SCHEDA PRATICA
DI FRANCESCO GERIA – LABORTRE STUDIO ASSOCIATO, FRANCESCA BACILIERO | 17 SETTEMBRE 2025
Nel contesto dei rapporti di lavoro subordinato, la trasferta rappresenta una fattispecie ricorrente nella quale il lavoratore è chiamato a prestare attività lavorativa al di fuori della sede abituale.
Il rimborso delle spese sostenute direttamente dal lavoratore in occasione della trasferta avviene solitamente secondo criteri prestabiliti dall’azienda e/o dal contratto collettivo adottato.
Tra le varie voci di rimborso, un ruolo centrale è rivestito dal rimborso chilometrico per l’utilizzo del mezzo proprio del dipendente.
Nella presente scheda operativa verrà analizzata la disciplina dei rimborsi spese chilometrici connessi all’utilizzo dell’auto privata per finalità lavorative, evidenziando i presupposti di legittimità, le modalità di determinazione del valore del rimborso e il relativo trattamento ai fini fiscali e previdenziali.
Fonti ufficiali
Codice civile, art. 2103; D.P.R. 917/1986, art. 51
Il concetto di trasferta
La trasferta si configura ogni qualvolta il lavoratore venga inviato temporaneamente a svolgere la prestazione lavorativa in un luogo diverso dalla sede abituale di lavoro. Non si tratta, quindi, di un cambiamento definitivo della sede – che darebbe luogo al trasferimento del lavoratore – bensì di un’assegnazione temporanea.
Secondo la giurisprudenza e dottrina consolidata, la trasferta si caratterizza per:
- temporaneità dell’assegnazione;
- continuità del rapporto con la sede abituale di origine;
- mantenimento del domicilio lavorativo.
La trasferta del lavoratore può essere disposta unilateralmente dal datore di lavoro, in forza del potere direttivo ex art. 2103 c.c. e comporta lo svolgimento temporaneo della prestazione lavorativa in una sede diversa da quella abituale. Tuttavia, il lavoratore rimane assoggettato al potere direttivo, organizzativo e disciplinare del datore di lavoro.
Utilizzo dell’auto propria in occasione di trasferte
In assenza di mezzi aziendali o in presenza di esigenze organizzative e previo accordo con il datore di lavoro, il lavoratore può utilizzare l’auto propria in occasione della trasferta.
Solitamente in questi casi al dipendente viene riconosciuto un rimborso delle spese sostenute sulla base dei chilometri percorsi.
È fondamentale che:
- l’autorizzazione all’uso dell’auto privata sia documentata;
- la trasferta sia formalmente autorizzata;
- sia registrata la località di partenza e di arrivo, nonché la distanza percorsa.
Rimborsi spese chilometrici sulla base di tabelle ACI
La determinazione dell’importo da rimborsare per i chilometri percorsi con mezzo proprio avviene in base alle tabelle elaborate annualmente dall’ACI (Automobile Club d’Italia). Le tabelle, pubblicate entro il 31 dicembre di ogni anno sul sito del Ministero delle Finanze e dell’ACI, indicano i costi chilometrici medi da prendere a riferimento per ciascun modello e alimentazione dell’autoveicolo.
Le tabelle ACI considerano una serie di costi fissi e variabili, quali:
- carburante;
- manutenzione ordinaria;
- pneumatici;
- assicurazione RCA;
- tassa automobilistica;
- svalutazione chilometrica.
Per la determinazione del valore del rimborso chilometrico è necessario:
- individuare il veicolo utilizzato in base al tipo di alimentazione, marca e modello, selezionando la relativa voce nella tabella ACI;
- calcolare la percorrenza media annua dell’autovettura;
- prendere come riferimento il valore del rimborso per km sulla base della percorrenza annua;
- moltiplicare il costo chilometrico indicato per i chilometri percorsi nella trasferta documentati.
L’importo così determinato costituisce il rimborso spettante al dipendente.
