CIRCOLARE MONOGRAFICA
DI BARBARA GARBELLI | 16 SETTEMBRE 2025
Strumenti giuridico-tecnici che trasformano un file informatico in un documento dotato di pieno valore legale e opponibile nel tempo
Nel quadro della conservazione digitale a norma, due elementi si pongono come cardini insostituibili: la firma digitale e la marca temporale. Non si tratta di semplici accessori tecnologici, ma di strumenti giuridico-tecnici che trasformano un file informatico in un documento dotato di pieno valore legale e opponibile nel tempo: senza la loro corretta applicazione, un documento digitale resta privo delle garanzie di autenticità e integrità richieste dalla normativa vigente. La conservazione a norma non può prescindere da essi, poiché rappresentano le basi su cui poggia la validità giuridica del patrimonio documentale di uno studio professionale.
Firma digitale: identità e integrità
La firma digitale, così come definita dalla normativa in vigore, è una forma di sottoscrizione elettronica qualificata che consente di associare stabilmente l’identità del sottoscrittore a un determinato documento, garantendo che il contenuto non abbia subito modifiche dopo la firma. Questa funzione è resa possibile da un certificato digitale rilasciato da un soggetto accreditato, che deve essere valido al momento dell’apposizione.
La firma digitale non si limita a “chiudere” un documento: essa cristallizza il contenuto e lo lega indissolubilmente all’autore. Se anche una minima modifica intervenisse successivamente, il sistema di verifica segnalerebbe l’alterazione, invalidando la firma.
Nel contesto della conservazione sostitutiva, questo strumento assume un significato ulteriore: consente di rispettare le regole tecniche e garantire che il documento, anche a distanza di anni, possa essere esibito come prova incontestabile della volontà e dell’azione compiuta in un determinato momento.
Marca temporale: certezza della data e protezione nel tempo
Accanto alla firma, la marca temporale svolge una funzione complementare e altrettanto essenziale. Essa attribuisce al documento una data e un’ora certe, opponibili a terzi, grazie all’intervento di un soggetto terzo fidato che certifica il momento esatto di “cristallizzazione” del file. La marca temporale tutela dall’obsolescenza o dalla scadenza del certificato di firma: se apposta in un momento in cui la firma era valida, essa garantisce che il documento resterà opponibile anche dopo la scadenza o revoca del certificato stesso.
Questo passaggio è fondamentale nei contesti in cui la validità nel tempo è un requisito imprescindibile, come nei rapporti con la pubblica amministrazione, nelle prove contrattuali o nella documentazione contabile e fiscale soggetta a lunghi periodi di conservazione.
L’integrazione nel sistema di conservazione
Firma digitale e marca temporale, per quanto decisive, non possono agire isolate, ma devono essere integrate in un flusso procedurale che comprenda anche il versamento in un sistema di conservazione conforme alle regole tecniche AgID.
Il processo tipico, così come descritto, prevede che un documento digitale – sia esso nativo o derivante da scansione – venga preparato nel formato prescritto (ad esempio PDF/A per i testi o XML per dati strutturati), firmato digitalmente, marcato temporalmente e solo successivamente versato nel sistema di conservazione. Qui, il documento viene corredato di metadati che ne descrivono le caratteristiche, la provenienza, il tipo di contenuto e le modalità di formazione.
Il versamento costituisce l’atto che inserisce formalmente il documento nel ciclo di vita della conservazione a norma, garantendone la custodia, la reperibilità e la leggibilità nel tempo.
Il ciclo operativo nel dettaglio
Il ciclo operativo può essere così ricostruito:
- Formazione del documento digitale, nativo o frutto di digitalizzazione, secondo i formati ammessi.
- Apposizione della firma digitale con certificato valido e riconosciuto.
- Marcatura temporale effettuata tramite un prestatore qualificato.
- Versamento nel sistema di conservazione, accompagnato da un set di metadati.
- Archiviazione in ambiente sicuro, con gestione controllata degli accessi.
