COMMENTO
DI DANIELE BONADDIO | 27 MARZO 2026
Entro il 31 marzo 2026 i datori di lavoro e, ove organizzativamente competenti, i dirigenti devono verificare se nel corso del 2025 si siano verificate variazioni rilevanti ai fini della comunicazione all’INAIL del nominativo del Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS). L’adempimento discende dall’art. 18, comma 1, lett. aa), del D.Lgs. n. 81/2008, che impone la comunicazione annuale all’INAIL dei nominativi dei RLS, mentre le regole applicative del termine e della procedura sono state precisate dall’INAIL con Circolare n. 11 del 12 marzo 2009.
Premessa
L’obbligo di comunicazione si colloca all’interno del sistema di rappresentanza dei lavoratori in materia di salute e sicurezza delineato dal Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro. L’art. 47 del D.Lgs. n. 81/2008 stabilisce infatti che il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza è istituito a livello territoriale o di comparto, aziendale e di sito produttivo e che in tutte le aziende o unità produttive deve essere eletto o designato un rappresentante. L’art. 18, comma 1 , lett. aa), a sua volta, pone a carico del datore di lavoro e del dirigente l’obbligo di comunicare annualmente all’INAIL i nominativi degli RLS.
La Circolare INAIL n. 11/2009 , emanata d’intesa con il Ministero del Lavoro, ha poi chiarito termini, modalità e contenuto della comunicazione.
Tabella 1 – Fonti da richiamare nel commento
| Fonte | Contenuto |
| Art. 18, comma 1, lett. aa), D.Lgs. n. 81/2008 | Obbligo di comunicazione annuale all’INAIL |
| Art. 47, D.Lgs. n. 81/2008 | Disciplina dell’RLS |
| Art. 55, D.Lgs. n. 81/2008 | Regime sanzionatorio |
| Circolare INAIL n. 11 del 12 marzo 2009 | Termini e modalità operative della dichiarazione |
La Circolare INAIL n. 11/2009 resta ancora oggi il punto di riferimento operativo essenziale, perché è proprio quel documento a fissare il termine ordinario del 31 marzo di ciascun anno, precisando che la comunicazione deve fotografare la situazione esistente al 31 dicembre dell’anno precedente.
Soggetti obbligati
L’obbligo ricade sui datori di lavoro e, se investiti di tale competenza nell’assetto organizzativo aziendale, sui dirigenti, per aziende e amministrazioni pubbliche rientranti nel perimetro applicativo dell’art. 3 del D.Lgs. n. 81/2008.
La Circolare INAIL n. 11/2009 precisa che l’obbligo riguarda soggetti del settore privato e pubblico, con le esclusioni originariamente collegate alle amministrazioni e agli istituti per cui il Testo Unico rinviava a discipline attuative specifiche. Sul piano operativo corrente, la prassi amministrativa e le comunicazioni diffuse nel 2026 trattano l’adempimento come riferito alle imprese e agli enti tenuti alla gestione della sicurezza sul lavoro, con invio tramite i servizi online dell’Istituto.
Quando scatta l’obbligo nel 2026
L’aspetto più importante, anche ai fini professionali, è che non si tratta di un invio “automatico” ogni anno. La comunicazione per il 2026 va effettuata se, nel corso del 2025, si è verificata almeno una delle seguenti situazioni:
- prima elezione dell’RLS;
- nuova nomina o designazione, anche per sostituzione del precedente rappresentante;
- variazione dei dati relativi a un RLS già comunicato.
Infatti, la comunicazione deve essere effettuata per ciascuna unità produttiva e che non occorre procedere a un nuovo invio in assenza di variazioni o in caso di semplice conferma del medesimo RLS al termine del mandato triennale.
L’obbligo non sorge per il solo fatto che esista un RLS in azienda: ciò che rileva, ai fini della scadenza del 31 marzo 2026, è la presenza di una novità intervenuta nel 2025 rispetto a quanto già presente negli archivi INAIL.
Quando la comunicazione non va effettuata
La prassi consolidata individua con chiarezza i casi di non obbligatorietà. Non è necessario un nuovo invio quando:
- il nominativo dell’RLS già comunicato non ha subito variazioni;
- l’incarico viene riaffidato alla stessa persona alla scadenza del mandato;
- l’azienda non deve aggiornare alcun dato già presente negli archivi.
