PRIMA LETTURA
DI FRANCESCO GERIA – LABORTRE STUDIO ASSOCIATO | 1 OTTOBRE 2026
L’Interpello del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali n. 2 del 30 settembre 2026 affronta il tema della gestione digitale degli obblighi documentali connessi all’instaurazione del rapporto di lavoro.
Il chiarimento distingue tra documenti con funzione meramente informativa, che possono essere consegnati o messi a disposizione attraverso strumenti telematici adeguatamente tracciati, e documenti contenenti dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore, per i quali è necessario adottare un processo di sottoscrizione informatica conforme alla normativa vigente.
La sintesi che segue ricostruisce il quadro normativo richiamato e illustra separatamente le risposte fornite ai due quesiti.
| MLPS – Interpello 30 settembre 2026, n. 2 | |
| 1. Quadro normativo citato | Il Ministero del Lavoro colloca la soluzione dei quesiti nella disciplina generale dell’interpello e, soprattutto, nel sistema delle regole sul documento informatico. Il riferimento di partenza è l’articolo 9 del D.Lgs. 23 aprile 2004, n. 124, che disciplina l’interpello in materia di lavoro. Sul piano sostanziale assume però rilievo centrale il D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, ossia il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), letto insieme alla normativa europea e alle regole tecniche nazionali. In particolare, il quadro richiamato comprende: l’articolo 64, comma 2-quinquies, CAD, che consente ai soggetti privati di utilizzare SPID e CIE per identificare gli utenti dei propri servizi digitali; l’articolo 20, comma 1-bis, CAD, che individua le condizioni alle quali il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e produce gli effetti previsti dall’articolo 2702 del Codice civile; il Regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS), in particolare l’articolo 26, relativo ai requisiti della firma elettronica avanzata; gli articoli 55-61 del D.P.C.M. 22 febbraio 2013 e le Linee guida AgID, che completano il quadro tecnico sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici; gli interpelli ministeriali n. 1/2008 e n. 13/2012, già favorevoli alla consegna telematica del prospetto pagaquando siano assicurate disponibilità, possibilità di materializzazione e tracciabilità. L’articolo 65 CAD non costituisce il fondamento diretto delle dichiarazioni rese dal lavoratore a un datore di lavoro privato, poiché riguarda le istanze e le dichiarazioni telematiche rivolte alle pubbliche amministrazioni e ai gestori di servizi pubblici. Analogamente, la Carta Nazionale dei Servizi non può essere automaticamente equiparata a SPID e CIE nei rapporti tra privati, in assenza di una specifica previsione normativa. |
| 2. Risposta al primo quesito | Il primo quesito riguarda i documenti che il lavoratore deve ricevere o visionare, ma che non richiedono una sua dichiarazione o manifestazione di volontà. Per questa categoria il Ministero del Lavoro esprime un orientamento favorevole alla modalità digitale: se la disciplina del singolo adempimento non impone uno specifico supporto o canale di consegna, il documento può essere collocato in un’area riservata di una piattaforma informatica, accessibile esclusivamente al lavoratore interessato. La modalità digitale è tuttavia idonea soltanto se il processo garantisce concretamente: la corretta identificazione dell’utente e la sicurezza delle credenziali e dell’accesso; l’effettiva accessibilità e disponibilità del documento, con possibilità per il lavoratore di visionarlo, conservarlo e riprodurlo; l’integrità del contenuto messo a disposizione; la tracciabilità della data di pubblicazione e, quando richiesta, della presa visione; il rispetto della disciplina sulla protezione dei dati personali. La piattaforma può essere gestita direttamente dal datore di lavoro oppure da un professionista incaricato o da un fornitore di servizi. Questa scelta organizzativa non trasferisce però la responsabilità dell’adempimento, che rimane in capo al datore di lavoro. È inoltre possibile mettere a disposizione più documenti nello stesso momento e raccogliere un’unica conferma riepilogativa, purché il sistema registri distintamente, per ogni documento, la data di messa a disposizione e l’eventuale presa visione. La temporanea indisponibilità della piattaforma non sospende né proroga i termini previsti per la consegna. Il datore di lavoro deve quindi predisporre un canale alternativo – ad esempio PEC o altro strumento telematico idoneo a provare la consegna – e conservarne evidenza. |
| 3. Risposta al secondo quesito | Il secondo quesito riguarda invece i documenti nei quali il lavoratore esprime una dichiarazione di scienza o di volontà. Anche in questo caso la gestione digitale è ammissibile, ma occorre distinguere con precisione due momenti: l’identificazione elettronica della persona che accede alla piattaforma; e la formazione o sottoscrizione del documento. SPID e CIE permettono di associare l’accesso a un soggetto con un adeguato grado di affidabilità, ma la sola autenticazione non vale, di per sé, come firma elettronica. Per attribuire al documento validità ed efficacia occorre adottare una delle soluzioni riconosciute dall’articolo 20, comma 1-bis, CAD: firma digitale; firma elettronica qualificata; firma elettronica avanzata conforme al Regolamento eIDAS e alle regole tecniche applicabili; un diverso processo di formazione del documento che, previa identificazione informatica dell’autore, ne assicuri sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità manifesta e inequivoca al medesimo autore. Tra le soluzioni prospettate rientra, ad esempio, una firma elettronica avanzata nella quale il lavoratore, identificato anche mediante SPID o CIE, confermi la sottoscrizione attraverso un codice monouso ricevuto su un dispositivo nella sua esclusiva disponibilità. Il soggetto che eroga la soluzione deve comunque assicurare la corretta identificazione del firmatario, un’adeguata informativa, la conservazione delle evidenze del processo e la possibilità di verificare l’integrità del documento. L’accesso con SPID o CIE non deve essere confuso con la sottoscrizione. Per i documenti contenenti dichiarazioni del lavoratore occorre verificare l’intero processo informatico e non il solo metodo di accesso. Restano inoltre fermi gli eventuali requisiti di forma e i termini previsti dalla disciplina specifica di ciascun documento, la cui osservanza compete al datore di lavoro. |
Riferimenti normativi:
- Codice civile, art. 2702
- D.P.C.M. 22 febbraio 2013
- Regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS)
- D.Lgs. 23 aprile 2004, n. 124, art. 9
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82
- MLPS, Interpello 30 settembre 2026, n. 2
Il contenuto di questa newsletter è strettamente riservato e destinato esclusivamente ai destinatari autorizzati.
È espressamente vietata la condivisione totale o parziale di questa comunicazione su qualsiasi piattaforma pubblica o privata, inclusi (ma non limitati a):
• Gruppi e canali Telegram
• Chat di gruppo o broadcast su WhatsApp
• Post o storie su Facebook, Instagram, X (Twitter), LinkedIn, o altri social network.
Ogni violazione di questa norma potrà comportare l’esclusione immediata dalla lista dei destinatari e, nei casi più gravi, azioni legali.
Grazie per il rispetto delle regole e per contribuire a mantenere la riservatezza delle informazioni condivise.