1° Contenuto riservato: Trasferte e rimborsi spese: la tracciabilità riscrive le regole fiscali

CIRCOLARE MONOGRAFICA

Chiarimenti operativi per la gestione delle trasferte e dei rimborsi spese e le differenze di trattamento tra spese sostenute in Italia e all’estero

DI FRANCESCO GERIA – LABORTRE STUDIO ASSOCIATO | 10 FEBBRAIO 2026

Con la Circolare 22 dicembre 2025, n. 15/E, l’Agenzia delle Entrate interviene a chiarire il nuovo quadro fiscale in materia di tracciabilità dei pagamenti, applicabile dal periodo d’imposta 2025, quale condizione per la non imponibilità dei rimborsi spese ai lavoratori dipendenti e assimilati e per la deducibilità dei relativi costi in capo a imprese e professionisti.

I chiarimenti, giunti solo a fine anno, coordinano le modifiche apportate al TUIR dal D.Lgs. n. 192/2024, dalla Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024 ) e dal D.L. n. 84/2025, soffermandosi in particolare sulle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, nonché sulle spese di rappresentanza, e precisando quando la tracciabilità costituisce un requisito fiscale imprescindibile.

Con il presente articolo, vogliamo analizzare i principali contenuti della circolare, evidenziando le ricadute operative per la gestione delle trasferte e dei rimborsi spese e le differenze di trattamento tra spese sostenute nel territorio dello Stato e all’estero.

La disciplina generale sulle trasferte

La definizione di trasferta

Elemento essenziale del contratto di lavoro è l’indicazione del luogo della prestazione lavorativa. Difatti, è fatto obbligo, al datore, all’atto di assunzione, di comunicare al lavoratore dipendente, il luogo di lavoro, ovvero, in mancanza di un luogo fisso o predominante, l’indicazione che egli verrà occupato in luoghi diversi.

Tuttavia, rientra tra i poteri organizzativi e direttivi del datore stesso comandare al lavoratore di prestare la propria opera, temporaneamente, in un luogo diverso da quello in cui viene abitualmente eseguita.

Il verificarsi della suddetta situazione, dunque, configura l’istituto della trasferta, a cui consegue l’applicazione di un particolare trattamento economico, fiscale e contributivo.

In linea generale, si ha trasferta quando il lavoratore viene temporaneamente inviato a prestare la propria attività lavorativa presso una sede diversa da quella aziendale di riferimento. A tale concetto, tuttavia, non è attribuita una specifica definizione normativa che è stata lasciata alla cura della giurisprudenza di legittimità.

In primo luogo, la Corte di Cassazione che, con Sentenza 28 marzo 2008, n. 8135 , accosta la trasferta alla temporaneità dello spostamento della sede abituale.

Al fine di valutare il concetto di “temporaneità”, il Ministero delle finanze (Circolare n. 326/1997), riferendosi al pubblico impiego, indicava il criterio in base al quale la missione eseguita, anche saltuariamente, in una stessa località non può mai superare i 240 giorni (ma tale interpretazione non ha mai trovato un proprio valido fondamento).

Ancora, in successive pronunce, la Suprema Corte sottolinea come ai fini della configurazione della trasferta del lavoratore occorre accertare in particolare la sussistenza del permanente legame del prestatore con l’originario luogo di lavoro, mentre restano irrilevanti la protrazione dello spostamento per un lungo periodo di tempo e la coincidenza del luogo della trasferta con quello di un successivo trasferimento, anche se disposto senza soluzione di continuità al termine della trasferta medesima (Cass. 21 marzo 2006, n. 6240 ; Cass. 19 novembre 2001, n. 14470).

Posti i suddetti chiarimenti terminologici, occorre precisare che la trasferta godrà di uno specifico trattamento economico, in ragione del quale, al lavoratore, oltre alla retribuzione che gli sarebbe spettata se avesse lavorato nella sede abituale, sarà riconosciuto anche il rimborso, in modo forfettario o analitico, delle spese sostenute nella località di trasferta.

Sarà, poi, deputato alla contrattazione collettiva, o individuale, la previsione di una serie di compensi, indennità o rimborsi spese collegati alla trasferta.