Va inoltre ricordato un profilo interpretativo importante: secondo i chiarimenti successivi alla Circolare INAIL n. 11/2009, la procedura riguarda la comunicazione del rappresentante aziendale dei lavoratori per la sicurezza, mentre non va effettuata alcuna comunicazione per altre fattispecie come il RLST o il rappresentante di comparto. Questo punto, pur derivando da chiarimenti storici, resta utile per delimitare correttamente l’ambito dell’adempimento.
Se l’impresa si avvale della rappresentanza territoriale e non ha un RLS aziendale da comunicare, l’adempimento non si traduce in un invio del nominativo RLST tramite la procedura “Dichiarazione RLS”.
Modalità di trasmissione
La comunicazione deve avvenire esclusivamente in modalità telematica, utilizzando il servizio INAIL “Dichiarazione RLS”. La Circolare n. 11/2009parlava originariamente di accesso tramite “Punto Cliente”, mentre l’assetto attuale dei servizi INAIL passa attraverso l’area dei servizi onlineaccessibili con identità digitale e abilitazioni coerenti con il ruolo dell’utente. Anche il materiale allegato e la prassi 2026 confermano che l’invio avviene solo online e che la procedura deve essere gestita separatamente per ogni unità produttiva.
La stessa Circolare INAIL n. 11/2009 elenca i dati essenziali della comunicazione:
- dati identificativi dell’unità produttiva;
- codice fiscale, nome e cognome del lavoratore eletto o designato;
- data di inizio incarico.
Tabella 2 – Contenuto minimo della comunicazione
| Dato | Note operative |
| Azienda / posizione | Identificazione del soggetto obbligato |
| Unità produttiva | Invio distinto per ciascuna unità |
| Codice fiscale RLS | Dato essenziale |
| Cognome e nome RLS | Identificazione del rappresentante |
| Data inizio incarico | Rilevante ai fini del monitoraggio |
Sul piano pratico, le fonti operative più recenti richiamano un adempimento “per variazione”, più che una mera conferma annuale. Questo profilo semplifica la gestione delle posizioni già correttamente censite negli archivi INAIL e rende essenziale la verifica preliminare delle informazioni già trasmesse.
Unità produttiva e pluralità di RLS
La comunicazione non va ragionata in modo genericamente aziendale, ma in funzione della singola unità produttiva. La Circolare del 2009chiarisce che la dichiarazione deve riferirsi alla singola azienda o a ciascuna unità produttiva in cui opera il rappresentante; se vi sono più unità, la procedura consente la gestione di più maschere, e i dati del RLS devono essere associati all’unità in cui concretamente opera. Le comunicazioni recenti del 2026 ribadiscono lo stesso principio.
Nelle aziende con più unità produttive, l’errore più frequente è trattare l’adempimento come “unico” a livello aziendale. In realtà, la logica della procedura è per unità produttiva, e l’eventuale pluralità di sedi o rappresentanti impone invii coerenti con tale struttura.
Regime sanzionatorio
Sul piano sanzionatorio, l’inadempimento dell’obbligo di cui all’art. 18, comma 1 , lett. aa), comporta una sanzione amministrativa pecuniaria ai sensi dell’art. 55 del D.Lgs. n. 81/2008. Le comunicazioni operative del 2026 e il documento allegato indicano, in termini pratici, una forbice sanzionatoria da circa 71 a 427 euro in caso di mancata o incompleta comunicazione; la Circolare originaria del 2009 richiamava invece la previsione di una sanzione amministrativa di 500 euro, coerente con il quadro normativo dell’epoca.
Conclusioni
L’adempimento in scadenza il 31 marzo 2026 si conferma, anche quest’anno, come un obbligo non generalizzato ma selettivo, che richiede di verificare se nel 2025 siano intervenute variazioni nella rappresentanza aziendale della sicurezza. Il fondamento normativo resta l’art. 18 del Testo Unico, mentre la disciplina operativa continua a poggiare sulla Circolare INAIL n. 11/2009 , integrata dalla prassi amministrativa e informativa più recente.
Per consulenti del lavoro e professionisti, i punti decisivi da presidiare sono quattro:
- corretta individuazione dell’RLS aziendale da comunicare;
- gestione per unità produttiva;
- utilizzo del servizio telematico “Dichiarazione RLS”;
- verifica dell’assenza o presenza di variazioni effettive rispetto all’ultimo dato trasmesso.
Riferimenti normativi:
- D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81, art. 18, comma 1, lett. aa), 47 e 55
- INAIL, Circolare 12 marzo 2009, n. 11
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