1° Documento Riservato: POS e Registratori Telematici: la Guida delle Entrate chiarisce i dubbi sul collegamento

CIRCOLARE MONOGRAFICA

Pubblicate le indicazioni per il rispetto del nuovo obbligo di collegamento logico tra gli strumenti di pagamento elettronico e quelli di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi

DI SANDRA PENNACINI | 24 FEBBRAIO 2026

È stata pubblicata in data 19 febbraio 2026 la Guida operativa dell’Agenzia delle Entrate, grazie alla quale molti aspetti operativi che ancora risultavano nebulosi dopo la emanazione del Provvedimento del 31 ottobre 2025, n. 424470 vengono chiariti. Il documento di prassi fornisce utili indicazioni per il rispetto del nuovo obbligo di collegamento logico tra gli strumenti di pagamento elettronico e quelli di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi, delineando un quadro molto più chiaro in vista della prossima concreta applicazione dell’adempimento.

Premessa

Il quadro normativo in materia di certificazione dei corrispettivi è stato modificato, per l’ennesima volta, dalle disposizioni contenute nell’art. 1, commi 74 e 77, della Legge 30 dicembre 2024, n. 207 (Legge di Bilancio 2025). Tale intervento legislativo ha modificato l’art. 2, comma 3, del D.Lgs. 5 agosto 2015, n. 127, ovvero il Decreto di riferimento in materia di “fisco elettronico”, introducendo, a partire dal 1° gennaio 2026, l’obbligo della piena integrazione e interazione tra il processo di registrazione dei corrispettivi telematici e il processo di pagamento elettronico. Per dare attuazione a tali disposizioni, l’Amministrazione finanziaria ha emanato il Provvedimento direttoriale del 31 ottobre 2025, definendo le regole tecniche essenziali, e il 19 febbraio 2026 ha reso disponibile un’apposita Guida operativa.

A livello temporale, è fondamentale ricordare la decorrenza dell’adempimento: sebbene la normativa ponga come primo riferimento temporale il 1° gennaio 2026, l’effettivaoperazione di collegamento logico non doveva essere completata entro tale data. Il collegamento dovrà infatti essere materialmente effettuato nei 45 giorni successivi alla messa a disposizione della specifica procedura informatica sul portale “Fatture e Corrispettivi”. Ad oggi, tale procedura, denominata “Gestione Collegamenti” non risulta ancora disponibile; la sua attivazione è infatti prevista per i primi giorni del mese di marzo 2026.

Come già ampiamente anticipato in precedenza, la procedura di collegamento tra il POS e il registratore di cassa non sarà di tipo fisico (mediante cavi o integrazioni hardware dirette), bensì un collegamento puramente logico e telematico. Tale adempimento si concretizza, di fatto, in una comunicazione da inoltrare all’Agenzia delle Entrate per il tramite del portale “Fatture e Corrispettivi”.

Tipi di strumento di certificazione soggetti all’obbligo di collegamento

In merito all’ambito oggettivo di applicazione, si rileva che gli strumenti di certificazione dei corrispettivi direttamente interessati dalle nuove disposizioni normative sono:

  • i tradizionali Registratori Telematici (RT);
  • la procedura web denominata “Documento Commerciale on line”.

A questi si affiancheranno in futuro anche le soluzioni software regolamentate dal recente Provvedimento del 7 marzo 2025, n. 111204. 

I soggetti obbligati sono tenuti a collegare a tali sistemi di certificazione ogni strumento hardware o software utilizzato per incassare elettronicamente i corrispettivi dai propri clienti.

Un importante chiarimento emerge dalla lettura della guida: gli esercenti che si avvalgono di un’infrastruttura basata su Server RT, alla quale risultano collegati molteplici punti cassa, non dovranno abbinare i POS alle singole casse periferiche. Gli strumenti di pagamento elettronico utilizzati nei diversi punti cassa dovranno essere collegati esclusivamente alle matricole dei Server RT centrali.

Chi può comunicare il collegamento

Per quanto attiene ai soggetti legittimati ad effettuare materialmente la comunicazione del collegamento all’interno del portale dell’Agenzia delle Entrate, occorre distinguere le due casistiche principali.