Il regime fiscale e contributivo della trasferta

Per quanto attiene al regime fiscale e contributivo, invece, salvo le deroghe previste dalla legge, per espressa previsione dell’art. 12 della Legge n. 153/1969, la base imponibile contributiva coinciderà con l’imponibile fiscale, rispondente ai dettami degli artt. 49 e 51, TUIR.

Il regime così individuato, infine, subirà una distinzione a seconda che la trasferta avvenga all’interno o all’esterno del territorio comunale ove ha la sede abituale la prestazione lavorativa.

I diversi tipi di trattamento che possono essere riconosciuti al lavoratore in caso di trasferta sono tre:

• il regime forfettario (o indennità di trasferta) con il quale si ristora il lavoratore di ogni disagio e spesa;
• il regime misto che prevede sia il riconoscimento di una indennità forfettaria che di un rimborso delle spese sostenute in particolare per vitto, alloggio e trasporto;
• il rimborso analitico ove le spese sono rimborsate a seguito di presentazione e produzione di un prospetto piè di lista.

Occorre sottolineare che non è prevista alcuna documentazione obbligatoria in caso di trasferta del lavoratore. È consigliabile, però, conservare ogni documento utile a comprovarla (es: bolle di carico e scarico, biglietti di treno, aereo, taxi, pedaggi autostradali, fatture telepass, ricevute pasti di ristoranti o pubblici esercizi in zona di trasferta, ecc.) al fine di evitare la presunzione di trasferta fittizia.

È obbligatorio, invece, il piè di lista in caso di rimborsi spese.

Nel dettaglio, la determinazione della relativa indennità, senza o con parziale rimborso delle spese sostenute, avviene secondo i seguenti criteri:

• regime forfettario: l’indennità corrisposta al lavoratore in trasferta è esente da imposizione fino ad un massimo di euro 46,48 al giorno (euro 77,47 per le trasferte all’estero);
• regime misto:

1) quando al dipendente vengono rimborsate, oltre alle spese di viaggio, anche le spese di vitto o di alloggio, oppure quando vitto o alloggio sono forniti gratuitamente, l’indennità è esente fino ad un massimo di euro 30,99 (euro 51,65 per le trasferte all’estero);
2) quando al dipendente vengono rimborsate, oltre alle spese di viaggio, sia le spese di vitto sia quelle di alloggio, oppure quando questi sono forniti gratuitamente, l’indennità è esente fino ad un massimo di euro 15,49 (euro 25,82 per le trasferte all’estero).

La scelta del trattamento di trasferta tra quelli a disposizione è rimessa alle parti e può essere modificata ai fini dell’imponibilità (ma non nel corso dello stesso evento), non essendo vincolante il criterio utilizzato in precedenza per le successive missioni.

In linea generale, sono esenti, se sostenute per missioni al di fuori del territorio comunale:

• le spese relative al viaggio, al trasporto, al vitto e all’alloggio, totalmente e senza limiti;
• le spese documentate e deducibili;
• le altre spese non documentabili nel limite complessivo di euro 15,49 giornaliere (euro 25,82 se all’estero).

Nel caso in cui vengano rimborsate integralmente le spese sostenute e documentate, l’eventuale erogazione aggiuntiva di una indennità di diaria o di trasferta diviene integralmente imponibile sia fiscalmente che contributivamente.

Secondo la disciplina normativa, in vigore prima dell’intervento del D.Lgs. n. 192/2024 , nei casi di trasferte svolte all’interno del territorio comunale:

• l’indennità di trasferta risultava imponibile al 100%, indipendentemente dal motivo di erogazione;
• i rimborsi spese:
• • risultavano esenti solo quelli relativi a spese di viaggio o trasporto purché documentate dal vettore;
  • costituivano retribuzione imponibile i rimborsi di tutte le altre spese, comprese quelle di viaggio, non documentate (comprese le spese di parcheggio).

Sul punto, degno di nota è l’intervento del Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali, mediante Lettera circolare 14 giugno 2016, n. 11885, con cui, con riguardo alla non conforme registrazione della voce “indennità di trasferta”, si precisa che la sanzione per infedele registrazione andrà applicata:

• in presenza di una indennità registrata nel LUL riconducibile a trasferta in realtà mai effettuata, emolumenti che vengono dunque corrisposti per occultare retribuzioni erogate ad altro titolo e con finalità presumibilmente elusive (es. registrazione sotto la voce “trasferta Italia” di compensi relativi ad ore di lavoro straordinario svolte);
• registrazione, sotto la voce trasferta, di emolumenti corrisposti per compensare le prestazioni lavorative in realtà svolte dai trasfertisti per i quali è previsto, come detto, un regime contributivo di minor favore.

