CIRCOLARE MONOGRAFICA
DI BARBARA GARBELLI | 3 SETTEMBRE 2025
La gestione digitale dei documenti richiede strumenti certificati, competenze organizzative e una governance documentale chiara, capace di resistere nel tempo anche alle contestazioni giuridiche o fiscali
La dematerializzazione dei documenti negli studi professionali costituisce una delle leve principali per la trasformazione digitale delle attività consulenziali, amministrative e fiscali. Non si tratta solo di una transizione da carta a file, ma di una vera e propria riconfigurazione del modo in cui si crea, si gestisce, si conserva e si condivide l’informazione. Per i consulenti del lavoro, i commercialisti, gli avvocati e tutti i professionisti che quotidianamente producono e ricevono una notevole mole documentale, l’introduzione di sistemi di gestione informatica rappresenta un passaggio strategico per migliorare l’efficienza operativa e la compliance normativa.
La gestione digitale dei documenti, tuttavia, comporta una serie di scelte consapevoli in termini di processo, responsabilità, infrastrutture e adempimenti. Occorre abbandonare l’idea che la digitalizzazione si esaurisca nella mera scansione dei documenti: essa richiede strumenti certificati, competenze organizzative e una governance documentale chiara, capace di resistere nel tempo anche alle contestazioni giuridiche o fiscali.
La natura giuridica del documento informatico
Secondo l’ordinamento italiano, il documento informatico ha pieno valore giuridico e probatorio, purché sia formato e gestito secondo le regole tecniche stabilite dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), a partire dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005).
Il documento digitale, per essere idoneo a sostituire quello cartaceo, deve rispettare requisiti di:
– autenticità, cioè deve essere riconducibile con certezza a chi lo ha redatto o sottoscritto;
– integrità, ossia deve essere immodificabile nel tempo;
– leggibilità, cioè fruibile da strumenti attuali e futuri;
– reperibilità, ovvero accessibile in modo continuativo nel tempo.
Per raggiungere tali obiettivi, la normativa richiede strumenti tecnici quali la firma digitale, la marca temporale e un sistema di conservazione digitale a norma, regolamentato dal DPCM 3 dicembre 2013.
Un esempio pratico: un contratto di collaborazione firmato digitalmente e conservato a norma ha lo stesso valore giuridico di un documento cartaceo firmato autograficamente e archiviato fisicamente in uno schedario.
Dematerializzazione: oltre la scansione
La vera dematerializzazione, in un contesto professionale, va ben oltre la semplice acquisizione ottica del documento. Scansionare una fattura o un libro paga senza apporre firma digitale e marca temporale equivale a creare una “copia di cortesia”, priva di efficacia legale in caso di verifica fiscale o giudiziaria.
Il processo corretto, in particolare per i documenti cartacei rilevanti sotto il profilo tributario o probatorio, prevede:
- scansione del documento in un formato idoneo (preferibilmente PDF/A);
- apposizione della firma digitale del responsabile o del soggetto abilitato;
- marcatura temporale, che attesta la data certa e il congelamento del contenuto;
- versamento del documento nel sistema di conservazione a norma, unitamente ai metadati.
Ad esempio, per rendere digitali i registri IVA cartacei di anni precedenti, non basta una scansione: occorre sottoscriverli digitalmente e conservarli nel rispetto delle specifiche tecniche, affinché possano essere esibiti in sede di accertamento o contenzioso.
Modelli organizzativi per la conservazione digitale
Lo studio professionale può scegliere tra quattro modelli gestionali, a seconda della propria struttura interna, delle risorse tecnologiche disponibili e della propensione ad assumersi o esternalizzare le responsabilità.
a) Outsourcing totale
È il modello più diffuso tra gli studi di piccole e medie dimensioni. Si affida l’intero processo documentale a un conservatore accreditato, che cura la firma, la marcatura, la conservazione e la gestione degli accessi.
Esempio pratico: uno studio di consulenza delega a un provider esterno (conservatore accreditato AgID) la conservazione dei cedolini e dei modelli CU dei propri clienti.
b) Outsourcing parziale
Lo studio gestisce le fasi iniziali del processo (es. generazione e firma del documento), demandando al provider solo il servizio di conservazione.
Vantaggio: maggiore controllo sui dati prima del versamento.
c) Gestione interna
Riservata a studi strutturati o associati, questa opzione prevede l’adozione di un sistema di conservazione interno.
Richiede: infrastrutture, personale formato, responsabilità piena in caso di anomalie.
Esempio: una rete di studi territoriali si dota di un proprio archivio digitale centralizzato.
d) Gestione condivisa
Modello cooperativo, in cui più professionisti si associano per dotarsi di un sistema comune.
Rischio: governance poco chiara e responsabilità frammentate.
L’analisi preliminare: una fase spesso sottovalutata
Prima di digitalizzare, è fondamentale analizzare l’intero ciclo documentale: chi genera i documenti, dove si archiviano, chi vi accede, per quanto tempo devono essere conservati.
