CIRCOLARE MONOGRAFICA
Il costo del personale come indicatore strategico in grado di riflettere la sostenibilità complessiva dell’organizzazione sotto i profili economico e sociale
DI FRANCESCO GERIA – LABORTRE STUDIO ASSOCIATO | 23 GENNAIO 2026
Il costo del personale rappresenta uno degli elementi più significativi della gestione d’impresa, ma troppo spesso viene percepito come una mera voce consuntiva di bilancio. In realtà, si tratta di un indicatore strategico in grado di riflettere la sostenibilità complessiva dell’organizzazione, tanto sotto il profilo economico quanto sotto quello sociale.
A differenza del budget – proiezione previsionale ex ante – il costo del personale misura ciò che effettivamente è stato sostenuto, rendendosi disponibile solo in fase consuntiva. Per questo motivo, l’analisi del costo del lavoro richiede strumenti interpretativi avanzati e una visione integrata, capace di coniugare efficienza, normazione giuslavoristica e responsabilità organizzativa.
Costo del personale: struttura, impatti e funzione decisionale
Il costo del personale, inteso come aggregato consuntivo delle spese legate alla forza lavoro, costituisce una delle voci più rilevanti del bilancio d’impresa. Tuttavia, ridurre la sua interpretazione alla sola dimensione contabile ne limita profondamente le potenzialità.
Più che un dato statico, esso rappresenta un indicatore dinamico, capace di riflettere l’equilibrio tra struttura organizzativa, assetto produttivo e sostenibilità economica.
In un’ottica di gestione strategica, leggere correttamente il costo del personale consente di:
- individuare aree di inefficienza latente;
- comprendere il peso delle diverse componenti retributive;
- valutare la coerenza tra impiego del personale e risultati aziendali;
- orientare scelte future in materia di investimenti, automazione e riorganizzazione.
Riassumendo
| Obiettivo | Descrizione operativa |
| Ottimizzazione delle risorse | Verifica del corretto utilizzo di forza lavoro e competenze |
| Controllo della spesa | Monitoraggio dell’andamento rispetto agli obiettivi |
| Supporto alle decisioni | Analisi dei costi per pianificazione contrattuale e produttiva |
| Lettura della sostenibilità | Rilevazione della coerenza tra costi e risultati aziendali |
A differenza del budget del personale, infatti, che opera su base previsionale, il costo consuntivo offre una fotografia di ciò che è realmente avvenuto in termini economici e gestionali, restituendo all’impresa un quadro attendibile e utile per decisioni correttive o di miglioramento.
L’efficienza del costo del personale non va confusa con la sua riduzione automatica. Un costo elevato può essere pienamente giustificato se correlato a una gestione virtuosa, ad esempio per investimenti in formazione, premi variabili legati alla produttività o interventi di welfare aziendale.
Un’analisi strutturata parte dalla scomposizione delle sue voci fondamentali, quali:
- retribuzione fissa: comprende gli elementi base previsti dal contratto collettivo e gli eventuali superminimi individuali;
- retribuzione variabile: include straordinari, premi, indennità collegate a specifiche condizioni di lavoro;
- oneri previdenziali e fiscali: contributi obbligatori a carico del datore di lavoro;
- costi indiretti: legati a formazione, processi di selezione, gestione del turnover, amministrazione del personale;
- benefit e sistemi incentivanti: auto aziendali, buoni pasto, strumenti di welfare, premi in natura.
Più nel dettaglio, vediamo una tabella riassuntiva delle principali voci di costo.
| Categoria | Descrizione |
| Retribuzione diretta | Salari, stipendi, straordinari, superminimi |
| Oneri sociali e contributivi | Contributi previdenziali, assistenziali, assicurativi |
| Costi per indennità e benefit | Indennità di funzione, benefit aziendali, fringe benefit |
| Costi di formazione | Spese per corsi, aggiornamento professionale, obblighi formativi |
| Costi di turnover | Onboarding, outplacement, costi da assenteismo o sostituzioni |
| Costi amministrativi | Elaborazione paghe, software HR, consulenze e gestione personale |
| Welfare e premi di risultato | Voci monetarie o in servizi, detassate o decontribuite |
Il costo del personale e la leva delle agevolazioni
Nel calcolo a consuntivo del costo del personale, un ruolo determinante è svolto dalla corretta valorizzazione delle misure agevolativeeffettivamente fruite nel periodo di riferimento.
