L’OPINIONE
DI MASSIMO BRAGHIN | 2 GENNAIO 2026
La Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 chiarisce le novità della legge di bilancio 2025 sulla tracciabilità delle spese di trasferta dei lavoratori dipendenti. Dal 1° gennaio 2025, i rimborsi per vitto, alloggio e trasporto tramite taxi e NCC non concorrono al reddito dei dipendenti solo se pagati con strumenti tracciabili, sia per trasferte comunali sia extra-comunali. Restano escluse le spese sostenute all’estero, i trasporti di linea e le indennità chilometriche.
La disciplina fiscale delle trasferte e delle missioni dei lavoratori è stata oggetto, negli ultimi anni, di una crescente attenzione da parte del legislatore, con l’obiettivo di rafforzare i presidi di controllo e contrastare fenomeni di utilizzo improprio delle agevolazioni riconosciute. In tale contesto si inseriscono le novità introdotte dalla legge di bilancio 2025 e successivamente chiarite dall’Agenzia delle Entrate con la Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, che incidono in modo significativo sulla tracciabilità delle spese di trasferta ai fini della determinazione del reddito di lavoro dipendente, nonché, per effetto dei rinvii normativi, dei redditi assimilati.
L’intervento normativo ha modificato l’articolo 51, comma 5, del TUIR, introducendo una condizione ulteriore per la non concorrenza alla formazione del reddito di alcune tipologie di rimborsi spese. In particolare, viene previsto che i rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuato mediante autoservizi pubblici non di linea, quali taxi e noleggio con conducente, non concorrano a formare il reddito solo qualora i relativi pagamenti siano eseguiti con strumenti di pagamento tracciabili.
La nuova previsione riguarda sia le trasferte effettuate all’interno del territorio comunale sia quelle svolte al di fuori del comune in cui è situata la sede di lavoro. Per le trasferte comunali, dove in via generale le indennità e i rimborsi concorrono alla formazione del reddito, continuano a essere escluse le spese di viaggio e trasporto documentate; tuttavia, per taxi e NCC, l’esclusione è ora subordinata anche all’utilizzo di mezzi di pagamento tracciabile. Per le trasferte extra-comunali, la condizione della tracciabilità opera a prescindere dal sistema di rimborso adottato, che sia analitico, forfetario o misto, in quanto anche i regimi diversi da quello analitico puro ammettono il rimborso puntuale di specifiche spese.
In sostanza non concorrono a formare il reddito i rimborsi analitici delle spese documentate e sostenute con mezzi di pagamento tracciabile, riguardanti:
- viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, ove si opti per il sistema forfetario;
- vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, ove si opti per il sistema misto;
- vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, nel caso di metodo analitico.
Dal quadro normativo emerge pertanto che la tracciabilità è richiesta esclusivamente per le spese espressamente individuate dal legislatore e pertanto rimangono esonerate dall’obbligo di pagamento tracciabile le altre spese sostenute dal dipendente in occasione di trasferte o missioni fuori dal territorio comunale, fino all’importo massimo giornaliero di euro 15,49 (elevato a euro 25,82 per le trasferte all’estero).
Restano altresì escluse dall’obbligo le spese di viaggio effettuate con mezzi di trasporto di linea, come treni, aerei o autobus, nonché le indennità chilometriche riconosciute per l’utilizzo del mezzo proprio. Analogamente, continuano a non richiedere il pagamento tracciabile le spese ulteriori e non documentabili sostenute durante le trasferte fuori dal comune, nei limiti giornalieri previsti dalla normativa vigente.
Un aspetto di particolare rilievo riguarda l’individuazione degli strumenti di pagamento idonei a garantire la tracciabilità. Oltre ai tradizionali versamenti bancari o postali, rientrano tra i mezzi ammessi anche carte di debito e credito, sistemi di pagamento elettronici e applicazioni di moneta elettronica collegate a conti correnti identificabili. La documentazione probatoria può essere rappresentata dalle ricevute di pagamento, dalle conferme elettroniche delle transazioni o, in via residuale, dagli estratti conto, purché idonei a individuare con chiarezza il soggetto che ha effettuato il pagamento e il beneficiario.
Le nuove disposizioni si applicano a decorrere dal 1° gennaio 2025, con riferimento alle spese sostenute da tale data. Per i rimborsi erogati nel 2025 relativi a spese sostenute in periodi precedenti continua invece ad applicarsi la disciplina previgente. Un correttivo importante è stato introdotto dal D.L. n. 84/2025 , che ha limitato l’obbligo di tracciabilità alle sole spese sostenute nel territorio dello Stato, escludendo quelle sostenute all’estero, al fine di evitare penalizzazioni nei Paesi in cui l’utilizzo di strumenti tracciabili risulta difficoltoso.
Nel complesso, la nuova disciplina rafforza il legame tra agevolazione fiscale e trasparenza dei flussi finanziari, imponendo a datori di lavoro e lavoratori una maggiore attenzione nella gestione amministrativa delle trasferte. L’impianto normativo appare coerente con l’obiettivo di semplificare i controlli e ridurre le aree di incertezza interpretativa, pur richiedendo un adeguamento delle prassi aziendali e delle procedure interne. Una corretta applicazione delle regole sulla tracciabilità diventa quindi un elemento centrale per evitare il rischio di riqualificazione fiscale dei rimborsi e garantire un trattamento conforme alle previsioni del TUIR.
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