Le novità per il 2025

Con l’introduzione del D.Lgs. 13 dicembre 2024, n. 192, sono state apportate modifiche rilevanti all’articolo 51, comma 5 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR). In particolare, l’articolo 3, comma 1 , lettera b) del suddetto Decreto stabilisce l’esenzione fiscale ai rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate per le trasferte effettuate all’interno del territorio comunale senza più la previsione che le stesse siano compravate da un vettore.

Questa modifica rappresenta un importante aggiornamento rispetto alla normativa previgente, che prevedeva l’esclusione dal reddito imponibile per le spese di viaggio e trasporto – per trasferte nel territorio comunale – sole se dimostrate da documenti provenienti dal vettore fornitore del servizio (es. autobus, tram, metrò, taxi etc).

L’articolo 51, comma 5 del TUIR, nella sua nuova disciplina delle trasferte nel territorio comunale, stabilisce che non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto, purché siano:

• comprovati mediante documentazione idonea (ad esempio, biglietti di mezzi pubblici o ricevute di taxi);
• documentati con dettagli adeguati, specificando la natura della trasferta, il mezzo utilizzato e l’importo speso (es. il piè di lista per i rimborsi chilometrici).

Questa novità ha l’obiettivo di incentivare una maggiore trasparenza nei rapporti di lavoro e di facilitare la gestione delle spese per le aziende, riducendo gli oneri amministrativi legati alla distinzione tra trasferte comunali e intercomunali.

Infine, è bene anche ricordare le nuove disposizioni introdotte dalla Legge 30 dicembre 2024, n. 207 (Legge di Bilancio 2025). L’art. 1, commi 81-86ha posto particolare attenzione al tema della tracciabilità delle spese come condizione necessaria per l’esenzione fiscale.

In particolare, si dovrà fare riferimento ai seguiti criteri:

• pagamenti elettronici: per garantire la tracciabilità, il rimborso di spese documentate sarà esente da imposizione solo se il pagamento è avvenuto tramite strumenti elettronici (carta di credito, bancomat o bonifico bancario);
• conservazione della documentazione: l’azienda dovrà conservare la documentazione comprovante le spese rimborsate per almeno 5 anni, in conformità agli obblighi previsti dal D.Lgs. n. 231/2007 in materia di antiriciclaggio;
• chiarezza nella rendicontazione: sarà necessario che il dipendente presenti un’adeguata rendicontazione, con indicazione dettagliata dei luoghi visitati, degli orari di spostamento e delle finalità della trasferta.

Pertanto:

• in ambito alle trasferte o alle missioni fuori del territorio comunale, “i rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto di cui al presente comma, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della Legge 15 gennaio 1992, n. 21 (es: taxi, servizi ncc) non concorrono a formare il reddito se le spese sono effettuate con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del D.Lgs. 9 luglio 1997, n. 241”;
• rimangono escluse dall’obbligo di tracciabilità, nell’ambito di una trasferta, le spese di trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici di linea di cui all’articolo 1 della Legge 15 gennaio 1992, n. 21 (aerei, treni, bus, metrò etc.);
• rimangono altresì escluse dai nuovi obblighi di tracciabilità di pagamenti le spese di trasferta estere.

Tali nuove disposizioni devono ritenersi valide anche per le spese di viaggio e trasporto sostenute per trasferte all’interno del territorio comunale.

Testo nuovo art. 51, comma 5 TUIR (dopo le modifiche di cui al D.Lgs. n. 192/2024 e Legge n. 207/2024 )

5. Le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale concorrono a formare il reddito per la parte eccedente lire 90.000 al giorno, elevate a lire 150.000 per le trasferte all’estero, al netto delle spese di viaggio e di trasporto; in caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero di quelle di vitto, o di alloggio o vitto fornito gratuitamente il limite è ridotto di un terzo. Il limite è ridotto di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto. In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni fuori del territorio comunale non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate relative al vitto, all’alloggio, al viaggio e al trasporto, nonché i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, sempre in occasione di dette trasferte o missioni, fino all’importo massimo giornaliero di lire 30.000, elevate a lire 50.000 per le trasferte all’estero. Le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate, concorrono a formare il reddito. I rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto di cui al presente comma, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della Legge 15 gennaio 1992, n. 21, non concorrono a formare il reddito se le spese sono effettuate con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del D.Lgs. 9 luglio 1997, n. 241.