Un documento fiscale ha una durata minima di 10 anni; un contratto con rilevanza civilistica potrebbe dover essere conservato anche oltre.
L’analisi deve contemplare anche:
- individuazione delle classi documentali (amministrativi, contabili, privacy, sicurezza sul lavoro…);
- modalità di classificazione e indicizzazione (fascicolazione, metadati);
- gestione delle versioni, per evitare confusione tra documenti modificati e originali;
- flussi autorizzativi, ossia chi può validare un documento e quando.
Il Manuale della conservazione e il Responsabile
Ogni studio, anche se affida il servizio in outsourcing, è tenuto a redigere (o verificare che il conservatore lo rediga) il Manuale della conservazione, un documento tecnico e organizzativo che descrive il sistema adottato, i ruoli, le procedure e le responsabilità.
Il Responsabile della Conservazione:
- può coincidere con il titolare dello studio o essere delegato a un soggetto terzo;
- ha obbligo di vigilanza sul rispetto delle normative e delle regole tecniche;
- deve garantire l’adozione di misure di sicurezza adeguate (es. tracciamento accessi, backup, disaster recovery);
- è tenuto alla gestione dello scarto documentale (la distruzione selettiva dei documenti inutili o duplicati, secondo criteri giuridici).
Aspetti contrattuali e giuridici nell’outsourcing
Quando si affida il processo di conservazione a un soggetto terzo, occorre stipulare un contratto dettagliato che disciplini:
- i livelli minimi di servizio (SLA): ad esempio, entro quanto tempo dev’essere disponibile un documento richiesto da cliente o da autorità;
- la responsabilità in caso di corruzione, perdita o mancata esibizione dei documenti;
- la reversibilità del servizio, cioè la possibilità di riottenere tutti i documenti in formato leggibile e conforme in caso di cessazione del contratto;
- le garanzie di compliance privacy, nel caso in cui siano trattati dati personali o sensibili.
La scelta delle tecnologie: interoperabilità e sostenibilità
Lo studio non deve limitarsi a scegliere un buon software documentale, ma assicurarsi che esso sia interoperabile, conforme agli standard tecnici e mantenibile nel tempo. Formati come PDF/A, XML o TIFF garantiscono una migliore leggibilità a lungo termine.
È buona prassi effettuare test periodici di leggibilità e integrità, oltre a definire politiche di migrazione dei dati nel caso in cui i sistemi vengano aggiornati.
Suggerimenti pratici: la struttura tipo del Manuale della Conservazione e la Checklist operativa
Si propongono, di seguito, la struttura tipo di una Manuale di conservazione per lo Studio ed una checklist operativa per l’aggiornamento dello stesso.
Manuale di conservazione
1. Premessa
- Finalità e ambito di applicazione del Manuale
- Riferimenti normativi (CAD, DPCM, Regole tecniche AgID, ecc.)
- Data di redazione e versionamento
2. Contesto organizzativo
- Identificazione del soggetto produttore (studio professionale, rete, consorzio)
- Modello organizzativo adottato: interno, esterno, ibrido
- Figure coinvolte nel processo (Responsabile della Conservazione, utenti autorizzati, fornitori)
3. Ruoli e responsabilità
- Responsabile della Conservazione: compiti, requisiti, nomina
- Delegati operativi (se previsti): operatori, referenti informatici, amministratori di sistema
- Fornitore esterno (se presente): compiti e obblighi contrattuali
4. Tipologie documentali gestite
- Elenco delle classi documentali conservate a norma (es. cedolini, fatture, modelli CU, registri contabili)
- Natura dei documenti (fiscali, civilistici, privacy, sicurezza, ecc.)
- Requisiti specifici per ciascuna classe (formato, durata minima, periodicità)
5. Ciclo di vita del documento
- Formazione (digitale o digitalizzazione dell’originale cartaceo)
- Firma digitale e marca temporale (modalità e responsabilità)
- Archiviazione e versamento al sistema di conservazione
- Accesso, esibizione, ricerca (profilazione, metadati, log)
- Scarto e migrazione (modalità e tempistiche)
6. Modalità di conservazione
- Formati ammessi (PDF/A, XML, TIFF, ecc.)
- Infrastruttura tecnica (locale, cloud, conservatore accreditato)
- Modalità di versamento e conservazione dei pacchetti informativi (versamento, archiviazione, distribuzione)
7. Sicurezza del sistema
- Misure di sicurezza logica e fisica adottate
- Gestione degli accessi (autenticazione, tracciabilità, log)
- Backup e ripristino (disaster recovery)
- Controlli di integrità e leggibilità nel tempo
8. Rapporti con i fornitori esterni
- Conservatore (se presente): contratto, SLA, responsabilità
- Modalità di monitoraggio e verifica delle prestazioni
- Procedure in caso di cessazione del servizio
9. Gestione della documentazione
- Registro delle attività di conservazione
- Versionamento del Manuale
- Audit interni e verifiche periodiche
10. Procedure di emergenza e continuità operativa
- Piano di continuità e disaster recovery
- Modalità di ripristino in caso di perdita, corruzione o attacco informatico
- Contatti di riferimento in caso di crisi
11. Allegati
- Modello di nomina del Responsabile della Conservazione
- Elenco dei documenti soggetti a conservazione
- Facsimile di contratto di outsourcing
- Piano di formazione interna (se previsto)
Nota operativa
Il Manuale della conservazione ha valore interno e ispettivo: in caso di accertamento, l’Agenzia delle Entrate o altri organi di vigilanza possono richiederlo per valutare la correttezza delle procedure adottate. Deve essere sempre coerente con la realtà organizzativa e aggiornato periodicamente, specie in caso di variazione delle tecnologie o delle responsabilità.