- Esibizione su richiesta, con possibilità di dimostrare l’integrità e la data certa.
- Scarto documentale al termine del periodo legale di conservazione, previa autorizzazione del Responsabile.
Questo flusso è monitorato dal Responsabile della Conservazione, figura centrale nella governance documentale, che garantisce il rispetto delle procedure, autorizza lo scarto e supervisiona la gestione complessiva.
Esempi di applicazione pratica
Un esempio riguarda un contratto sottoscritto con un cliente: la versione digitale, firmata digitalmente dal legale rappresentante dello studio e dal cliente, e marcata temporalmente subito dopo la firma, ha valore equivalente a quello di un originale cartaceo con firme autografe, purché conservata a norma.
Un altro caso riguarda le fatture elettroniche, che transitano attraverso il Sistema di Interscambio già dotate di firma e marca: anche in questo caso, il documento va comunque versato nel sistema di conservazione interno o del conservatore esterno, per garantirne tracciabilità e reperibilità nel tempo.
Responsabilità e controlli
L’apposizione della firma e della marca temporale non esaurisce le responsabilità legate alla conservazione digitale. La corretta gestione di questi strumenti comporta obblighi di vigilanza, formazione e aggiornamento. Il Responsabile della Conservazione deve assicurarsi che i certificati di firma siano validi, che i prestatori di marca temporale siano qualificati e che le procedure interne siano aggiornate alle evoluzioni normative e tecnologiche.
Particolare attenzione va posta alla catena di custodia digitale: ogni documento deve essere tracciato in tutte le fasi, e ogni operazione – dalla firma al versamento, fino all’accesso in consultazione – deve essere registrata nei log di sistema. Questo garantisce la possibilità di superare senza difficoltà eventuali audit o verifiche da parte delle autorità competenti.
L’effetto sinergico di firma e marca
Il valore massimo si ottiene quando firma digitale e marca temporale operano in sinergia. La firma assicura identità e integrità, la marca garantisce la data certa e la validità nel tempo, il sistema di conservazione mantiene e protegge queste caratteristiche fino alla scadenza dei termini di legge. Senza anche uno solo di questi elementi, il processo perde di solidità e il documento rischia di non essere pienamente opponibile.
Conclusioni
Firma digitale e marca temporale sono elementi strutturali del sistema di conservazione a norma, non meri adempimenti tecnici. La loro corretta gestione, unita a procedure di versamento rigorose e a un controllo costante, consente di trasformare il documento digitale in un bene giuridico stabile e sicuro, capace di resistere al tempo e alle verifiche. Per uno studio professionale, presidiare questi passaggi significa non solo rispettare la legge, ma anche garantire affidabilità, efficienza e tutela del proprio operato.
Scheda operativa
| Firma digitale e marca temporale nella conservazione digitale a norma |
| OBIETTIVOGarantire che ogni documento oggetto di conservazione a norma sia dotato di firma digitale e marca temporale, integrate in un processo conforme alle regole tecniche, così da assicurarne autenticità, integrità, data certa e opponibilità nel tempo.ELEMENTI ESSENZIALI1. Firma digitaleÈ una sottoscrizione elettronica qualificata che lega in modo univoco il documento al sottoscrittore.Garantisce l’autenticità dell’autore e l’integrità del contenuto.