CIRCOLARE MONOGRAFICA
Come superare gli adempimenti tradizionali e attivare la delega in autonomia
DI SANDRA PENNACINI | 9 DICEMBRE 2025
Il piano di lavoro annunciato dall’Agenzia delle Entrate per il transito alla nuova Delega unica è stato rispettato alla perfezione; come da programma, tutti i servizi di delega sono stati sospesi nelle giornate di sabato 6 e domenica 7 dicembre, per essere poi riattivati ieri, 8 dicembre, nel primo pomeriggio. La pregressa gestione delle deleghe è quindi da considerarsi definitivamente superata, e ha lasciato spazio alla nuova Delega unica, strumento senza dubbio migliorativo rispetto al passato, ma che richiede precise scelte sulle modalità di conferimento: effettuare complessi passaggi di firma elettronica, raccolta dei documenti, tenuta del registro decennale, oppure risolvere il tutto in pochi click? Di seguito il quadro d’insieme e la descrizione “passo passo” della soluzione operativamente più pratica sia per il contribuente che per l’intermediario incaricato.
Premessa
A partire dall’8 dicembre 2025 la nuova Delega unica, prevista dall’articolo 21 del D.Lgs. 8 gennaio 2024, n. 1 è diventata realtà. Le caratteristiche distintive e migliorative del nuovo modello di delega sono già state oggetto di numerosi approfondimenti in precedenza, anche alla luce di quanto disposto dall’Agenzia delle Entrate con Provvedimenti del 2 ottobre 2024 e del 7 agosto 2025 . In questa sede, pertanto, nel rinviare ai precedenti contributi (si veda per esempio il Commento Finalmente Delega unica: impatti su scadenze, riscossione, compensazioni e gestione dei corrispettivi), ci si limita a ricordare che con la nuova Delega unica è possibile conferire contestualmente più tipologie di deleghe.
In particolare, rispetto al passato, a fare la differenza è l’unificazione del procedimento di delega non solo per quanto riguarda i servizi dell’Agenzia delle Entrate (fattispecie già prevista), ma anche quelli di Agenzia Entrate Riscossione. Ulteriore ed indubitabile vantaggio è quello della scadenza, unificata al 31 dicembre del quarto anno successivo a quello di conferimento della delega, mentre in precedenza talune deleghe avevano validità quadriennale, altre validità biennale, e comunque tali periodi erano da calcolarsi dalla data esatta di avvenuto conferimento.
Se sotto questo profilo la Delega unica rappresenta quindi un enorme passo in avanti rispetto al passato (per quanto sarebbe stato auspicabile che il conferimento potesse avvenire a tempo indeterminato, salvo revoca), di per contro le modalità di comunicazione ed attivazione della delega risultano essere diverse e, sotto alcuni punti di vista, più complesse (vedasi “La Delega unica per l’utilizzo dei servizi online“, guida AdE).
Facciamo quindi il punto sulle strade percorribili, accentrando in particolar modo l’attenzione sulla soluzione del conferimento diretto da parte del contribuente via web, strada che già in precedenza era da considerarsi (a parere di chi scrive) preferenziale, in quanto evitava la tenuta del registro delle deleghe, e che attualmente diviene ancora più interessante, consentendo non solo evitare le fasi di identificazione, raccolta delle deleghe e tenuta del registro cronologico, ma anche bypassare del tutto la nuova esigenza emersa, ovvero quella della sottoscrizione della delega da parte del contribuente con firma elettronica.
Le due strade per l’attivazione della Delega unica
L’Agenzia delle Entrate ha previsto due distinte modalità per l’attivazione della Delega unica:
- il conferimento diretto da parte del contribuente,
- il conferimento tramite l’intermediario.
Sebbene l’effetto finale – l’abilitazione all’accesso ai servizi – sia il medesimo, i due percorsi si differenziano profondamente in termini di adempimenti a carico del professionista delegato.