Checklist per la conservazione digitale documentale
Controlli da effettuare almeno una volta all’anno o a ogni modifica rilevante.
1. Governance e ruoli
| Verifica | Descrizione | Esito |
| ☑️ | È stato formalmente nominato il Responsabile della Conservazione? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | Il Responsabile ha firmato l’accettazione dell’incarico? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | Sono presenti eventuali delegati interni o referenti operativi? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | È stato predisposto e aggiornato il Manuale della Conservazione? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
📌2. Tipologie documentali e classificazione
| Verifica | Descrizione | Esito |
| ☑️ | Sono identificate tutte le classi documentali soggette a conservazione (fiscali, privacy, sicurezza, ecc.)? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | I documenti sono formati in un formato ammesso (PDF/A, XML, TIFF, ecc.)? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | Sono presenti metadati conformi per ciascun documento? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | Sono documentate le modalità di fascicolazione/indicizzazione? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
3. Firma e marcatura temporale
| Verifica | Descrizione | Esito |
| ☑️ | I documenti digitali sono firmati digitalmente da un soggetto autorizzato? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | È applicata la marca temporale a tutti i documenti fiscalmente e civilisticamente rilevanti? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | Firma e marca temporale sono presenti anche per i documenti digitalizzati da originale cartaceo? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
4. Sistema di conservazione
| Verifica | Descrizione | Esito |
| ☑️ | È attivo un sistema di conservazione a norma conforme al DPCM 3 dicembre 2013? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | È garantita l’integrità e l’immodificabilità dei documenti conservati? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | Sono rispettate le tempistiche di versamento dei documenti? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | È prevista la verifica periodica della leggibilità dei documenti conservati? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
5. Sicurezza e tracciabilità
| Verifica | Descrizione | Esito |
| ☑️ | Sono implementati sistemi di autenticazione e profilazione degli utenti? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | Tutti gli accessi e le operazioni sono tracciati tramite log di sistema? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | È attivo un piano di backup e disaster recovery? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | Sono documentate le misure di sicurezza (fisica e logica)? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
6. Outsourcing e fornitore terzo (se presente)
| Verifica | Descrizione | Esito |
| ☑️ | È stato stipulato un contratto con il conservatore esterno? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | Il contratto specifica gli SLA, la sicurezza, la reversibilità e la localizzazione dei dati? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | È disponibile il Manuale della Conservazione del fornitore? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | Sono previsti audit periodici o controlli sui servizi del conservatore? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
7. Esibizione, accesso e scarto documentale
| Verifica | Descrizione | Esito |
| ☑️ | È garantito l’accesso ai documenti su richiesta di clienti o autorità? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | È predisposta una procedura per l’esibizione legale dei documenti? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | Esistono regole per la gestione dello scarto documentale (se previsto)? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
8. Formazione e aggiornamento
| Verifica | Descrizione | Esito |
| ☑️ | Il personale coinvolto ha ricevuto una formazione adeguata? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | È stato definito un piano di aggiornamento periodico in tema di conservazione? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
9. Audit e miglioramento continuo
| Verifica | Descrizione | Esito |
| ☑️ | Sono previsti audit interni sul processo di conservazione? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | Sono registrate le non conformità e le azioni correttive? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
| ☑️ | È disponibile una reportistica periodica sull’andamento del sistema? | ⬜ OK ⬜ Da fare |
Conclusione
La dematerializzazione negli studi professionali non è una tendenza passeggera, ma un processo strutturale destinato a modificare in profondità il rapporto tra professionista, cliente e pubblica amministrazione. Richiede competenza, rigore, attenzione agli aspetti giuridici e tecnici, e una visione organizzativa di lungo periodo. Affrontare questo percorso con metodo e consapevolezza consente non solo di ridurre i costi, ma soprattutto di trasformare l’infrastruttura documentale in un asset strategico per lo studio del futuro.
Riferimenti normativi:
- Codice civile, art. 2215-bis
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82
- D.P.C.M. 3 dicembre 2013
- D.M. 17 giugno 2014
- Agenzia delle Entrate, Circolare 6 dicembre 2006, n. 36/E
- Deliberazioni CNIPA 11/2004 e 42/2005.
- UNI SInCRO e UNI ISO 15489
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