Si presuma, per l’invio in trasferta, dell’uso dell’auto propria come di seguito indicato e secondo i valori stabiliti dalle tabella ACI (https://costikm.aci.it -> Accesso a mezzo SPID o altro sistema di identificazione elettronica del cittadino)
Auto: VOLKSWAGEN – GOLF VARIANT VIII 1.5 TSI – 115CV –Benzina Verde – Euro NCap 5 – Euro 6
Calcolo costo chilometrico ACI:
Costi complessivi per le percorrenze annue richieste:
Presumendo che il lavoratore percorra in totale e annualmente 20.000 Km e la trasferta abbia comportato una percorrenza di 300 Km, il valore del rimorso spese sarà così determinato:
-> Km 300 X 0,5108 €/km = 153,27€
Il trattamento contributivo e fiscale dei rimborsi chilometrici
Ai sensi dell’art. 51, comma 5, del TUIR, i rimborsi delle spese sostenute dal dipendente per conto del datore di lavoro non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente, a condizione che:
- si tratti di spese effettivamente sostenute per motivi lavorativi;
- siano documentate nei modi di legge;
- siano riferibili a trasferte al di fuori del territorio comunale della sede abituale.
In particolare, il comma 5 del citato articolo stabilisce che:
“In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni fuori del territorio comunale non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate relative al vitto, all’alloggio, al viaggio e al trasporto”.
Pertanto, i rimborsi chilometrici, appositamente documentati dal lavoratore tramite, ad esempio, una nota spese, se calcolati con riferimento alle tabelle ACI e in relazione alle trasferte effettuate fuori dal comune, non sono soggetti a imposizione fiscale.
Eventuali rimborsi eccedenti i valori ACI o riferiti a percorrenze non documentate sono considerati reddito imponibile.
Anche l’Inps, in linea con quanto stabilito dall’Agenzia delle Entrate, riconosce il principio secondo cui i rimborsi chilometrici, se in linea con i criteri ACI e se riferiti a trasferte fuori comune, non sono soggetti a contribuzione previdenziale.
Tuttavia, se la trasferta avviene entro il territorio comunale oppure il rimborso eccede i valori ACI ovvero manca una documentazione adeguata atta a comprovare le distanze percorse, l’intero importo o la quota eccedente il valore ACI sono soggetti a imposizione contributiva e fiscale.
Documentazione e note spese
Per garantire l’esenzione fiscale e contributiva, come sopra evidenziato, è necessario che il dipendente compili una nota spese dettagliata contenente almeno:
- data della trasferta;
- località di partenza e di destinazione;
- chilometri percorsi;
- targa e modello del veicolo;
- motivazione della trasferta;
- eventuali altri costi sostenuti (pedaggi, parcheggi, ecc.).
Si ricorda, infine, che l’azienda è tenuta a conservare tale documentazione per eventuali controlli da parte dell’Amministrazione finanziaria o degli enti previdenziali.
| Lettera autorizzazione all’utilizzo dell’auto propria Carta intestata Azienda Egregio Signor/Gentile Signora Luogo, data __________________ Oggetto: autorizzazione all’utilizzo dell’autovettura personale per lavoro e al sostenimento delle spese. Con la presente siamo a comunicarLe che a decorrere dal _________________ potrà essere comandato in trasferta al di fuori del territorio comunale in cui ha sede la scrivente Azienda.Lei è, pertanto, autorizzato ad utilizzare, per i relativi spostamenti che dovessero rendersi necessari, la propria autovettura (modello __________ targa _____________). È pregato di tenere annotate tutte le percorrenze e le relative spese sostenute in occasione delle trasferte. Le spese, regolarmente annotate, Le saranno rimborsate tramite il cedolino paga, alle consuete scadenze aziendali. L’Azienda _____________________ Il lavoratore per ricevuta ______________________ |
Esempio modello nota spese
Il contenuto di questa newsletter è strettamente riservato e destinato esclusivamente ai destinatari autorizzati.
È espressamente vietata la condivisione totale o parziale di questa comunicazione su qualsiasi piattaforma pubblica o privata, inclusi (ma non limitati a):
• Gruppi e canali Telegram
• Chat di gruppo o broadcast su WhatsApp
• Post o storie su Facebook, Instagram, X (Twitter), LinkedIn, o altri social network.
Ogni violazione di questa norma potrà comportare l’esclusione immediata dalla lista dei destinatari e, nei casi più gravi, azioni legali.