CIRCOLARE MONOGRAFICA
Una dotazione operativa chiara e utilizzabile per sindaci e revisori per progettare, implementare e documentare il sistema di gestione della qualità
DI ROBERTA PROVASI | 4 MARZO 2026
Come noto, lo scorso 19 dicembre 2025, il CNDCEC ha messo a disposizione uno strumento operativo di supporto per i revisori legali dei conti per progettare, implementare e documentare il proprio sistema di gestione della qualità. Il Toolkitè stato pensato considerato che i revisori sono prossimi a chiudere le attività di auditing relativi al periodo 2025 e contestualmente per la prima volta sono tenuti all’autovalutazione della qualità del lavoro svolto nel rispetto delle disposizioni previste dall’ISQM Italia 1 e ISQM Italia 2 e dell’ISA Italia 220, entrati in vigore a far data dal 1° gennaio 2025 e supporta l’adempimento delle previsioni degli artt. 10-bis, 10-ter e 10-quater del D.Lgs. n. 39/2010. Il Toolkit è scaricabile da ogni revisore legale dei conti dalla propria area riservata.
Finalità del Toolkit
Il Toolkit per la gestione della qualità per il sindaco-revisore contiene una serie di documenti illustrativi (quali esempi di policy statement, questionari, modelli di lettere e di memorandum) che rappresentano un utile supporto per la configurazione e l’implementazione del sistema di gestione della qualità conforme alle previsioni normative e agli standard professionali vigenti.
Le esemplificazioni contenute nel Toolkit si rivolgono principalmente al revisore o al sindaco-unico che opera in contesti organizzativi nei quali la presenza di risorse umane, tecnologiche e intellettuali è spesso limitata e/o che svolge incarichi caratterizzati da una minore complessità e rischiosità.
Il Toolkit nasce per offrire ai professionisti una dotazione operativa chiara e utilizzabile sul campo: policy, check-list, modelli e schemi che aiutino a configurare, mettere in atto e documentare risposte proporzionate ai rischi per la qualità individuati secondo un approccio basato sul rischio.
Il Toolkit, nel riprendere e adattare gli eccellenti materiali forniti da International Federation of Accountants (IFAC) e Chartered Accountants Australia and New Zealand (CA ANZ), rivolti ad un pubblico internazionale, li declina al contesto nazionale dove di frequente la funzione di revisione legale dei bilanci è affidata al collegio sindacale o anche al sindaco unico.
Le esemplificazioni contenute nel Toolkit, pertanto, si rivolgono al revisore individuale o al sindaco-revisore fornendo al contempo un focus operativo per il collegio sindacale incaricato della revisione dove ciascun componente ha un proprio sistema di gestione della qualità ed è quindi necessario porre in essere considerazioni comuni e azioni condivise da parte di ciascuno di essi.
Per questo nel Documento sono inserite specifiche previsioni per il caso del collegio sindacale incaricato della revisione legale, utili a implementare le peculiari procedure necessarie a rendere compatibili le regole civilistiche tipiche dell’organo di controllo societario con le disposizioni normative in materia di revisione e con i principi di revisione e di gestione della qualità applicabili.
Va sottolineato che come ribadito dal CNDCEC che la lettura del Toolkit non sostituisce lo studio dei principi: resta imprescindibile l’esercizio del giudizio professionale, lo studio dei pertinenti principi e il rispetto del Codice italiano di etica e indipendenza.
Il Toolkit non sostituisce i principi, né solleva il sindaco-revisore dall’esercizio del giudizio professionale. Al contrario, ne rafforza la centralità.
In tal senso è uno strumento che aiuta a tradurre requisiti complessi in prassi operative verificabili, lasciando al professionista la responsabilità di adattare, integrare e monitorare il sistema nel tempo.
In un contesto in cui la qualità è sempre più oggetto di attenzione, anche sotto il profilo ispettivo e reputazionale, disporre di un sistema strutturato non è solo una tutela: è parte integrante del ruolo del revisore e del sindaco.
La documentazione proposta favorisce anche la conservazione ordinata delle evidenze e la formazione interna, nel segno di una cultura della qualità che coinvolga tutti i membri del team.
Il Toolkit è costruito secondo una logica ormai centrale nei nuovi standard: l’approccio basato sul rischio.
Non più check-list astratte o modelli standardizzati da applicare indistintamente, ma strumenti che aiutano il sindaco-revisore a:
- identificare obiettivi di qualità rilevanti per i propri incarichi;
- individuare i rischi che possono comprometterli;
- progettare risposte proporzionate, coerenti con dimensioni, complessità e profilo di rischio dell’attività svolta;
- documentare in modo chiaro e tracciabile le scelte effettuate.
Il messaggio trasmesso dal CNDCEC è focalizzato a sottolineare che il sistema di qualità non è un adempimento burocratico, ma una struttura di governo dell’incarico, che deve essere pensata prima e dimostrata dopo.