Se con il conferimento diretto da parte del contribuente, tramite i servizi web dell’Agenzia delle Entrate, viene infatti meno la necessità di tutta una serie di verifiche, che sostanzialmente sono finalizzate alla “certezza” dell’identificazione del soggetto delegante e della sua effettiva volontà di delegare l’intermediario, se il conferimento avviene tramite l’intermediario è necessario porre in essere numerosi passaggi.
Gran parte di tali passaggi (identificazione, tenuta del registro cronologico delle deleghe, trasmissione delle deleghe all’Agenzia delle Entrate) non si discostano da quelli già previsti secondo le pregresse modalità di conferimento. Tuttavia, il tutto è ora ulteriormente appesantito dalla necessità che la delega sia firmata digitalmente.
Il conferimento della delega per il tramite dell’intermediario
Se il contribuente non intende conferire direttamente la delega all’intermediario incaricato (o non è materialmente in grado di farlo, in quanto sprovvisto di una delle tante credenziali che consentono di autenticarsi all’area riservata dell’Agenzia delle Entrate), il conferimento deve avvenire per il tramite dell’intermediario.
A tal fine, la Guida AdE specifica che la comunicazione dei dati deve avvenire mediante la trasmissione di un file XML, predisposto secondo precise specifiche tecniche. La novità sostanziale rispetto al passato è che il file non è una semplice “trasmissione di dati” effettuata dall’intermediario, ma deve recare la firma elettronica del delegante.
La trasmissione resta comunque l’ultima fase di un lungo processo, articolato come segue:
- Identificazione del delegante – L’intermediario deve acquisire la delega (in formato cartaceo o elettronico) e, contestualmente, copia del documento di identità del sottoscrittore.
- Tenuta del registro cronologico delle deleghe – Le deleghe acquisite devono essere annotate a cadenza giornaliera su un apposito registro cronologico (in formato cartaceo o elettronico). Per ciascuna delega deve essere riportato il numero progressivo, la data di conferimento (o revoca), il codice fiscale ed i dati anagrafici del delegante, gli estremi del documento di identità del soggetto sottoscrittore. Il registro cronologico, le deleghe e i documenti di identità devono essere conservati per dieci anni, a disposizione per eventuali controlli. La mancata o irregolare tenuta del registro può comportare conseguenze disciplinari fino alla revoca dell’abilitazione.
- Firma elettronica sul file XML di delega oggetto di trasmissione – Se i punti 1 e 2 che precedono erano previsti anche nelle “vecchie” modalità di conferimento di delega per il tramite dell’intermediario, a cambiare profondamente è la fase di comunicazione delle deleghe all’Agenzia. Infatti, se dapprima l’intermediario trasmetteva gli estremi delle deleghe ricevute per il tramite del tracciato previsto dall’Agenzia delle Entrate, ora a cambiare è il tipo di tracciato (file XML) ma, soprattutto, la circostanza che tale file deve essere firmato elettronicamente dal delegante:
- Soggetti titolari di Partita IVA e Persone Giuridiche: devono sottoscrivere il file utilizzando una Firma Digitale (qualificata) o una Firma Elettronica Avanzata (FEA) basata su CIE o app CIE Sign. In questo scenario, il ruolo dell’intermediario è limitato alla verifica e alla trasmissione.
- Persone Fisiche non titolari di Partita IVA: per questa vasta platea di contribuenti, spesso sprovvisti di dispositivi di firma qualificata, sono ammesse soluzioni alternative:
- Firma Digitale o CIE, se possedute dal cliente;
- FEA con certificato non qualificato (c.d. “Firma di Studio”): il file viene firmato dal contribuente attraverso un processo software erogato dall’intermediario (es. firma grafometrica su tablet o OTP). In tale ipotesi, la normativa impone che il file sia firmato anche dall’intermediario.
Come si è detto, l’intermediario deve conservare le deleghe acquisite, unitamente alle copie dei documenti di identità, fino al decimo anno successivo alla data di revoca o di scadenza. Per i documenti nativi digitali (file XML firmati), la conservazione deve avvenire nel rispetto delle regole tecniche del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). In sintesi, rispetto al passato sono rimasti immutati tutti gli aggravi “burocratici” di identificazione, conservazione, tenuta del registro, il tutto aggravato dalla necessità di firma elettronica, strumento non sempre a disposizione.
