CIRCOLARE MONOGRAFICA
DI SANDRA PENNACINI | 6 NOVEMBRE 2025
Limiti temporali di accesso ai file XML e modalità corrette l’estrazione
Sono passati ormai diversi anni dall’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica e contribuenti e consulenti possono ora trovarsi nella necessità di dover “recuperare” delle fatture elettroniche dall’archivio di conservazione, al fine di produrre documenti nell’ambito di una vertenza legale o di verifiche fiscali. I files xml di annualità non così lontane nel tempo (2021, 2022) non sono più accessibili dal servizio di consultazione, essendo decorso il termine di disponibilità; occorre quindi richiedere l’estrazione dall’archivio di conservazione, procedura questa che richiede una serie di passaggi non sempre intuitivi, che nel seguito sarà descritta nel dettaglio.
Premessa
In premessa occorre ricordare la netta distinzione, sia nelle finalità che nelle modalità di funzionamento, dei diversi servizi offerti dall’Agenzia delle Entrate: la “consultazione” dei files e-fattura, e la “conservazione” degli stessi. Sebbene entrambi i servizi trattino i file xml transitati dal Sistema di Interscambio, essi rispondono a finalità differenti e, soprattutto, sono caratterizzati da modalità di accesso e termini temporali non sovrapponibili, così come differenti sono, in termini di obbligatorietà, il regime di adesione e l’orizzonte temporale di disponibilità dei file.
Da quanto sopra discende il fatto che, laddove si renda necessario recuperare files e-fattura relativamente “datati”, poiché gli stessi non sono più nella disponibilità del contribuente (ad esempio a seguito di un cambio del software utilizzato, o del consulente fiscale), il servizio di consultazione non consente di raggiungere il risultato sperato, rendendo necessario ricorrere all’estrazione dei dati dal servizio di conservazione.
Servizio di consultazione: automatico ma limitato nel tempo
Il servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche, accessibile dal portale “Fatture e Corrispettivi”, era un servizio che, inizialmente, richiedeva l’espressa adesione da parte del contribuente. A seguito delle modifiche introdotte dal Provvedimento dell’8 marzo 2024 (prot. n. 105669/2024), è stata eliminata la necessità di tale adesione preliminare.
Questo servizio, gratuito ed automatico, consente di consultare l’archivio delle fatture elettroniche emesse e ricevute, potendo scaricare il relativo file; tuttavia, occorre focalizzare l’attenzione sul fatto che l’accesso ai files xml è consentito per un arco di tempo limitato.
Le fatture elettroniche restano disponibili per la consultazione e il download in formato .xml completo solo fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte del Sistema di Interscambio.
Diversi sono invece i termini consentiti all’Agenzia delle Entrate e alla Guardia di Finanza, che, per le proprie finalità di controllo, mantengono l’accesso alle informazioni per un periodo molto più ampio, ovvero fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello della dichiarazione di riferimento.
Servizio di conservazione: adesione necessaria e arco temporale ampio
Completamente diverso dal servizio di consultazione, che rappresenta una utility a disposizione del contribuente, è l’obbligo di conservazione a norma delle fatture elettroniche. Infatti, se il servizio di consultazione consente di meglio gestire le ordinarie operazioni di prelievo dei files e-fattura (ad esempio, ai fini di una importazione nei software gestionali), la conservazione a norma delle e-fatture è obbligo imposto dalla norma.
La fattura elettronica è un documento “digitale nativo” e, come tale, soggetta a precisi obblighi di conservazione che ne garantiscano nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Il riferimento normativo primario è l’art. 39 del D.P.R. n. 633/1972, il quale stabilisce l’obbligo di conservazione. Tale processo deve avvenire nel rispetto delle regole tecniche previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD – D.Lgs. n. 82/2005) e dalle disposizioni attuative del D.M. MEF 17 giugno 2014. La tempistica per adempiere a tale obbligo, come prescritto dall’art. 3, comma 3, del citato D.M. 17 giugno 2014, è fissata entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi dell’anno di riferimento.
La conservazione a norma dei files fattura può essere garantita affidando il servizio a operatori privati (tipicamente le software house che offrono i servizi di fatturazione elettronica) oppure utilizzando il servizio gratuito offerto dall’Agenzia delle Entrate, o ancora – ed è la strada preferibile, a titolo di maggiore sicurezza – adottando entrambe le metodologie contemporaneamente.