  1. Per gli esercenti che si avvalgono del Registratore Telematico o del Server RT, tutte le operazioni di registrazione dei collegamenti possono essere validamente eseguite sia in prima persona dall’esercente stesso, dotato di credenziali per l’accesso all’area riservata, sia tramite un intermediario appositamente incaricato. Tale incarico deve essere formalizzato attraverso il conferimento di una specifica delega al servizio “Accreditamento e censimento dispositivi” presente sul portale “Fatture e Corrispettivi”, delega che può essere conferita anche ad un soggetto diverso da un intermediario autorizzato alla trasmissione dei dichiarativi (ad esempio, al tecnico che si occupa della manutenzione del RT).
  2. Diversamente, gli utilizzatori della procedura web “Documento Commerciale on line” non potranno delegare a terzi la procedura di abbinamento. Poiché l’impiego della piattaforma gratuita messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate risulta per sua natura strettamente personale e non delegabile a soggetti terzi, le conseguenti operazioni di collegamento dei POS alla procedura stessa potranno essere effettuate unicamente e in via esclusiva dal contribuente esercente. Nessun intermediario potrà dunque supplire a tale adempimento per conto del proprio cliente.

Tempi di collegamento

Le tempistiche previste dal già citato Provvedimento vedono un regime di avvio transitorio e un regime ordinario per l’effettuazione delle comunicazioni di collegamento. Le tempistiche sono modulate in funzione della data di attivazione degli strumenti di pagamento.

  • Per quanto concerne la fase di primo impianto, tutti i POS (sia fisici che virtuali, dunque anche le app di pagamento) che risultano attivi e in possesso dell’esercente nel corso del mese di gennaio 2026 dovranno essere oggetto di comunicazione entro e non oltre quarantacinque giorni a decorrere dalla data in cui l’Agenzia delle Entrate renderà materialmente disponibile la specifica procedura web sul proprio portale. Come anticipato in premessa, la disponibilità effettiva di tale funzionalità informatica è prevista a partire dai primi giorni del mese di marzo 2026 e sarà resa nota mediante la pubblicazione di un avviso formale sul sito istituzionale.

Richiamando l’esempio contenuto nella guida, si ipotizzi il caso di un esercente che al 1° gennaio 2026 sia già in possesso di uno o più POS, oppure ne sia entrato nella disponibilità nel corso del medesimo mese di gennaio. In questa circostanza, l’obbligo di collegamento si riterrà rispettato se l’operazione di registrazione a sistema avverrà entro 45 giorni dalla data di messa a disposizione della procedura web. Tali collegamenti avranno come data di decorrenza convenzionale “gennaio 2026”.

  • A regime, invece, le tempistiche di comunicazione per i POS di nuova attivazione o per le variazioni di collegamenti preesistenti seguiranno tempistiche differenti, basate su un meccanismo a scorrimento mensile. Per tutti i POS attivati nei mesi successivi a gennaio 2026, oppure in presenza di variazioni (come lo spostamento di un POS da un RT a un altro), la registrazione del collegamento dovrà essere obbligatoriamente completata in una finestra temporale che si aprirà il sesto giorno del secondo mese successivo a quello di attivazione o variazione, e si chiuderà l’ultimo giorno lavorativo del medesimo mese.

Nuovamente richiamando l’esempio contenuto nella guida, qualora l’esercente sia entrato in possesso di un nuovo POS il 19 marzo 2026, l’obbligo di collegamento sarà validamente adempiuto se la comunicazione telematica verrà finalizzata tra il 6 maggio e il 31 maggio 2026. Tali collegamenti riporteranno “marzo 2026” quale data di valenza.

In caso di successive variazioni nell’abbinamento, ad esempio lo spostamento di un POS verso un altro RT, prima si dovrà eliminare il vecchio collegamento e poi procedere con il nuovo.

Le modalità di collegamento

Dal punto di vista operativo, l’operazione di censimento e associazione degli strumenti deve avvenire accedendo all’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, mediante le consuete credenziali di identità digitale (SPID, CIE, CNS) o tramite le credenziali Entratel/Fisconline.

All’interno della piattaforma, nella sezione dedicata ai Gestori ed Esercenti, verrà a breve introdotta la nuova applicazione denominata “Gestione collegamenti”, la quale permetterà di effettuare le operazioni in modalità puntuale (per gli esercenti fino a 5 RT o in via generale) oppure in modalità massiva (tramite caricamento di file strutturati in formato .csv).

Per finalizzare il collegamento, l’operatore è chiamato ad incrociare in maniera univoca i dati identificativi degli strumenti di certificazione con quelli degli strumenti di pagamento.

Per quanto riguarda i Registratori Telematici, il riferimento è rappresentato dalla “matricola” del dispositivo, rilevabile anche dal QR code apposto sul macchinario.

Ai fini delle attività di controllo dell’Amministrazione finanziaria, è inoltre obbligatorio indicare puntualmente l’indirizzo fisico dell’unità locale in cui i due strumenti (RT e POS) operano congiuntamente.

Nel caso di attività esercitata in forma ambulante, il sistema prevede un’apposita casella denominata “Dispositivo ambulante” che, se spuntata, inibisce la compilazione dei campi relativi all’indirizzo.