Esiste tuttavia un’alternativa rapida, sicura, e che non richiede alcun appesantimento, ovvero quella del conferimento diretto da parte del contribuente dotato di credenziali di accesso alla propria area riservata dell’Agenzia delle Entrate.
La vera semplificazione: il conferimento diretto via web
Scegliendo la strada del conferimento diretto da parte del contribuente, tutte le lunghe e complesse fasi descritte in precedenza vengono meno.
Infatti, posto che è il contribuente stesso a comunicare la delega all’Agenzia delle Entrate (facendosi “riconoscere” mediante l’accesso alla propria area riservata), non è necessaria alcuna attività di identificazione, né di raccolta della delega firmata elettronicamente né di tenuta di registro cronologico.
In quest’ottica, l’unica condizione preliminare è quella che il contribuente delegante disponga di una qualsiasi delle credenziali che consentono l’accesso alla propria area riserva del sito dell’Agenzia delle Entrate (SPID, CIE, Carta CNS, codici Fisconline/Entratel o Sister).
Effettuato l’accesso, con pochi e facili passaggi (che sono stati effettuati sulla nuova procedura non appena attivata, cui si riferiscono le videate a seguire), il conferimento di delega diviene un processo rapido che il contribuente potrà effettuare in piena autonomia o comunque in pochi minuti, con l’assistenza del proprio consulente di fiducia.
Effettuato l’accesso all’area riservata, innanzi tutto è necessario cercare il servizio dedicato alla gestione delle deleghe.
Effettuato l’accesso al servizio “Deleghe” occorre selezionare “Vai a deleghe intermediari”.
Giunti a questo punto si procede con il conferimento di una nuova “Delega Unica ai servizi On Line”.
A questo punto occorrerà inserire nella casella il codice fiscale dell’intermediario cui viene conferita la delega e confermare.
Infine, selezionare tutte le tipologie di deleghe che si intende conferire e confermare le scelte cliccando su “Inserisci”.
Viene richiesta una conferma della scelta effettuata; se corretta, selezionare “Prosegui”. La videata a seguire si riferisce ad un conferimento di delega che ha riguardato tutte le scelte possibili.
La procedura di messa in delega è terminata. Viene data conferma in una videata finale che riepiloga la delega conferita (a chi, data inizio, data fine). Il dettaglio dei servizi delegati, ovvero quelli che abbiamo appena selezionato e confermato nelle videate precedenti, è visualizzabile selezionando il punto di domanda.
Nella videata sovra riportata si osservi l’annotazione “Il delegato deve accettare”. Non si tratta di operazione che l’intermediario deve effettuare per ogni delega ricevuta, bensì solo di una prima accettazione “una tantum” che l’intermediario deve fornire in ordine alla nuova Delega unica. I relativi passaggi saranno descritti nel seguito.
Per quanto riguarda il conferimento di delega da parte del contribuente il procedimento è definitivamente concluso; laddove si volesse gestire la revoca della delega precedentemente conferita, si dovrà agire nell’area “Chi ho delegato”, recarsi sulla delega di interesse e tramite il pulsante “Azioni” posto a fine riga procedere con la modifica o la revoca.
Il conferimento di delega ai servizi di Agenzia Entrate Riscossione
Il conferimento di delega ai servizi di Agenzia Entrate Riscossione ora passa esclusivamente per i canali dell’Agenzia delle Entrate. Infatti, laddove ci si rechi nell’area deleghe di AdER, si ottiene il rimando ai servizi che abbiamo appena esaminato.
Delega unica: cosa deve fare l’intermediario
Come evidenziato nel paragrafo precedente, in sede di prima attivazione della Delega unica l’intermediario deve fornire espressa accettazione del regolamento sottostante il nuovo meccanismo di delega.
L’accettazione deve essere espressa una sola volta e vale per tutte le tipologie di servizi delegabili da parte dei contribuenti.
