CIRCOLARE MONOGRAFICA
DI SANDRA PENNACINI, MATTEO RIZZARDI | 3 LUGLIO 2026
L’utilizzo accidentale della funzione di chiusura per disconoscere un terminale genera un blocco irreversibile
La procedura telematica per il collegamento logico tra registratori telematici e POS presenta rigidità che rischiano di generare gravi problematiche in capo agli esercenti. L’utilizzo accidentale della funzione di chiusura per disconoscere un terminale genera infatti un blocco irreversibile, che impedisce persino il reinserimento manuale del dispositivo, ponendo il contribuente nell’impossibilità oggettiva di rispettare il dettato normativo e, paradossalmente, esponendolo a pesanti sanzioni.
Premessa
L’obbligo di garantire la piena interazione tra il processo di registrazione dei corrispettivi e quello di pagamento elettronico, introdotto dalla Legge di Bilancio 2025 (Legge 30 dicembre 2024, n. 207) con decorrenza dal 1° gennaio 2026, presenta aspetti particolarmente delicati.
L’impianto sanzionatorio è severo: il mancato collegamento tra POS e registratore telematico (RT) è equiparato alla violazione di omessa installazione degli strumenti di certificazione, con conseguente sanzione pecuniaria da un minimo di 1.000 euro a un massimo di 4.000 euro, a cui si affianca la sanzione accessoria della sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività per un periodo da 15 giorni a 2 mesi (fino a 6 mesi in caso di recidiva).
Da qui la necessità di ottemperare con la massima attenzione e la gravità del fatto che il contribuente può ritrovarsi nell’impossibilitàdi farlo a causa di un mero “blocco informatico” dovuto ad un errore iniziale di mappatura dei dispositivi in uso.
La funzione “lucchetto” e il disconoscimento del POS
Per agevolare l’adempimento, l’infrastruttura del portale “Fatture e corrispettivi” propone all’esercente un elenco precompilato degli strumenti di pagamento elettronico a lui intestati, basato sui flussi informativi trasmessi mensilmente all’anagrafe tributaria dagli operatori finanziari (Acquirer).
Tuttavia, come precisato nel Manuale Operativo (Allegato 2) dell’Agenzia delle Entrate, può verificarsi il caso in cui la procedura web riporti un POS di cui il contribuente non è in realtà titolare.
A fronte di un’errata attribuzione da parte dell’Acquirer, l’esercente ha la facoltà di segnalare tale anomalia accedendo alla specifica sezione “POS non collegati”. In questo ambiente, selezionando l’icona a forma di lucchetto (funzione “Chiusura”), è possibile dichiarare la non titolarità dello strumento.
Sulle conseguenze di tale operazione, la Guida Operativa rilasciata dall’Agenzia specifica: “A seguito della dichiarazione di non titolarità del POS o di dismissione dello stesso, la funzionalità non mostra più tale POS nell’elenco di quelli da collegare. Tale operazione non è reversibile”.
L’assurda rigidità del sistema informatico
L’irreversibilità della procedura assume contorni inquietanti nel momento in cui la funzione “lucchetto” venga attivata per un mero errore materialeda parte dell’utente.
Si ponga il caso di un contribuente (o del suo intermediario) che disconosca inavvertitamente un POS che in realtà è a lui riconducibile.
Accortosi della svista, l’operatore – per assolvere all’obbligo di collegamento – si attiverà al fine di ripristinare la situazione, conscio del fatto che (così come previsto dalle specifiche tecniche dell’Agenzia) il terminale non verrà più proposto dagli automatismi del sistema, in quanto formalmente bollato come “estraneo”.
Sin qui, nulla di strano. La soluzione più logica dovrebbe essere quella di rassegnarsi alla mancata proposizione “in automatico” del POS cui è stato apposto il lucchetto, potendo comunque rimediare procedendo ad un nuovo inserimento dello stesso, avvalendosi della funzione “Aggiungi POS”, studiata proprio per l’inserimento manuale dei terminali non presenti in elenco.