Per quanto concerne i POS (identificati come “strumenti di pagamento elettronico”), la procedura web offre all’utente un elenco precompilato degli strumentidi cui risulta titolare, formulato sulla base delle comunicazioni trasmesse mensilmente dai prestatori di servizi di pagamento (Acquirer). I dati identificativi richiesti per individuare esattamente il POS variano a seconda della tipologia dello strumento:

  • POS di tipo fisico: si fa riferimento a tutti i dispositivi hardware che permettono il pagamento tramite lettura fisica o contactless della carta, ivi inclusi i cosiddetti “SoftPOS” (applicazioni installate su device mobili che fungono da terminale). L’identificativo univoco di tali apparecchi è composto dalla stringa alfanumerica della matricola del POS (nota tecnicamente come “Terminal ID”), associata al codice fiscale e alla denominazione esatta dell’Acquirer con cui è in essere il contratto di convenzionamento.
  • POS di tipo virtuale: si tratta degli strumenti integrati per autorizzare e gestire i pagamenti tramite piattaforme web o applicazioni e-commerce. In assenza di un terminale fisico, l’identificativo univoco è costituito esclusivamente dal codice fiscale e dalla denominazione dell’Acquirer titolare del contratto.

Come precisato nella guida, occorre prestare massima attenzione alla corretta individuazione della figura dell’Acquirer. Spesso l’intermediario finanziario presso il quale l’esercente ha aperto il proprio conto corrente bancario o a cui si rivolge per ritirare il macchinario non coincide giuridicamente con l’Acquirer, ovvero il reale fornitore del servizio di pagamento elettronico firmatario del contratto di convenzionamento. È fondamentale estrapolare l’esatta denominazione e il codice fiscale dell’Acquirer analizzando i report mensili o i contratti originari per evitare disallineamenti in sede di collegamento.

I collegamenti multipli

Stante il tenore letterale della norma, uno dei dubbi più importanti emersi era se il collegamento dovesse essere in rapporto 1:1, ovvero un POS per ciascun RT. Gli interrogativi sul punto erano innumerevoli, alla luce di una realtà che vede spesso più strumenti di pagamento fare capo ad un solo RT (si pensi al caso del POS fisico e di una app di pagamento), così come uno strumento di pagamento abbinato a più POS.

Sul punto la guida fornisce un chiarimento essenziale: è possibile instaurare collegamenti di tipo multiplo, creando vere e proprie relazioni “molti a molti” tra dispositivi di certificazione e strumenti di incasso.

Come evidenziato negli esempi riportati nella guida, un singolo POS può essere associato contemporaneamente a molteplici Registratori Telematici, e, specularmente, molteplici POS possono essere vincolati alla matricola di un unico RT.

Esiste anche il caso di un solo terminale fisico al quale risultano abbinati più contratti di convenzionamento (ad esempio l’apparecchio Pos tramite il quale si incassa a mezzo circuito bancomat per il tramite della banca “X” e anche a mezzo circuito carte di credito emesse dal gestore “Y”). Sul punto la guida precisa che qualora un esercente si avvalga di un solo terminale fisico ma abbia sottoscritto due distinti contratti di convenzionamento con Acquirer diversi, il sistema impone di operare due distinte registrazioni di collegamento per il medesimo dispositivo hardware, inserendo per due volte lo stesso “Terminal ID” in abbinamento ai due differenti codici fiscali degli Acquirer.

Un’ultima precisazione attiene alla dislocazione territoriale: mentre un POS virtuale può essere associato a RT situati in unità locali diverse, un POS fisico, per evidenti limiti materiali, può essere collegato a più RT a condizione che l’indirizzo dell’unità locale inserito a sistema sia rigorosamente coincidente per tutte le macchine.

Casi di esclusione

La normativa e la connessa guida operativa contemplano specifiche fattispecie in cui l’obbligo di collegamento logico viene meno o risulta limitato in funzione della tipologia di attività esercitata dal contribuente o delle modalità di certificazione adottate.

In via preliminare, si rileva un’esclusione oggettiva assoluta per alcune tipologie di corrispettivi.

Non sono soggetti alle nuove disposizioni:

  • i corrispettivi derivanti dalle vendite tramite distributori automatici (le cosiddette vending machine);
  • i corrispettivi afferenti alle cessioni di carburanti per autotrazione;
  • gli incassi relativi ai servizi di ricarica per veicoli elettrici.

Pertanto, anche laddove tali operazioni vengano regolate dal consumatore finale mediante transazione con moneta elettronica, non sussiste alcun obbligo di collegamento dei relativi terminali di pagamento. La ratio di quanto sopra risiede nel perimetro normativo: l’obbligo vale per i contribuenti di cui all’art. 22 del D.P.R. n. 633/1972 e, contestualmente, obbligati all’emissione del documento commerciale. Le tre fattispecie sovra elencate sono obbligate alla memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi (ciascuno secondo regole proprie) ma sono esonerati dall’emissione del documento commerciale).