Il tutto nel rispetto delle disposizioni di cui il Principio ISQM1 Italia 1 entrato in vigore lo scorso 1° gennaio 2025, di cui pertanto gli stessi revisori sono obbligati al rispetto.
Il principio ISQM1 si basa difatti su un approccio basato sul rischio, ovvero richiede ai revisori di:
- identificare i rischi specifici legati alla propria struttura organizzativa e agli incarichi svolti;
- progettare e implementare risposte adeguate per mitigare tali rischi;
- monitorare continuamente il funzionamento del sistema di qualità per garantire che sia efficace e aggiornato.
Come noto lo ISQM1 è strutturato in otto componenti fondamentali, che rappresentano le aree chiave su cui deve essere costruito il sistema di gestione della qualità.
- governance e leadership;
- processo di valutazione del rischio;
- requisiti etici e indipendenza;
- accettazione e mantenimento degli incarichi;
- esecuzione degli incarichi di revisione;
- risorse umane, tecnologiche e metodologiche;
- informazione e comunicazione;
- monitoraggio e controllo della qualità.
Non vi è alcun dubbio che l’adozione del sistema di gestione della qualità ISQM Italia 1 è un processo strutturato che richiede diverse fasi di analisi, pianificazione, implementazione e monitoraggio e precisamente:
- un’analisi preliminare e una mappatura dei rischi documentata;
- la definizione di un manuale ISQM1 con politiche e procedure documentate;
- l’implementazione operativa e la formazione del personale;
- un monitoraggio continuo per garantire l’efficacia del sistema;
- un riesame periodico per l’aggiornamento e il miglioramento continuo.
Dall’analisi dei contenuti del Toolkit si è evince che è pensato esplicitamente per contesti nei quali le risorse umane, tecnologiche e organizzative sono limitate e la clientela presenta un profilo di minore complessità dove l’equilibrio tra rigore professionale e proporzionalità è fondamentale.
Il messaggio che emerge è coerente con l’impianto degli ISQM: non esiste un sistema qualità “minimo” o “semplificato”, ma esistono sistemi adeguati e difendibili, costruiti con giudizio professionale.
Struttura e contenuto del Toolkit
Il Toolkit è strutturato secondo una impostazione modulare i cui sono presenti:
- Policy statement e procedure già strutturate su aree chiave (governance, etica e indipendenza, accettazione e mantenimento degli incarichi, svolgimento del lavoro, risorse, comunicazione).
- Matrici di rischio che collegano obiettivi, rischi e risposte, aggiornabili nel tempo.
- Check-list operative per accettazione, pianificazione, supervisione, riesame e consultazioni.
- Modelli di lettere, memorandum e schemi documentali per garantire coerenza, tracciabilità e rispetto delle regole di documentazione.
- Indicazioni grafiche e note che segnalano dove e come adattare i documenti alla propria realtà professionale.
Uno dei punti di maggiore interesse del Toolkit è il focus dedicato al collegio sindacale quando è incaricato della revisione legale. In questi casi, il rischio principale non è solo tecnico, ma organizzativo: più sistemi qualità individuali devono diventare un metodo comune, da cui si evince che il sistema qualità diventa uno strumento di coesione operativa del collegio, non un elemento accessorio.
Al riguardo il Toolkit fornisce le seguenti linee guida:
- Definire un approccio metodologico condiviso
È opportuno che i componenti del collegio sindacale, gli eventuali collaboratori e coadiutori, nonché gli altri soggetti coinvolti nell’incarico, sottoscrivano un protocollo collegiale per la qualità dell’incarico di revisione legale (il Modello “Protocollo collegiale per la qualità dell’incarico di revisione legale”). - Gli aspetti principali da condividere allorché l’incarico di revisione è conferito all’organo di controllo collegiale comprendono i seguenti:
- organizzazione del lavoro e approccio metodologico;
- accettazione e mantenimento dell’incarico;
- risorse umane (eventuale utilizzo di dipendenti, collaboratori, ausiliari e collaboratori);
- supervisione del lavoro;
- riesame del lavoro;
- consultazione esterna;
- monitoraggio del sistema condiviso di gestione della qualità;
- documentazione del lavoro;
- eventuale riesame volontario della qualità dell’incarico.
- È opportuno che ciascun componente del collegio sindacale nonché gli eventuali dipendenti, collaboratori, ausiliari, ecc. sottoscriva, prima dell’inizio dell’incarico, di aver preso visione e compreso le regole del sistema di qualità concordate e condivise da tutti i componenti del collegio sindacale.