Il servizio di Conservazione offerto dall’Agenzia delle Entrate, a differenza di quello di consultazione, richiede una specifica adesione formaleda parte del contribuente, mediante sottoscrizione dell’apposito accordo di servizio sulla piattaforma Fatture e Corrispettivi. Tale adesione, attualmente, non ha più scadenza, e resta valida fino ad eventuale revoca da parte del contribuente.
Per quanto qui in esame, l’attenzione deve essere posta alla copertura temporale del servizio di conservazione offerto dall’Agenzia delle Entrate, che è ben più ampio del lasso temporale che consente l’accesso ai file xml mediante l’utilizzo del servizio di consultazione.
Ai sensi dell’art. 5 dell’accordo di servizio, l’Agenzia si impegna a conservare a norma le fatture elettroniche (sia quelle inviate volontariamente sia quelle transitate da SdI) per la durata di 15 anni. Solo allo scadere di tale ampio periodo di conservazione, l’Agenzia procede alla cancellazione dei documenti, che divengono definitivamente non recuperabili. Al contribuente è tuttavia concessa la facoltà di chiedere, prima della scadenza e in caso di comprovata necessità, una proroga dei termini di conservazione, per i documenti di proprio interesse.
Un esempio concreto: il “recupero” di fatture dell’anno di imposta 2022
Fatta questa lunga premessa, traduciamo il tutto in pratica di studio. Si ipotizzi il caso di una verifica in corso, o attesa, sull’anno di imposta 2022, che richieda di “ricostruire” la contabilità che, per qualsiasi ragione, si ipotizza come non disponibile. Il caso potrebbe essere, per esempio, quello di un contribuente in regime forfetario nel 2021, che in tale anno ha superato la soglia di ricavi o compensi, e che erroneamente ha mantenuto il regime agevolato nel 2022.
Di primo acchito il 2022 non pare essere un’annualità così lontana nel tempo, e quindi è facile immaginare di poter semplicemente interrogare la sezione di Fatture e Corrispettivi al fine di scaricare i file xml delle e-fatture, o magari ricorrere ad un prelievo massivo. Ebbene, ad oggi ciò non è più possibile, posto che nel servizio di Consultazione i termini di disponibilità dei file (31 dicembre del secondo anno successivo) sono definitivamente scaduti, con riferimento al 2022, il 31 dicembre 2024.
L’unica modalità per recuperare i file .xml originali di tale annualità, qualora non si disponga di un archivio proprio o di un servizio privato di conservazione, è dunque quella di accedere al servizio di Conservazione dell’Agenzia delle Entrate, cui occorre aver aderito in tempo utile, e richiedere l’estrazione dei files.
La procedura di richiesta dall’archivio di conservazione AdE
Il primo passaggio da effettuare è quello di procedere con la “richiesta di esibizione” dei files fattura a partire dall’archivio di Conservazione presente in piattaforma Fatture e Corrispettivi.
Si accede dunque all’area riservata, sezione Conservazione e si seleziona “Esibizione fatture”:
Come osservabile dalla videata, è possibile impostare una serie di filtri (per esempio un riferimento specifico ad un ID fattura, che possiamo trovare tramite la sezione consultazione, a partire dalla quale, come si è detto, non è più possibile scaricare direttamente il file), scegliere se si desidera ottenere il rilascio di tutte le fatture in un determinato arco temporale, o solo quelle emesse o di acquisto, e ancora filtrare per codice fiscale o partita IVA (funzione utile, ad esempio, se si stanno ricercando fatture riferibili ad un determinato soggetto, per esempio ai fini di una vertenza legale).
L’intervallo temporale oggetto di selezione non può essere superiore a 90 giorni di calendario; quindi, se si è interessati ad una intera annualità occorrerà avanzare più richieste e spezzarla per periodo (ad esempio, un mese alla volta). La logica di estrazione è quella di invio allo SDI; pertanto, se si desidera, ad esempio, estrarre tutti i documenti datati 2022, l’intervallo di ricerca dovrà essere impostato per un intervallo più ampio, che comprenda anche dicembre 2021 e gennaio 2023.
Una ulteriore limitazione da tenere in considerazione è il fatto che per ciascuna estrazione non possono essere richieste più di 50 fatture alla volta. Ciò significa che, una volta impostati i limiti, ci si vedrà proporre le fatture incluse nella richiesta, che potranno essere tutte selezionate se di numero inferiore alla soglia; in caso contrario, occorrerà ulteriormente “spezzare” la richiesta in periodi più brevi, al fine di contenere il numero dei documenti proposti.
