necessità, con un impatto diretto sulla riduzione delle emissioni e sulla velocità di scambio.
Casi comparativi: piccolo, medio e grande studio
È possibile delineare alcuni scenari esemplificativi:
– studio piccolo: riduzione annua di 10.000 fogli, 6 toner e 300 km di trasporto documentale. Risparmio stimato: 100 kg di CO₂;
– studio medio: riduzione annua di 50.000 fogli, 20 toner e 1.200 km di trasporto. Risparmio stimato: 500 kg di CO₂;
– studio grande: riduzione annua di oltre 200.000 fogli, 60 toner e 5.000 km di trasporto. Risparmio stimato: 2 tonnellate di CO₂.
Questi valori, pur indicativi, dimostrano come la scala dello studio moltiplichi i benefici ambientali e come, in ogni caso, il risultato sia significativo.
Integrazione con la governance ESG
Policy interne
Integrare la dematerializzazione nei regolamenti di studio significa renderla parte della cultura aziendale. Ciò comporta procedure documentate, obiettivi di riduzione annuali e formazione interna per tutti i collaboratori.
Allineamento con i clienti
Uno studio che coinvolge i clienti nelle proprie politiche digitali ottiene benefici ambientali condivisi.
Ad esempio, la scelta di inviare documenti solo in formato digitale e di ricevere materiale in modalità paperless può ridurre l’impatto complessivo dell’intero ciclo professionale.
Comunicazione e reputazione
Includere i dati di dematerializzazione nei bilanci ESG o nelle relazioni annuali rafforza la credibilità dello studio e lo posiziona come attore attivo della transizione ecologica. La trasparenza nella rendicontazione è un elemento chiave per trasformare i risultati in valore reputazionale.
KPI avanzati: quantitativi e qualitativi
Oltre ai classici indicatori numerici, si consiglia di adottare KPI qualitativi:
- tasso di adozione interna: percentuale di collaboratori che operano senza stampa;
- indice di engagement del cliente: quota di clienti che hanno accettato politiche paperless;
- formazione alla sostenibilità: ore di formazione annue dedicate alla dematerializzazione e all’impatto ambientale;
- progetti green correlati: iniziative ambientali attivate grazie ai risparmi generati dalla digitalizzazione.
Roadmap di miglioramento in tre fasi
- Avvio: digitalizzazione dei processi principali, formazione di base, monitoraggio iniziale dei KPI.
- Consolidamento: estensione della dematerializzazione a tutti i processi, definizione di target ESG annuali, report periodici.
- Maturità: integrazione totale con il sistema di gestione ambientale dello studio, certificazioni volontarie, rendicontazione pubblica dei risultati.
Conclusioni: dalla compliance alla leadership ambientale
La dematerializzazione non è un atto isolato ma una strategia di lungo periodo. Per uno studio professionale, significa ridurre sprechi e impatti ambientali, rafforzare la governance interna, comunicare valore ai clienti e posizionarsi come leader nella transizione ecologica digitale.
Misurare, comunicare e migliorare costantemente questi risultati trasforma un obbligo normativo in un vantaggio competitivo e in un contributo concreto alla sostenibilità.
Allegati
Tabella KPI Ambientali – Dematerializzazione e Sostenibilità
| KPI Ambientale | Unità di Misura | Valore Anno Precedente | Valore Anno in Corso | Variazione (%) | Note/Osservazioni |
| Riduzione carta | Risme A4 evitate | Basato sul numero di stampe evitate grazie ai processi digitali | |||
| Riduzione toner | Cartucce evitate | Include toner per stampanti e fotocopiatrici | |||
| CO₂ evitata (carta) | kg CO₂ | Calcolata in base ai fattori di emissione per produzione e smaltimento carta | |||
| CO₂ evitata (toner) | kg CO₂ | Basata su dati di produzione e trasporto | |||
| Energia risparmiata (archivi fisici) | kWh | Riduzione consumi per illuminazione e climatizzazione locali archivio | |||
| Riduzione trasporti documentali | km evitati | Chilometri risparmiati per consegne fisiche di documenti | |||
| Processi interamente digitali | % sul totale processi | Percentuale di processi gestiti senza supporto cartaceo | |||
| Documenti conservati a norma | % sul totale documenti | Garantisce la piena validità legale nel tempo | |||
| Clienti serviti in modalità paperless | % clienti | Percentuale di clienti che interagiscono solo in modalità digitale |
Questa tabella può essere compilata:
- annualmente, per avere un quadro consolidato;
- trimestralmente, se vuoi monitorare con maggiore frequenza l’andamento;
- per singolo cliente, così da poter fornire report personalizzati con i benefici ambientali ottenuti grazie alla digitalizzazione dei loro flussi documentali.
Riferimenti normativi:
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82
- D.P.C.M. 3 dicembre 2013
- Regolamento UE 2016/679
- AGID, Regole tecniche in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
- Linee guida AgID su conservazione e gestione documentale
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