È valida solo se il certificato è rilasciato da un soggetto accreditato e in corso di validità al momento dell’apposizione.2. Marca temporaleAttribuisce una data e un’ora certe, opponibili a terzi.Protegge il valore probatorio del documento anche dopo la scadenza o revoca del certificato di firma.Deve essere rilasciata da un prestatore qualificato.3. Integrazione nel sistema di conservazioneI documenti firmati e marcati devono essere versati in un sistema di conservazione conforme alle regole tecniche AgID.Devono essere corredati di metadati descrittivi e identificativi.Ogni operazione deve essere tracciata nei log di sistema.Flusso operativoFormazione del documento (nativo digitale o digitalizzato).Apposizione della firma digitale con certificato valido.Marcatura temporale immediata, tramite prestatore qualificato.Versamento nel sistema di conservazione a norma con metadati.Archiviazione sicura e controllata.Esibizione su richiesta, dimostrando integrità e data certa.Scarto solo al termine dei termini di legge e previa autorizzazione.Ruoli e responsabilitàResponsabile della Conservazione: garantisce la corretta esecuzione delle procedure, controlla la validità di certificati e marche, autorizza lo scarto, vigila sull’aggiornamento delle procedure.Operatori interni: eseguono le operazioni di firma e marcatura, assicurano la completezza dei metadati, rispettano le tempistiche di versamento.Conservatore esterno (se presente): custodisce e mantiene il documento integro e leggibile, garantendo tracciabilità e sicurezza.Punti di controllo in auditVerifica della validità dei certificati di firma.Evidenze dell’apposizione della marca temporale.Coerenza tra i metadati e il contenuto del documento.Tracciabilità delle operazioni nei log.Presenza e aggiornamento del Manuale della Conservazione.Accessibilità dei documenti entro i tempi dichiarati. |
Modello di verbale
| Modello di verbale di verifica interna |
| Studio [Nome Studio]Verbale di verifica interna su firma digitale e marca temporale Data: [gg/mm/aaaa] Luogo: [sede operativa]1. PremessaIl presente verbale documenta l’attività di verifica interna periodica effettuata sul corretto utilizzo della firma digitale e della marca temporale nei processi di conservazione digitale a norma adottati dallo Studio [Nome Studio]. La verifica è svolta in conformità al Manuale della Conservazione, alle regole tecniche AgID e alle disposizioni del Responsabile della Conservazione.2. Soggetti presentiResponsabile della Conservazione: [Nome e Cognome]Verificatore interno incaricato: [Nome e Cognome]Eventuali collaboratori presenti: [Nominativi]3. Periodo oggetto di verificaDal [data inizio periodo] al [data fine periodo].4. Documenti verificatiNumero totale documenti controllati: [n] Categorie documentali: [es. contratti, fatture elettroniche, LUL, dichiarazioni fiscali]5. Esiti del controllo5.1 Firma digitaleCertificati utilizzati: [Elenco certificati e relativo titolare]Verifica validità certificati: [Esito: valido/scaduto/revocato]Conformità all’apposizione secondo procedura interna: [Esito e note]5.2 Marca temporalePrestatori di servizi di marcatura: [Nome e accreditamento]Verifica validità marche: [Esito positivo/negativo]Corrispondenza data di marcatura con data di firma: [Esito e note]Rispetto tempistiche di apposizione: [Esito e note]5.3 Versamento nel sistema di conservazionePresenza di metadati obbligatori: [Esito]Tracciabilità nei log di sistema: [Esito]Coerenza tra documento e indice di conservazione: [Esito]6. Non conformità riscontrate[Descrizione dettagliata delle eventuali non conformità rilevate, con riferimento al documento e alla fase di processo interessata]7. Azioni correttive[Elenco delle azioni correttive da intraprendere, responsabile incaricato, tempistiche di attuazione]8. ConclusioniA seguito della presente verifica:[✓] I processi risultano conformi alle procedure interne e alle regole tecniche.[ ] Sono state riscontrate criticità che richiedono azioni correttive.Il verbale viene trasmesso al Responsabile della Conservazione per presa visione, archiviazione nel sistema di gestione documentale e eventuale aggiornamento delle procedure interne.9. Firma dei presentiNome e Cognome, Ruolo, Firma |
Riferimenti normativi:
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82
- D.P.C.M. 3 dicembre 2013
- Regole tecniche AgID in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
- Disposizioni del Responsabile della Conservazione secondo le Linee Guida AgID
- Norme UNI e standard internazionali richiamati (es. PDF/A, XML)
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