3° Contenuto: Contestazione disciplinare: valore probatorio delle e-mail

COMMENTO

A CURA DI STUDIO TRIBUTARIO GAVIOLI & ASSOCIATI | 2 MARZO 2026

La e-mail, seppur priva di firma, rientra tra le riproduzioni informatiche, ovvero fra le rappresentazioni meccaniche indicate, con elencazione non tassativa, dall’articolo 2712 del Codice civile; in sostanza, anche la e-mail forma piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale viene prodotta non ne disconosca la conformità ai fatti o alle cose medesime, con modalità chiare, circostanziate ed esplicite, in particolare con allegazione di elementi attestanti la non corrispondenza tra realtà fattuale e realtà riprodotta. Così stabilisce la Corte d’Appello di Roma, con Sentenza n. 108 del 14 gennaio 2026.

Premessa

La Corte d’Appello di Roma, con Sentenza n. 108 del 14 gennaio 2026 , nel respingere il ricorso di un dipendente nei confronti del suo datore di lavoro, ha fornito un interessante pronuncia in merito alla specificità della contestazione disciplinare e sul valore probatorio delle e-mail.

Il contenzioso del lavoro

Con ricorso depositato nel marzo 2022 una società chiedeva al Tribunale, in funzione di giudice del lavoro, di accogliere le seguenti conclusioni:

  • in via principale, accertare e dichiarare la piena congruità, proporzionalità e legittimità delle sanzioni inflitte al dipendente pari, rispettivamente, a 4 ore di multa, 4 giorni di sospensione dal lavoro e dalla retribuzione e 6 giorni di sospensione dal lavoro e dalla retribuzione per le mancanze; 
  • in via meramente subordinata, ridurre ciascuna di tali sanzioni al numero di ore di multa e/o al numero di giorni di sospensione dal lavoro e dalla retribuzione ritenuti di giustizia, con vittoria di spese.

Il dipendente contestava il ricorso, evidenziando:

→ di essere stato assunto a tempo indeterminato nel marzo 2006, dopo un periodo in cui aveva lavorato sulla base di “contratti a progetto”;
→ di svolgere le mansioni di “assistente di sala con divisa”, con inquadramento nel livello F1 L4 (ex B2);
→ di prestare servizio dal novembre 2021 presso un sito museale, a seguito di trasferimento per incompatibilità ambientale;
→  di ricoprire anche il ruolo di dirigente sindacale;
→ di essere stato vittima di comportamenti persecutori da parte del datore di lavoro, tanto che, sin dall’anno 2014, la società gli aveva mosso alcune contestazioni disciplinari, poi sistematicamente archiviate.

Così descritto il clima lavorativo, il dipendente negava i comportamenti addebitati e contestava la legittimità delle sanzioni inflittededucendo: la “violazione dell’obbligo di specificità della contestazione disciplinare“, provata dalle successive integrazioni che l’azienda ricorrente gli aveva notificato; la “violazione del diritto di difesa del lavoratore“, per non essergli stata consegnata “copia dei documenti posti a fondamento delle contestazioni disciplinari“; la “nullità delle contestazioni per palese illogicità“.

Il lavoratore disconosceva, altresì, le e-mail allegate al ricorso avversario, in quanto documenti “alterabili”, prodotti in formato pdf e senza alcuna certezza in ordine alla data di formazione.

Il Tribunale, in parziale accoglimento del ricorso dichiarava la legittimità delle sanzioni conservative inflitte al dipendente, pari a 4 e 6 giorni di sospensione dal lavoro e dalla retribuzione; dichiarava l’illegittimità della sanzione della multa per 4 ore inflitta con missiva datata 21 dicembre 2021; condannava il dipendente alla rifusione dei 2/3 delle spese di lite in favore della società ricorrente, liquidati (i 2/3) in euro 3.091,00 oltre rimborso spese.

Avverso la sentenza sfavorevole il dipendente proponeva ricorso davanti alla Corte d’Appello.

La Sentenza della Corte di Appello

La Corte d’Appello esaminate le motivazioni del ricorso del dipendente le respingeva.

Relativamente alla parte che interessa il presente commento i giudici del merito ricordano che, secondo il pacifico orientamento dei giudici di legittimità, la e-mail costituisce un “documento informatico”, ovvero un “documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

L’e-mail, pertanto, seppur priva di firma, rientra tra le riproduzioni informatiche, ovvero fra le rappresentazioni meccaniche indicate, con elencazione non tassativa, dall’art. 2712 c.c., e dunque forma piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale viene prodotta non ne disconosca la conformità ai fatti o alle cose medesime.

Evidenziano i giudici del merito che le e-mail in questione non sono state redatte dal dipendente sicché certamente egli non poteva disconoscerne la paternità. Inoltre, il “disconoscimento” effettuato, in quanto privo di un’esatta indicazione degli aspetti per i quali si assume che le e-mail in atti differiscano dagli originali, risulta irritualmente formulato e, come tale, inefficace.

In particolare, il dipendente ricorrente non ha dedotto alcun elemento concreto da cui desumere che il contenuto delle e-mail prodotte possa essere stato manipolato, adombrando meri dubbi in alcun modo circostanziati.

D’altro canto, osserva il Collegio come l’esame dei documenti in questione ne riveli l’evidente integrità, avuto riguardo alla grafica e alla sintassi adottata; peraltro, le comunicazioni di posta elettronica con cui le e-mail inviate sono state inoltrate ad altri soggetti nell’ambito aziendale non contengono alcun commento o aggiunta, sì da rendere evidente l’assenza di qualsivoglia manipolazione.

Osserva la Corte di Appello che giova richiamare quanto di recente affermato dalla Cassazione con la Sentenza n. 32285/2025 , secondo cui, a fronte di una contestazione specifica nei suoi elementi essenziali, non si ha violazione del diritto di difesa laddove non vi sia stato accesso agli atti e, “nel corso del procedimento disciplinare la lavoratrice si è limitata a chiedere genericamente la trasmissione della documentazione in possesso dell’azienda, senza indicare quale e senza specificarne l’essenzialità a fini difensivi. Parimenti generica e priva di specificazione di indispensabilità difensiva è stata la sua richiesta di conoscere, già nel corso dell’iter disciplinare, le dichiarazioni dei colleghi che, come riferito in giudizio, avrebbero visto l’impossessamento dei beni. In sostanza, la ricorrente vorrebbe che fosse anticipato già al momento della contestazione disciplinare l’assolvimento dell’onere di prova che grava sul datore di lavoro, ai sensi dell’art. 5, della Legge n. 604/1966, così mostrando di confondere i distinti piani e le diverse finalità del procedimento disciplinare e di quello giudiziale“.

In conclusione, la Corte di Appello rigetta il ricorso del dipendente e lo condanna anche al pagamento delle spese.

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