Preheader: Prima di rispondere a una richiesta, sai davvero chi c’è dall’altra parte?
Squilla il telefono dello Studio.
“Buongiorno, chiamo dall’azienda Rossi. Avrei bisogno dell’ultima busta paga di Marco.”
Oppure: “Sono la moglie del dipendente, mi serve sapere quanto è stato trattenuto questo mese.”
Oppure ancora: “Sono il nuovo responsabile amministrativo. Può mandarmi l’elenco completo degli stipendi?”
La richiesta può sembrare perfettamente plausibile. Ma c’è una domanda da fare prima di fornire l’informazione: chi c’è realmente dall’altra parte?
La voce al telefono non è un sistema di autenticazione
Uno Studio di commercialisti o consulenti del lavoro gestisce informazioni particolarmente delicate: redditi, coordinate bancarie, assenze, dati dei familiari, posizioni contributive. Informazioni relative alla salute o all’appartenenza sindacale possono inoltre emergere nell’ambito della gestione del rapporto di lavoro.
Il Garante ha più volte richiamato la necessità di adottare modalità di comunicazione che evitino una conoscenza indebita dei dati dei lavoratori.
Quando ci sono dubbi, bisogna verificare
Lo stesso GDPR, nell’ambito dell’esercizio dei diritti dell’interessato, prevede che il titolare possa richiedere ulteriori informazioni quando vi siano ragionevoli dubbi sull’identità della persona che presenta la richiesta.
Il principio organizzativo è utile anche nella quotidianità: prima di comunicare dati, bisogna sapere con sufficiente certezza a chi li stiamo comunicando e se quella persona è legittimata a riceverli.
Questo non significa chiedere una carta d’identità per ogni telefonata. Significa definire modalità coerenti con il rischio.
Per esempio: richiamare un referente attraverso un numero già registrato; utilizzare indirizzi email precedentemente verificati; prevedere referenti autorizzati; evitare di comunicare dati particolarmente delicati sulla base di una semplice dichiarazione telefonica.
Fai una piccola simulazione
Chiedi a un collega di telefonare fingendosi un cliente e dicendo: “Buongiorno, sono il nuovo responsabile HR. Potrebbe inviarmi i cedolini di questo mese?”
Come reagisce chi risponde? Chiede una verifica? Consulta una procedura? Oppure manda immediatamente il documento?
Il risultato può dirti molto sull’organizzazione dello Studio.
Vuoi fare un check gratuito?
Durante il nostro check gratuito dello Studio analizziamo i principali flussi attraverso cui vengono comunicati dati di clienti e lavoratori e verifichiamo se ci sono procedure da rafforzare.
Fonti e approfondimenti
Regolamento (UE) 2016/679 – artt. 5, 12 e 32: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj?locale=it
Garante Privacy – Diritti degli interessati e verifica dell’identità: https://www.garanteprivacy.it/regolamentoue/diritti-degli-interessati
Garante Privacy – Linee guida sul trattamento dei dati dei lavoratori privati: https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/1364939