Riassumendo

TRASFERTA AL DI FUORI DEL COMUNE
Sistemi di rimborso spese	Trasferta Italia	Trasferta estero
1) Rimborso forfettario
Diaria (indennità forfettaria per vitto e alloggio)	Esente fino a euro 46,48 al giorno	Esente fino a euro 77,47 al giorno
Spese di viaggio e trasporto (piè di lista e documentate)	Tutto esente	Tutto esente
2) Rimborso misto
Diaria con rimborso a piè di lista delle sole spese di alloggio o di vitto (oppure forniti gratuitamente l’alloggio o il vitto)	Esente fino euro 30,99 al giorno (-1/3)	Esente fino euro 51,65 al giorno (-1/3)
Diaria con rimborso a piè di lista delle sole spese di alloggio e di vitto (oppure forniti gratuitamente l’alloggio e il vitto)	Esente fino euro 15,49 al giorno (-2/3)	Esente fino euro 25,82 al giorno (-2/3)
Spese di viaggio e trasporto in entrambi i casi (piè di lista e documentate)	Tutto esente	Tutto esente
3) Rimborso a piè di lista (analitico)
Spese documentate per vitto, alloggio, viaggio e trasporto (piè di lista e documentate)	Tutto esente	Tutto esente
Altre spese anche non documentate	Esente fino a euro 15,49 al giorno	Esente fino a euro 25,82 al giorno

TRASFERTA ALL’INTERNO DEL COMUNE
Sistemi di rimborso spese	Trasferta Italia
Diaria forfettaria	Imponibile
Rimborso spese vitto o alloggio	Imponibile
Rimborso spese viaggio e trasporto	Esente se comprovati e documentati

Tutte le spese devono risultare da pagamenti tracciabili.

I chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate

Come evidenziato in premessa, con Circolare 22 dicembre 2025, n. 15/E, l’Agenzia delle Entrate fornisce le istruzioni operative per garantirne l’uniformità di azione, sulle novità introdotte dall’articolo 3, comma 1, lettera b), numero 3), del D.Lgs. 13 dicembre 2024, n. 192 (c.d. Decreto delegato IRPEF), e dall’articolo 1, commi da 81 a 83, della Legge 30 dicembre 2024, n. 207 (di seguito Legge di Bilancio 2025), con riferimento alla disciplina delle trasferte e delle missioni dei lavoratori dipendenti.

In particolare, il decreto delegato IRPEF, in un’ottica di semplificazione, ha previsto che i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto per le trasferte, nell’ambito del territorio comunale, non concorrono a formare il reddito, se le medesime spese sono comprovate e documentate. In questo modo è superato il rigore della previgente formulazione, in base alla quale, ai fini della non concorrenza al reddito, le spese di trasporto dovevano essere comprovate da documenti provenienti dal vettore.

Il comma 81 della Legge di Bilancio 2025, inoltre, modifica il regime fiscale delle indennità per le trasferte e le missioni dei lavoratori dipendenti, prevedendo la non concorrenza alla formazione del reddito, ai fini delle imposte sui redditi, di alcune tipologie di spesa, laddove effettuate con mezzi di pagamento tracciabile.

Ne consegue che i rimborsi delle spese, sostenute durante le trasferte e le missioni, per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea, quali taxi e servizi di noleggio con conducente (NCC), non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente, qualora i pagamenti delle predette spese siano eseguiti con metodi di pagamento tracciabile.

Sul punto, l’Agenzia delle Entrate, ritiene che la condizione di tracciabilità delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, mediante taxi e NCC, richiesta ai fini della non concorrenza al reddito delle indennità e dei rimborsi erogati al dipendente, debba sussistere sia con riferimento alle trasferte o missioni all’interno del Comune, nei limiti di quanto di seguito precisato, sia con riferimento a quelle effettuate fuori dal territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro.