Una volta selezionate le fatture di interesse, si procede al riepilogo e all’invio della richiesta. In tale sede è necessario specificare la motivazione per la quale si richiede l’estrazione dei dati, a partire dalle tre scelte possibili:
- Accertamento da autorità preposte
- Accertamento organi di controllo contabile
- Richiesta per documentazione procedimenti giudiziari
Come si è detto, alla luce delle limitazioni imposte in sede di richiesta (intervallo non superiore a 90 giorni, massimo 50 fatture alla volta), potrà essere necessario avanzare più di una richiesta al fine di recuperare tutti i documenti di interesse.
L’estrazione delle fatture esibite
Decorso qualche giorno lavorativo, il risultato dell’estrazione viene messo a disposizione del contribuente richiedente, nell’area Conservazione, Monitoraggio, Richieste di esibizione.
Per ciascuna richiesta è possibile verificare lo stato e, se completato, accedere al dettaglio selezionando l’icona a forma di occhio, che consente di poter scaricare l’effettivo esito della procedura di estrazione.
Per ciascuna richiesta originariamente inviata, vengono forniti documenti di accompagnamento (la richiesta avanzata e l’elenco delle fatture che, a seguito di tale richiesta, sono state estratte dall’archivio di conservazione).
Ciò che effettivamente interessa, ovvero i files e-fattura, è contenuto in uno o più “pacchetti di distribuzione”.
Occorre scaricare ciascun pacchetto (il download si attiva cliccando sulla rispettiva riga) e fare molta attenzione a salvare il file poiché per ciascun pacchetto è possibile procedere con lo scaricamento una sola volta. Se il file scaricato viene, per qualsiasi ragione, “perso”, ad esempio perché erroneamente cancellato, non è più possibile scaricarlo nuovamente, e non vi sarà altra soluzione che avanzare una nuovarichiesta di estrazione.
Ciascun file viene dal sistema nominato come “pacchetto” seguito da un numero che corrisponde alla data di messa a disposizione del pacchetto stesso. Ciò comporta il fatto che, nell’esempio proposto, senza ulteriori interventi ci si ritrova con il file “Pacchetto27102025”, “Pacchetto27102025(1)”, “Pacchetto27102025(2)” e così via. A parere di chi scrive, ciò rende i passaggi successivi più complicati. Si consiglia quindi, all’atto del salvataggio, di assegnare al file il rispettivo nome del pacchetto di distribuzione (scriversi il numero ed inserirlo nel nome del file per il quale si effettua il download).
Il risultato finale si presenta come segue:
In questa fase i files fattura non sono ancora leggibili! Infatti, il risultato del download dei vari pacchetti è quello di disporre di una serie di files compressi (.zip) e firmati elettronicamente (.p7m).
Per arrivare finalmente ai files fattura occorre quindi utilizzare un software in grado di leggere i files p7m, ad esempio il software INFORCAMERE FIRMA4GN scaricabile al seguente link: https://id.infocamere.it/download_software.html.
Una volta installato il software e data conferma alla necessità di aggiornare l’elenco firme, cliccando su ciascun pacchetto si ottiene la verifica della firma e, soprattutto, la possibilità di salvare il contenuto del file (ovvero il file zippato che contiene le fatture, finalmente di libera lettura).
A tal fine bisogna selezionare l’icona del FLOPPY DISK:
Effettuato questo passaggio, a ciascun pacchetto originario firmato corrisponderà il suo equivalente file zip di libera lettura:
L’operazione descritta, quindi, dovrà essere ripetuta per ciascun pacchetto che il servizio di conservazione restituisce in esito alle richieste di estrazione avanzate.
Dopo tutti questi lunghi e laboriosi passaggi, finalmente, all’interno di ciascuna “cartellina” corrispondente a ciascun file zippato (.zip e non .zip.p7m) troveremo i files e-fattura (più alcuni files di accompagnamento della fornitura). Tali files fattura sono quelli che avremmo ottenuto direttamente dal servizio di consultazione, laddove questo fosse stato ancora disponibile, e quindi quelli pronti ad essere importati in un qualsiasi lettore di fatture elettroniche (es. Assoinvoice e i vari software commerciali usualmente utilizzati per l’importazione dei dati delle fatture nei software gestionali).
Riferimenti normativi:
- D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, art. 39;
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82;
- Ministero dell’Economia e delle Finanze, D.M. 17 giugno 2014, art. 3;
- Agenzia delle Entrate, Provv. 8 marzo 2024, prot. n. 105669.
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