Parimenti, risultano oggettivamente estranei alla norma tutti quei corrispettivi che beneficiano di un esonero normativo originario dall’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica, quali, a mero titolo esemplificativo, le operazioni di cessione di generi di monopolio e tabacchi, il gioco d’azzardo o le vendite per corrispondenza e a distanza.

Ulteriore causa di esonero si riscontra sotto il profilo della modalità di documentazione fiscale adottata dall’esercente: l’obbligo di effettuare il collegamento dei POS viene meno nell’ipotesi in cui il contribuente certifichi la totalità dei propri corrispettivi esclusivamente attraverso l’emissione di fattura elettronica, non avvalendosi in alcun caso dell’emissione del documento commerciale tramite RT o procedura web.

L’esercizio di più attività e l’emissione sia di documento commerciale che di fattura

Più complesse sono le fattispecie “miste”, ovverosia laddove l’esercente ponga in essere sia operazioni per le quali è prescritto l’obbligo di emissione dello scontrino (documento commerciale) sia operazioni esonerate, o qualora certifichi le proprie vendite alternativamente con documento commerciale o con fattura.

Il discrimine, stando alle indicazioni dell’Amministrazione finanziaria, non risiede tanto nella natura delle operazioni effettuate, quanto piuttosto nell’utilizzo fisico e materiale che l’esercente fa del terminale POS.

Si propone un quadro riepilogativo delle casistiche miste in relazione al vincolo di collegamento:

  • impiego promiscuo del medesimo POS: se il contribuente utilizza un unico POS (o un medesimo gruppo di POS) indifferentemente per incassare pagamenti relativi sia ad attività assoggettate ad obbligo di emissione del documento commerciale (es. vendita di cancelleria) sia ad attività esonerate (es. vendita tabacchi), il collegamento logico al Registratore Telematico è obbligatorio e deve essere effettuato per l’intero strumento;
    • l’utilizzo promiscuo non fa venire meno gli obblighi imposti dalla normativa.
  • impiego promiscuo per fatture e documenti commerciali: allo stesso modo, se uno o più POS vengono adoperati per canalizzare gli incassi sia delle operazioni certificate ordinariamente tramite documento commerciale, sia di quelle regolate tramite emissione di fattura(elettronica o cartacea ove permesso), tali strumenti di pagamento mantengono il requisito dell’obbligo di censimento e devono essere tassativamente collegati al RT.

L’utilizzo esclusivo del POS per attività non soggette a certificazione o per incasso di fatture

Resta ancora un’ipotesi da analizzare, al realizzarsi della quale vengono meno gli obblighi di collegamento. Il quadro è quello del contribuente che esercita attività obbligate alla certificazione dei corrispettivi mediante documento commerciale e, contestualmente, attività esonerate, oppure il caso di emissione di documento commerciale e contestuale emissione di fattura elettronica.

In questo quadro, l’utilizzo esclusivo del POS al servizio delle sole attività esonerate o per l’incasso delle fatture (es. un terminale unicamente dedicato all’incasso della pompa di carburante o riservato all’incasso delle fatture) consente di far venir meno l’obbligo di collegamento per quegli specifici dispositivi POS.

In questo caso, nell’area “Gestione collegamenti”, l’utente vedrà comparire tale POS come “da abbinare”, ma non è tenuto a collegarlo all’RT.

In queste circostanze il contribuente, in piattaforma, dichiarerà l’utilizzo esclusivo di cui sopra, potendo così rimuovere il terminale POS in questione dall’elenco dei POS non collegati.

Si presti attenzione al fatto che la dichiarazione di uso esclusivo per operazioni esonerate è irreversibile.

Conseguentemente, qualora l’esercente dovesse marcare un POS in tal senso, detto terminale non potrà più essere impiegato, nemmeno in via del tutto episodica, residuale o accidentale, per processare transazioni elettroniche afferenti a operazioni la cui certificazione impone l’emissione del documento commerciale.

Riferimenti normativi:

Il contenuto di questa newsletter è strettamente riservato e destinato esclusivamente ai destinatari autorizzati.
È espressamente vietata la condivisione totale o parziale di questa comunicazione su qualsiasi piattaforma pubblica o privata, inclusi (ma non limitati a):
• Gruppi e canali Telegram
• Chat di gruppo o broadcast su WhatsApp
• Post o storie su Facebook, Instagram, X (Twitter), LinkedIn, o altri social network.

Ogni violazione di questa norma potrà comportare l’esclusione immediata dalla lista dei destinatari e, nei casi più gravi, azioni legali.

Grazie per il rispetto delle regole e per contribuire a mantenere la riservatezza delle informazioni condivise