Si evidenzia, infatti, che per le trasferte o le missioni effettuate nel territorio comunale, ai sensi dell’articolo 51, comma 5, quarto periodo, del TUIR, le indennità o i rimborsi delle spese sostenute dal dipendente concorrono a formare il reddito, a esclusione di quelle di viaggio e trasporto comprovate e documentate; per quanto concerne, inoltre, le sole spese di viaggio e trasporto mediante taxie NCC, alla luce delle novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025, ai fini della non concorrenza alla formazione del reddito, le stesse devono essere anche sostenute con mezzi di pagamento tracciabile.

Per quanto riguarda le trasferte o le missioni fuori dal territorio comunale, considerato che la corresponsione delle indennità o dei rimborsi spese di cui trattasi può avvenire mediante metodo analitico, forfetario o misto, la previsione che subordina la non concorrenza al reddito, relativamente alle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxie NCC, alla condizione che il pagamento avvenga con mezzi tracciabili prescinde dal “sistema” adottato per la determinazione del ristoro economico riconosciuto in favore del dipendente.

Ciò in quanto anche i sistemi diversi da quello analitico “puro” ammettono l’erogazione, unitamente all’indennità forfetaria, di rimborsi analitici riferiti a determinate spese.

Dal combinato disposto della novella normativa della Legge di Bilancio 2025 e del comma 5 dell’articolo 51 del TUIR risulta, pertanto, che non concorrono a formare il reddito i rimborsi analitici delle spese documentate e sostenute con mezzi di pagamento tracciabile, riguardanti:

• viaggio e trasporto mediante taxie NCC, ove si opti per il sistema forfetario;
• vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, ove si opti per il sistema misto;
• vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, nel caso di metodo analitico;

Rimangono, comunque, esonerate dall’obbligo di pagamento tracciabile le altre spese, ulteriori e diverse rispetto a quelle per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, sempre in occasione di trasferte o missioni fuori dal territorio comunale, fino all’importo massimo giornaliero di euro 15,49 (elevato a euro 25,82 per le trasferte all’estero).

Nell’identificare gli strumenti di pagamento che consentono la non concorrenza alla formazione del reddito, la norma individua il versamento bancario o postale, nonché gli altri strumenti previsti dall’articolo 23 del D.Lgs. n. 241/1997.

Si tratta, in particolare, degli strumenti che garantiscono la tracciabilità e l’identificazione dell’autore del pagamento al fine di facilitare gli eventuali controlli da parte dell’Amministrazione finanziaria.

Si precisa che l’estratto conto costituisce una possibile prova del sistema di pagamento tracciabile, opzionale, residuale e non aggiuntiva, che il soggetto che sostiene la spesa può utilizzare nel caso non abbia disponibili altre prove dell’utilizzo di sistemi di pagamento tracciabile.

A partire dal 1° gennaio 2025 è, dunque, richiesto il sostenimento delle spese mediante mezzi di pagamento tracciabile, in occasione delle trasferte o missioni dei dipendenti, per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, ai fini della non concorrenza al reddito di lavoro dipendente.

Per i rimborsi erogati dal 1° gennaio 2025 a fronte di spese sostenute nel periodo precedente non opera, invece, la modifica apportata dalla Legge di Bilancio 2025 e, pertanto, ai fini della non concorrenza al reddito, la condizione di tracciabilità dei pagamenti non è richiesta.

Al fine di risolvere le criticità sorte in merito alla gestione delle trasferte all’estero in Paesi in cui non esistono o trovano scarsa diffusione strumenti di pagamento tracciabile, con la conseguenza che i rimborsi delle spese sostenute dal lavoratore avrebbero concorso al reddito, è intervenuto, da ultimo, il decreto fiscale, che ha previsto il rispetto della condizione di tracciabilità per le sole spese sostenute in Italia in occasione delle trasferte o missioni.

Riferimenti normativi:

• D.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917, art. 51, comma 5
• D.Lgs. 13 dicembre 2024, n. 192, art. 3, comma 1, lettera b)
• Legge 30 dicembre 2024, n. 207, art. 1, commi 81–86
• Agenzia delle Entrate, Circolare 22 dicembre 2025, n. 15/E

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