Preheader: L’onboarding privacy dovrebbe iniziare prima di aprire il primo fascicolo del cliente.
Primo giorno di lavoro di un nuovo collaboratore.
Gli viene consegnato il computer. Viene creato l’indirizzo email. Qualcuno gli comunica la password del gestionale. Gli viene indicata la cartella dei clienti. E si comincia.
Tutto normale. Ma manca qualcosa.
Prima di poter lavorare sui dati dei clienti, quella persona sa esattamente cosa può fare, a quali informazioni può accedere e quali regole deve rispettare?
La privacy del collaboratore non si risolve con una firma
Il Codice Privacy italiano prevede che il titolare o il responsabile individuino le modalità più opportune per autorizzare al trattamento le persone che operano sotto la loro autorità.
Il GDPR, all’articolo 29, stabilisce inoltre che chi ha accesso ai dati personali non può trattarli se non secondo le istruzioni del titolare, salvo specifici obblighi di legge.
Questo significa che un buon onboarding privacy non dovrebbe limitarsi alla consegna di un documento. Deve tradursi in regole operative comprensibili.
Il nuovo collaboratore dovrebbe sapere, ad esempio:
• quali clienti deve seguire;
• quali cartelle può consultare;
• se può salvare documenti sul computer locale;
• quali sistemi utilizzare per inviare documenti;
• come gestire password e credenziali;
• cosa fare se invia un documento alla persona sbagliata;
• a chi segnalare un possibile incidente;
• se può utilizzare WhatsApp, cloud personali o strumenti di Intelligenza Artificiale per il proprio lavoro.
Altrimenti il rischio è semplice: ognuno costruirà le proprie regole. Ed è proprio quando le regole diventano individuali che il controllo dello Studio sui dati comincia a diminuire.
La domanda da fare al prossimo nuovo collaboratore
Non chiedergli soltanto: “Hai firmato l’autorizzazione privacy?”
Chiedigli: “Se domani mandi per errore un cedolino alla persona sbagliata, sai esattamente cosa devi fare?”
La risposta dice molto di più sulla reale organizzazione privacy dello Studio.
Vuoi verificare il processo di onboarding del tuo Studio?
Possiamo analizzarlo insieme durante un check gratuito dello Studio. Partiremo dall’organizzazione concreta: persone, accessi, istruzioni e procedure, per individuare gli eventuali punti da migliorare.
Fonti e approfondimenti
Regolamento (UE) 2016/679 – artt. 29 e 32: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj?locale=it
Codice Privacy – D.Lgs. 196/2003, art. 2-quaterdecies: https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2003-06-30;196!vig=2026-04-07~art2quaterdecies
Garante Privacy – Titolare, responsabile, incaricato/persona autorizzata: https://www.garanteprivacy.it/incaricati-del-trattamento