L’intermediario deve accedere alla propria Area Riservata, Deleghe, seguendo il medesimo percorso già sovra illustrato per i soggetti deleganti. A differenza di questi ultimi, tuttavia, l’intermediario trova (in basso a destra) un’area dedicata alle deleghe da egli ricevute e, solo in questa fase iniziale di prima attivazione, l’avviso della necessità di accettare le nuove condizioni di utilizzo dei servizi on line.
Questo passaggio preliminare, da effettuare “una tantum” è indispensabile affinché le deleghe conferite con le nuove modalità di “Delega unica” siano efficaci.
È sufficiente selezionare “Accetta” per ottenere conferma:
A questo punto, così come ricordato anche dalla videata che precede, l’intermediario è operativo anche con la Delega unica e può sempre monitorare lo stato delle deleghe lui conferite (anche con le vecchie metodologie) per il tramite della sezione “Adesioni”. Accedendo a tale sezione ora viene ricordata l’avvenuta accettazione delle condizioni generali di utilizzo e, come si è detto, è poi possibile passare a Gestisci le deleghe.
Tale area è sostanzialmente speculare a quella messa a disposizione dei contribuenti.
Come abbiamo visto, i contribuenti possono verificare tutte le deleghe che hanno conferito, e gestirle (eventuale revoca).
Allo stesso modo, gli intermediari possono verificare tutte le deleghe loro conferite (con relative date di conferimento e scadenza), e possono eventualmente gestirle (visualizzando il dettaglio tramite il punto interrogativo). Inoltre, l’intermediario può “filtrare” l’elenco delle deleghe ricevute, potendo così ricercare uno specifico contribuente. A titolo esemplificativo, le videate a seguire sono quelle afferenti alle medesime deleghe delle quali abbiamo analizzato il processo di conferimento nella parte dedicata al contribuente, ma viste nell’ottica dell’intermediario delegato.
Selezionando il punto interrogativo, si ottiene il dettaglio dei servizi delegati.
La segnalazione al contribuente sull’App IO
Appare opportuno ricordare che il contribuente viene automaticamente informato dell’avvenuto conferimento di delega, anche quando egli stesso procede in autonomia.
Infatti, ad avvenuto inserimento della delega nei server dell’Agenzia delle Entrate, sull’App IO il contribuente riceve una specifica comunicazione:
Conclusioni
In conclusione, tenuto conto dell’estrema semplicità operativa di conferimento delle deleghe via web, si ritiene che la strada descritta sia quella preferenziale.
Tale procedura, infatti, consente di evitare il disagio al contribuente di munirsi di una firma elettronica e, comunque, di doversi recare presso l’intermediario per la sottoscrizione del file. Contestualmente, l’intermediario evita legittimamente tutte le attività di identificazione, raccolta delle deleghe, conservazione di tutta la documentazione cartacea e digitale, nonché la tenuta del registro. Il tutto a fronte di pochi click e grazie all’accesso all’area riservata dell’Agenzia delle Entrate, accesso che viene garantito grazie ad una molteplicità di credenziali utilizzabili che, quindi, più facilmente potrebbero essere nella disponibilità dei soggetti deleganti.
Peraltro, anche laddove il contribuente fosse sprovvisto di qualsivoglia credenziale, questa potrebbe essere l’occasione buona per colmare tale lacuna, anche alla luce dei tempi ampi concessi di perdurante validità delle deleghe conferite prima dell’introduzione della Delega unica.
Riferimenti normativi:
- D.Lgs. 8 gennaio 2024, n. 1, art. 21;
- Provvedimento 7 agosto 2025 n. 321918;
- Provvedimento 2 ottobre 2024, n. 375356.
Il contenuto di questa newsletter è strettamente riservato e destinato esclusivamente ai destinatari autorizzati.
È espressamente vietata la condivisione totale o parziale di questa comunicazione su qualsiasi piattaforma pubblica o privata, inclusi (ma non limitati a):
• Gruppi e canali Telegram
• Chat di gruppo o broadcast su WhatsApp
• Post o storie su Facebook, Instagram, X (Twitter), LinkedIn, o altri social network.
Ogni violazione di questa norma potrà comportare l’esclusione immediata dalla lista dei destinatari e, nei casi più gravi, azioni legali.