PRIMA LETTURA
DI MARCO BOMBEN | 23 DICEMBRE 2025
Con la circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 , l’Agenzia delle entrate fornisce importanti chiarimenti sul nuovo onere di tracciabilità delle spese di trasferta e di rappresentanza.
Il documento di prassi fornisce le istruzioni operative agli Uffici, per garantirne l’uniformità di azione, sulle novità introdotte dal D.Lgs.n. 192/2024 (riforma IRPEF-IRES), dalla legge di Bilancio 2025 (legge n. 207/2024 ) e, da ultimo, dal decreto fiscale (D.L. n. 84/2025 ) in materia di tracciabilità delle spese di trasferta.
Si ricorda che:
- i commi 81-83 dell’art. 1 della legge di Bilancio 2025 (legge n. 207/2024), insieme al D.Lgs. n. 192/2024 , introducono nel TUIR un obbligo generalizzato di tracciabilità per le spese sostenute in occasione di trasferte o missioni (vitto, alloggio, trasporti, ecc.);
- il D.L. n. 84/2025 ha ristretto l’obbligo alle sole spese sostenute in Italia, escludendo quelle all’estero, in considerazione delle difficoltà operative e della finalità anti-evasiva mirata ai fornitori che operano sul territorio nazionale. La tracciabilità è divenuta altresì il requisito per la deducibilità anche delle spese di rappresentanza, senza distinguere in questo caso a seconda che la spesa sia sostenuta in Italia e all’estero.
Con la circolare n. 15/E/2025 l’Agenzia delle entrate evidenzia, l’impatto fiscale delle novità per lavoratori dipendenti, professionisti e imprese.
Con la circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 , l’Agenzia delle entrate fornisce importanti chiarimenti sul nuovo onere di tracciabilità delle spese di trasferta e di rappresentanza.
Il documento di prassi fornisce le istruzioni operative agli Uffici, per garantirne l’uniformità di azione, sulle novità introdotte dal D.Lgs.n. 192/2024 (riforma IRPEF-IRES), dalla legge di Bilancio 2025 (legge n. 207/2024 ) e, da ultimo, dal decreto fiscale (D.L. n. 84/2025 ) in materia di tracciabilità delle spese di trasferta.
Si ricorda che:
- i commi 81-83 dell’art. 1 della legge di Bilancio 2025 (legge n. 207/2024), insieme al D.Lgs. n. 192/2024 , introducono nel TUIR un obbligo generalizzato di tracciabilità per le spese sostenute in occasione di trasferte o missioni (vitto, alloggio, trasporti, ecc.);
- il D.L. n. 84/2025 ha ristretto l’obbligo alle sole spese sostenute in Italia, escludendo quelle all’estero, in considerazione delle difficoltà operative e della finalità anti-evasiva mirata ai fornitori che operano sul territorio nazionale. La tracciabilità è divenuta altresì il requisito per la deducibilità anche delle spese di rappresentanza, senza distinguere in questo caso a seconda che la spesa sia sostenuta in Italia e all’estero.
Con la circolare n. 15/E/2025 l’Agenzia delle entrate evidenzia, l’impatto fiscale delle novità per lavoratori dipendenti, professionisti e imprese.
| Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 | ||
| Tipologia reddito | Ambito | Chiarimenti |
| Lavoro dipendente | Disciplina trasferte o missioni | La definizione di “trasferta” non è prevista dal TUIR. L’Agenzia colma la lacuna chiarendo che per trasferte o missioni si intende lo spostamento solo temporaneo del lavoratore dalla sede abituale di lavoro, in quanto un trasferimento permanente comporterebbe la dislocazione definitiva del lavoratore presso un’altra sede operativa. Come noto, sfuggono al principio di omnicomprensività del reddito da lavoro dipendente quelle somme e valori specificatamente previsti dalla normativa stessa, tra i quali (art. 51, comma 5, del TUIR) rientrano le indennità e i rimborsi percepiti a fronte dello svolgimento di trasferte. Trasferte per le quali il legislatore prevede due diversi regimi fiscali a seconda che le stesse siano fatte: entro il territorio comunale: le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di viaggio e trasporto (incluse indennità chilometriche ACI e pedaggi/parcheggi documentati) comprovate e documentate (dal 1° gennaio 2025 è eliminato il riferimento ai documenti provenienti dal vettore), concorrono a formare il reddito. Al di fuori delle spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate, le eventuali indennità di trasferta o rimborso delle spese di vitto e alloggio riconosciuti ai lavoratori o collaboratori rientrano nel concetto di reddito da lavoro dipendente/assimilato, con la conseguenza che le somme erogate saranno assoggettate a ordinaria tassazione e contribuzione previdenziale; fuori dal territorio comunale: per trasferte extra-comunali l’art. 5 del TUIR prevede tre sistemi, tra loro alternativi di rimborso: forfettario: prevede l’erogazione di un’indennità giornaliera al dipendente, determinata in via forfetaria, al netto delle spese di viaggio e trasporto. Gli importi di tale indennità giornaliera non concorrono alla formazione del reddito fino a:euro 46,48 per le trasferte in Italia; euro 77,47per le trasferte all’estero. analitico/piè di lista: non concorrono a formare il reddito il rimborso analitico delle spese documentate relative al vitto, all’alloggio, al viaggio e al trasporto, nonché i rimborsi di altre spese (telefono, lavanderia), anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente fino all’importo massimo giornaliero di:euro 15,49 in Italia euro 25,82 all’estero. Le eventuali somme eccedenti tali importi, per queste ultime tipologie di spesa, anche se analiticamente documentate, concorrono interamente a formare il reddito di lavoro dipendente. misto: nel sistema misto è corrisposto, in aggiunta all’indennità di trasferta, anche il rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio. In tal caso, la franchigia è ridotta a:30,99 euro per trasferte in Italia e 51,65 euro per trasferte all’estero, in caso di rimborso delle spese di vitto o alloggio, nonché in caso di vitto o alloggio fornito gratuitamente; 15,49 euro per trasferte in Italia e 25,82 europer trasferte all’estero, in caso di rimborso sia delle spese di vitto che di alloggio, nonché in caso di vitto e alloggio fornito gratuitamente. |
| Tracciabilità delle spese | Il comma 81 dell’art. 1 della legge di Bilancio 2025 modifica il regime fiscale delle indennità per le trasferte e le missioni dei lavoratori dipendenti, prevedendo la non concorrenza alla formazione del reddito, ai fini delle imposte sui redditi, di alcune tipologie di spesa, laddove effettuate con mezzi di pagamento tracciabili. La tracciabilità è obbligatoria solo per: vitto, alloggio, viaggio/traporto mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi-NCC) sostenuti in Italia: tali spese non concorrono al reddito se pagate con strumenti tracciati; diversamente i rimborsi sono integralmente assoggettati a tassazione. Rientra nell’obbligo di tracciabilità anche la spesa per l’imposta di soggiorno, sostenuta dal dipendente in trasferta, in quanto strettamente connessa alle spese di alloggio. La norma si applica ai rimborsi percepiti dal 2025, fermo restando il rispetto del principio cassa allargato. Per le trasferte o missioni fuori dal territorio comunale: la previsione che subordina la non concorrenza al reddito, relativamente alle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, alla condizione che il pagamento avvenga con mezzi tracciabili prescinde dal “sistema” (forfettario, analitico, misto) adottato per la determinazione del ristoro economico riconosciuto in favore del dipendente. Ciò in quanto anche i sistemi diversi da quello analitico “puro” ammettono l’erogazione, unitamente all’indennità forfetaria, di rimborsi analitici riferiti a determinate spese. Non rientrano nell’obbligo di tracciabilità le spese per viaggi e trasporti diversi da quelli effettuati mediante taxi e NCC (quali, ad esempio, biglietti per trasporto di linea mediante autobus, treni, aerei, navi), inclusi i rimborsi effettuati sotto forma di indennità chilometrica con le tabelle ACI che rimangano, pertanto, esclusi dalla concorrenza alla formazione del reddito, a prescindere dalla modalità di pagamento utilizzata. Rientra tra gli strumenti di pagamento “tracciati” idoneo anche il pagamento effettuato tramite un Istituto di moneta elettronica autorizzato mediante applicazione via smartphoneche, tramite l’inserimento di codice IBAN e numero di cellulare, permette all’utente di effettuare transazioni di denaro senza carta di credito o di debito e senza necessità di un dispositivo dotato di tecnologia NFC. | |