Tali strumenti – siano essi di natura contributiva o fiscale – agiscono riducendo la componente onerosa per il datore di lavoro, oppure migliorando l’efficienza del trattamento economico riconosciuto al dipendente. In entrambi i casi, il loro impatto è diretto e misurabile nel bilancio del lavoro.
Nel 2026, il legislatore ha operato un parziale riassetto delle misure incentivanti, mantenendone alcune già esistenti e introducendone altre, più selettive e finalizzate. Ne consegue che, ai fini di un’analisi coerente del costo sostenuto, è necessario:
- isolare le misure prorogate dagli anni precedenti e ancora applicabili nel 2026;
- distinguere le nuove agevolazioni introdotte per l’anno in corso, valutandone gli effetti nel periodo in esame;
- tenere conto anche delle misure fiscali sul salario che, pur non riducendo gli oneri previdenziali, incidono sulla sostenibilità complessiva del costo retributivo.
Il costo del personale non si riduce automaticamente in presenza di misure agevolative previste dall’ordinamento: ciò avviene solo se l’impresa ha rispettato tutte le condizioni di legge, ha mantenuto i requisiti richiesti e ha correttamente applicato le norme su cumulabilità e durata. In assenza di tali condizioni, il beneficio non produce effetti sul consuntivo.
Accanto alle novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2026 , permangono alcune misure già operative nel 2025, che continuano a incidere sul costo del personale anche nel 2026:
- esonero contributivo under 30: rimane applicabile l’esonero parziale dei contributi previdenziali a carico del datore di lavoro per l’assunzione a tempo indeterminato di giovani che non abbiano compiuto 30 anni, nei limiti e alle condizioni già note;
- incentivo per l’assunzione di lavoratori con disabilità: continua a trovare applicazione il sistema di contributi a carico dello Stato, differenziato in funzione della percentuale di riduzione della capacità lavorativa e della tipologia contrattuale;
- agevolazioni per apprendistato: restano operative le aliquote contributive ridotte e la fiscalità di vantaggio connessa ai contratti di apprendistato, con impatto diretto sul costo previdenziale;
- incentivo NASpI: ancora fruibile il beneficio economico pari a una quota dell’indennità residua spettante al lavoratore assunto.
La Legge di Bilancio 2026 , invece, introduce un set di strumenti maggiormente selettivi, orientati a obiettivi specifici di politica del lavoro (stabilità occupazionale, natalità, parità di genere, conciliazione vita-lavoro).
Tra le principali:
- esonero contributivo per nuove assunzioni a tempo indeterminato (2026): previsto un esonero parziale dei contributi previdenziali a carico del datore di lavoro per assunzioni o trasformazioni effettuate nel 2026, per un massimo di 24 mesi. La misura è subordinata a decreto attuativo e non riguarda il lavoro dirigenziale;
- promozione dell’occupazione femminile con carichi familiari: introdotto un esonero contributivo pieno per l’assunzione di madri con almeno 3 figli minorenni, con durata variabile in funzione della tipologia contrattuale;
- agevolazioni per la trasformazione dei contratti a favore dei genitori: in presenza di trasformazioni o rimodulazioni dell’orario (senza riduzione del monte ore complessivo), è riconosciuto un esonero contributivo temporaneo;
- detassazione di incrementi retributivi, premi e indennità: il legislatore interviene sul lato fiscale del salario, riducendo il prelievo IRPEF su:
- incrementi contrattuali;
- premi di risultato;
- maggiorazioni per lavoro notturno, festivo e a turni.
È sempre bene e opportuno essere a conoscenza delle ulteriori e molteplici agevolazioni (e loro limiti) disponibili nell’ordinamento perché possono essere portatrici di un costo più sostenibile e meno gravoso (es: over 50, sostituzioni per maternità per aziende < a 20 dip, settori con alto differenziale di disparità di genere etc.).