Viene riportata una specifica carta da lavoro intitolata “Modello di memorandum di incontro preliminare all’accettazione dell’incarico conferito al collegio sindacale” ed il format “Protocollo collegiale per la qualità dell’incarico di revisione” (pag. 14-15 e 16). - Struttura dello studio professionale del sindaco-revisore
L’organigramma dello studio del sindaco-revisore è utile ad illustrarne la struttura ed è utilizzato a supporto del sistema di gestione della qualità. Sarà necessario adattare tale organigramma alla natura e alle circostanze dello studio del sindaco-revisore. Laddove lo studio del sindaco-revisore utilizzi le risorse di un fornitore di servizi nel sistema di gestione della qualità o nello svolgimento degli incarichi questo dovrebbe essere riportato nell’organigramma.
Dopo aver illustrato le peculiarità secondo un approccio di qualità degli incarichi di revisione legale di conti affidati al collegio sindacale, a seguire il Toolkit sviluppa delle linee guida con anche la previsione di specifiche e dettagliate matrici ossia la Policy statement sul processo di valutazione del rischio.
In particolare, la matrice per la valutazione del rischio per il raggiungimento degli obiettivi della qualità adottato dal sindaco-revisore prevede tre specifiche colonne in cui nella prima si riportano “Gli obiettivi delle qualità”, che sono riferiti ai 5 elementi costituenti il sistema di gestione della qualità di cui ISQM Italia 1, nella seconda i “Rischi per la qualità” e infine “Le risposte ai rischi”:
| Obiettivi della qualità | Rischi per la qualità | Le risposte ai rischi |
| Governance e leadership Principi etici applicabili Accettazione e mantenimento dei rapporti con il cliente e dei relativi incarichi Svolgimento dell’incarico Risorse Informazione e comunicazione | ……… | ……… |
A seguire il Toolkit fornisce indicazioni anche per il tramite dell’utilizzo di carte da lavoro, format di lettere e check-list sulla valutazione degli elementi costituenti il sistema di qualità.
Per quanto concerne i principi etici applicabili il focus è al requisito dell’indipendenza per cui viene ricordata l’importanza della carta da lavoro relativa all’“Attestazione dell’indipendenza” nonché del “Memorandum per la valutazione dei requisiti dell’indipendenza”.
Per l’accettazione e mantenimento dei rapporti con il cliente e dei relativi incarichi, importante la carta da lavoro “Questionario relativo all’accettazione dell’incarico di revisione”, l’importanza della lettera d’incarico ben struttura rispetto ai format consolidati dalla prassi professionale nonché i moduli per la valutazione dei nuovi clienti, la carta da lavoro “Memorandum contatti preliminari con il precedente revisore”, le carta da lavoro “Questionario per la valutazione dell’adeguatezza organizzativa” e per il “Questionario relativo alla continuazione dell’incarico di revisione”, il format della lettera per la “Cessazione del rapporto con il cliente” e relativo allegato “Lettera di manleva a società conferente” e format “Lettera di manleva a revisore subentrante”.
Per quanto riguarda la policy statement sullo svolgimento dell’incarico, le valutazioni coinvolgono anche “Utilizzo dell’esperto” nonché la “Documentazione dell’incarico”.
Relativamente all’utilizzo degli esperti il Toolkit riporta uno schema di sintesi dell’elenco degli eventuali professionisti che hanno fornito supporto al revisore in cui riportare anche le motivazioni.
Per le risorse umane il Toolkit richiede che vengano valutati i seguenti aspetti:
- politica sulle risorse umane,
- assunzione,
- valutazione della performance/promozione/remunerazione,
- capacità/competenze/percorso di carriera,
- assegnazione agli incarichi.
A seguire la policy seguita per l’utilizzo delle risorse tecnologiche, per le risorse intellettuali, sui fornitori di servizi. Al riguardo sono presenti molti schemi per la valutazione e check-list di supporto.
Per informazione e comunicazione il focus è per lo più finalizzato al potenziamento della cultura della qualità, al fine di sensibilizzare tutti i soggetti coinvolti nonché l’intera struttura organizzativa.
Infine, il processo di monitoraggio e di implementazione delle azioni correttive per cui sono presentate delle linee guida che prevedono uno sviluppo per fasi:
- Fase 1: Utilizzate i modelli di monitoraggio e di implementazione delle azioni correttive per porre in essere attività su misura.
- Fase 2: Valutare i risultati per stabilire se esistano carenze.
- Fase 3: Valutare la gravità e la pervasività delle carenze identificate.
- Fase 4: Documentare le azioni correttive in risposta alla carenza valutata.
- Fase 5: Comunicare le attività di monitoraggio e le azioni correttive a livello appropriato.
- Fase 6: Valutare l’efficacia delle azioni correttive e stabilire se siano necessarie ulteriori azioni.
Riferimenti normativi:
- CNDCEC, 19 dicembre 2025, “Toolkit per la gestione della qualità per il sindaco-revisore”.
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