| Lavoro autonomo | Tracciabilità spese per trasferte, missioni e spese di rappresentanza | Il nuovo comma 2-bis dell’art. 54 TUIR stabilisce che, qualora le spese sostenute dal lavoratore autonomo, nel territorio dello Stato, per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, non siano state pagate mediante strumenti di pagamento tracciabili: bonifico bancario o postale, oppure altri sistemi di pagamento tracciato previsti dall’art. 23 del D.Lgs. n. 241/1997, i rimborsi ad esse relativi concorrono a formare il reddito del medesimo. Tipologie di rimborsi deducibili: vitto: ristoranti, bar, servizi di somministrazione alimenti e bevande, purché la spesa sia pagata in modo tracciabile alloggio: spese per alberghi, residence, sistemazioni temporanee, sempre tramite sistema di pagamento tracciato viaggio: biglietti ferroviari, aerei, marittimi, taxi e noleggi auto effettuati con pagamento elettronico trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea: rimborsi per taxi, NCC e simili, come stabilito dalla Legge n. 21/1992. Condizioni di deducibilità Tali spese sono deducibili solo se documentate e se il pagamento avviene tramite: versamento bancario versamento postale altri metodi di pagamento elettronico (carta di credito, bancomat, sistemi digitali conformi). Decorrenza differenziata L’Agenzia chiarisce che gli obblighi di tracciabilità dei pagamenti inerenti le spese relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, contenute nel comma 6-bis dell’articolo 54-septies del TUIR, si applicano a partire dal periodo d’imposta in corso alla data di entrata in vigore del predetto decreto (ossia dal 1° gennaio 2025) qualora abbiano a oggetto i rimborsi: delle medesime spese, addebitate analiticamente, sostenute per le trasferte o missioni dei dipendenti del lavoratore autonomo, ovvero corrisposti ad altri lavoratori autonomi per l’esecuzione di incarichi. Diversamente, si applicano a partire dal 18 giugno 2025 (entrata in vigore del DL fiscale) le disposizioni relative alla tracciabilità delle spese di rappresentanza (sia in Italia che all’estero). |
| Impresa | Tracciabilità delle spese per trasferte e missioni | Per effetto delle modifiche apportate dalla legge di Bilancio 2025 anche la deducibilità dal reddito d’impresa delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, nonché dei rimborsi analitici relativi alle stesse spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti o corrisposti ai lavoratori autonomi, è subordinata all’utilizzo di metodi di pagamento tracciabile. L’amministrazione finanziaria chiarisce che: tali disposizioni si applicano a decorrere dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024 (2025 per i soggetti solari); il decreto fiscale (D.L. 17 giugno 2025, n. 84) ha limitato l’obbligo della tracciabilità delle spese a quelle sostenute in Italia per le trasferte ed eliminato il riferimento ai lavoratori autonomi: il requisito della tracciabilità non è, invece, richiesto per le spese sostenute all’estero ai relativi rimborsi analitici; la disciplina opera anche per le spese sostenute dagli amministratori di società, non titolari di redditi di lavoro dipendente o assimilati; le modifiche apportate dal decreto fiscale rilevano anche ai fini dell’IRAP, con le decorrenze stabilite ai commi 7 e 8 dell’articolo 1 del medesimo decreto. |
| Tracciabilità spese di rappresentanza | Il decreto fiscale estende il regime di tracciabilità anche alle spese di rappresentanza, ossia alle spese per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza, in funzione dell’obiettivo di generare anche potenzialmente benefici economici per l’impresa, ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore. La circolare chiarisce che l’obbligo di sostenere la spesa mediante mezzi di pagamento tracciabile: non si applica alle spese di pubblicità e di sponsorizzazione, in quanto tali spese non rientrano nella categoria delle spese di rappresentanza; resta fermo, in ogni caso, il necessario rispetto dei requisiti di inerenza delle spese di rappresentanza; le modifiche normative in tema di spese di rappresentanza si applicano a decorrere dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024 (2025 per i soggetti solari). | |
Riferimenti normativi:
- Circ. 22 dicembre 2025, n. 15/E ;
- D.P.R. n. 917/1986, artt. 51, comma 5, 54, comma 2-bis, 54-septies;
- Legge 30 dicembre 2024, n. 213, art. 1, comma 81;
- D.L. 17 giugno 2025, n. 84.
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