Riassumendo
| Misura | Beneficio | Limite economico | Condizioni di accesso |
| Esonero under 30 (proroga) | Riduzione contributiva | Max 250 euro mensili | Assunzione a tempo indeterminato, requisiti soggettivi |
| Incentivo disabili | Contributo economico | Variabile | Percentuale di invalidità, durata contratto |
| Apprendistato | Aliquote ridotte | Nessun tetto monetario | Contratto formativo |
| Incentivo NASpI | Contributo economico | % NASpI residua | Assunzione percettore NASpI |
| Nuovo esonero assunzioni 2026 | Esonero contributivo parziale | Definito da decreto | Non dirigenti, tempo indeterminato |
| Assunzione madri ≥ 3 figli | Esonero 100% | Max 8.000 euro annui | Stato di disoccupazione, limiti di cumulo |
| Trasformazioni per genitori | Esonero 100% | Max 3.000 euro annui | Nessuna riduzione monte ore |
| Premi di risultato | Imposta sostitutiva 1% | Max 5.000 euro | Reddito entro soglia |
| Indennità turni/notturno | Imposta sostitutiva 15% | Max 1.500 euro | Reddito ≤ 40.000 euro |
In sede di consuntivo, dunque, l’effetto delle agevolazioni non deve essere valutato isolatamente, ma come parte integrante della strategia di gestione del lavoro. Un incentivo correttamente applicato:
- riduce il costo previdenziale o fiscale;
- migliora l’efficienza del costo del lavoro;
- rafforza la sostenibilità economica dell’organizzazione.
Il costo del personale, tuttavia, non si governa “a incentivo”, ma attraverso un uso coerente e consapevole delle leve normative, organizzative e contrattuali.
Il ruolo del welfare aziendale nel costo del lavoro
Il welfare aziendale rappresenta oggi una delle leve più efficaci per ridurre l’incidenza del costo del personale e al contempo aumentare il potere d’acquisto dei lavoratori. Attraverso l’erogazione di beni, servizi o rimborsi non monetari, il datore di lavoro può sostenere spese che, se corrisposte sotto forma di retribuzione, sarebbero soggette a imposte e contributi.
Nel 2026, la normativa ha confermato e parzialmente ampliato il perimetro di operatività degli strumenti previsti dall’art. 51 del TUIR, in particolare attraverso:
- l’innalzamento del limite di esenzione dei fringe benefit;
- la possibilità di rimborsare specifiche spese familiari entro lo stesso tetto di esenzione;
- il mantenimento del regime fiscale agevolato per previdenza complementare e assistenza sanitaria integrativa.
In sede consuntiva, l’impatto positivo del welfare aziendale si rileva nella diminuzione degli oneri contributivi e fiscali aziendali, a fronte di un valore netto elevato per il lavoratore. Questa efficienza rende lo strumento particolarmente utile nella costruzione di piani di compensazione moderni e sostenibili.
La flessibilità oraria come leva per ridurre il costo del personale strutturale
Una delle principali strategie di contenimento del costo del personale a consuntivo consiste nell’adozione di strumenti che, senza incidere direttamente sulla retribuzione oraria, consentano una più efficiente allocazione del tempo di lavoro.
Le soluzioni contrattuali che introducono flessibilità oraria permettono di evitare il ricorso a straordinari, contenere le assenze, ridurre i tempi improduttivi e, in ultima analisi, governare meglio i picchi di domanda e i periodi di minore attività.
La flessibilità oraria è efficace solo se correttamente regolata in sede contrattuale e supportata da sistemi di rilevazione presenze, analisi dei flussi di lavoro e rispetto delle normative su pause e riposi.
Le principali soluzioni operative includono:
- Orario multiperiodale: consente una distribuzione diseguale dell’orario settimanale nei diversi periodi dell’anno, evitando maggiorazioni per lavoro straordinario, a parità di monte ore;
- Banca delle ore: permette di accantonare ore lavorate in eccesso e compensarle in altri periodi, riducendo i costi di lavoro supplementare;
- Orario “a menù”: strumento contrattuale che consente al lavoratore di scegliere tra diverse fasce orarie predefinite, incrementando la produttività per via della maggiore compatibilità tra tempo di lavoro e tempo di vita;
- Clausole elastiche nel part-time: consentono variazioni di durata o collocazione temporale della prestazione, spesso a fronte di indennità di disponibilità contenute;
- Lavoro agile: riduce costi indiretti (spazi fisici, utenze) e può aumentare la produttività individuale, incidendo favorevolmente sulla dinamica retributiva complessiva.
Strumenti individuali contrattuali per l’adattamento e la sostenibilità del costo del lavoro
Oltre agli strumenti organizzativi collettivi, anche il contratto individuale di lavoro può prevedere clausole utili a contenere o rendere più sostenibile il costo del personale nel tempo. L’obiettivo non è comprimere il trattamento economico, bensì costruire rapporti di lavoro maggiormente adattabili e coerenti con l’andamento del fabbisogno produttivo.
Tra le principali soluzioni applicabili:
- Clausole elastiche e flessibili nei rapporti part-time, che consentono modifiche della durata e dell’orario senza necessità di nuove assunzioni;
- Patto di lavoro agile individuale, che riduce i costi accessori (es. spese generali, buoni pasto, trasporti) e migliora la continuità operativa;
- Patti di polifunzionalità o mansione estesa (ai sensi dell’art. 2103 c.c.), che permettono al datore di riorganizzare il lavoro senza necessità di incrementi retributivi;
- Clausole di adattamento temporale, quali l’orario flessibile in entrata e uscita, per ottimizzare i tempi improduttivi.
L’adozione di tali strumenti deve rispettare i limiti di legge e il principio di correttezza e buona fede. Non può servire per eludere obblighi contrattuali né per introdurre forme di precarietà non previste.
Formazione finanziata e misure indirette: contenere il costo senza toccare il salario
Infine, un ambito troppo spesso sottovalutato nella lettura del costo del personale è quello legato ai costi indiretti: turnover, inefficienze operative, gap di competenze. In questo contesto, strumenti come la formazione finanziata, i fondi interprofessionali e i crediti d’imposta rappresentano risorse preziose per contenere spese altrimenti inevitabili.
Tra i meccanismi operativi più rilevanti:
- Fondi interprofessionali per la formazione continua: consentono di finanziare interamente o parzialmente i costi di aggiornamento del personale, evitando che tali spese gravino sul consuntivo;
- Credito d’imposta per formazione 4.0 (se rifinanziato): permette di recuperare una quota consistente dei costi legati a percorsi formativi su tecnologie digitali e innovazione;
- Sgravi contributivi per contratti di apprendistato, che combinano formazione interna e costo del lavoro contenuto;
- Accesso a voucher regionali o PNRR, per profili svantaggiati o riconversioni professionali.
Il beneficio indiretto di questi strumenti si realizza solo se l’impresa struttura un piano formativo coerente, misura gli obiettivi e documenta correttamente le attività svolte.
Il costo del personale tra variabile economica e indicatore di maturità organizzativa
L’analisi del costo del personale a consuntivo, come evidenziato nel corso dell’articolo, consente di misurare con precisione l’impatto economico della gestione del lavoro. Ma il suo valore reale emerge quando si utilizza questo dato non solo per monitorare la spesa, bensì per valutare il livello di maturità e coerenza dell’organizzazione.
Un costo del personale elevato non è di per sé negativo, così come un costo contenuto non è necessariamente indice di efficienza. Il parametro decisivo è la relazione tra quanto speso e quanto prodotto in termini di valore, stabilità, continuità, qualità della prestazione e benessere dei lavoratori.
In quest’ottica, il costo del personale diventa uno strumento diagnostico che:
- segnala squilibri tra struttura occupazionale e fabbisogni effettivi;
- evidenzia l’assenza di politiche attive di gestione (formazione, premi, welfare, flessibilità);
- riflette la capacità dell’impresa di attivare, integrare e mantenere strumenti agevolativi e organizzativi.
Integrare il costo del personale tra gli indicatori di performance aziendale significa non solo contenerne l’entità, ma governarne la composizione, valorizzarne gli impatti e orientarlo a supporto della strategia di impresa.
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