Tuttavia, all’atto del tentativo di reinserimento del POS erroneamente “lucchettato” emerge una clamorosa criticità: il sistema telematico blocca il tentativo di inserimento manuale, restituendo un messaggio di errore in cui si avvisa che il POS risulta “già presente”.
In pratica, il terminale già risulta nello storico dell’archivio POS, ma “congelato” dalla pregressa (ed errata) dichiarazione di non titolarità, e pertanto non è possibile inserirlo nuovamente. Questa incomprensibile impostazione del sistema informatico trasforma un banale erroreiniziale di censimento iniziale in una sorta di “condanna”. Infatti, ci si trova ad operare su una architettura software la cui rigidità – che va ben oltre quanto previsto dalla norma, la quale in nessun passaggio prevede una simile, assoluta irreversibilità – preclude la possibilità di rimediare all’errore.
Gli effetti sono gravi e paradossali: se si sbaglia l’apposizione del lucchetto, è materialmente impossibile procedere oltre con riferimento al POS interessato, e quindi l’esercente è condannato a vedersi contestare la violazione di omesso collegamento con l’RT. Quanto sopra, non certo per cause imputabili a una volontà evasiva, bensì a causa di un portale che non pare ammettere la possibilità che si possa fare “un click” errato.
L’illogicità del sistema alla luce della normativa vigente sempre in tema di RT
L’assoluta irreversibilità del “lucchetto” POS stride con l’impostazione, normalmente più elastica, che caratterizza gli adempimenti in materia di corrispettivi telematici. Sia la normativa primaria sia la prassi dell’Agenzia delle Entrate, infatti, riconoscono in diversi casi la possibilità di correggere errori materiali o di procedura, purché il contribuente si attivi tempestivamente e in buona fede.
In altri termini, l’architettura ordinaria del sistema è costruita sul rimedio possibile; la gestione del POS “lucchettato”, viceversa, innesta una rigidità informatica che non trova riscontro nel dettato legislativo e finisce per creare, di fatto, situazioni di impossibilità tecnica di adempiere.
Quanto sopra evidenziato appare ancora più assurdo se consideriamo quanto segue. Nel sistema dei registratori telematici (RT) e, più in generale, nella disciplina della trasmissione telematica dei corrispettivi, il legislatore e l’Agenzia hanno espressamente previsto margini di correzione.
Il Provvedimento del 28 ottobre 2016 stabilisce che, in caso di esito negativo della trasmissione dei corrispettivi:
- le informazioni si considerano non trasmesse;
- l’esercente è tenuto a ritrasmettere il file corretto entro cinque giorni lavorativi successivi alla comunicazione di scarto.
L’errore, dunque, non viene “cristallizzato”, ma è strutturalmente concepito come sanabile mediante un nuovo invio entro un termine definito.
La stessa logica emerge:
- nelle disposizioni di attuazione per altri flussi telematici (si pensi alla trasmissione dei dati dei distributori automatici), dove il meccanismo scarto/ri-invio entro cinque giorni è divenuto lo standard operativo;
- nella circolare n. 3/E del 21 febbraio 2020, che, pur qualificando come violazione l’omessa o tardiva memorizzazione/trasmissione, riconosce la possibilità di ricorrere al ravvedimento operoso ex art. 13 del D.Lgs. n. 472/1997, anche a fronte di adempimenti spontanei ma tardivi;
- nelle stesse previsioni del Provvedimento 28 ottobre 2016 in tema di eventi straordinari (dispositivo fuori servizio), che consentono l’utilizzo di un registro di emergenza – anche informatico – fino al ripristino del RT, a condizione che i dati vengano comunque trasmessi successivamente, proprio per evitare che il problema tecnico si traduca in un “buco nero” insanabile.
Siamo, dunque, in un contesto nel quale l’errore tecnico o procedurale non è, in linea di principio, definitivo, se il contribuente si attiva nei termini indicati e, anche laddove la violazione risulti perfezionata, l’ordinamento riconosce strumenti di attenuazione e regolarizzazione (ravvedimento, graduazione della sanzione, valutazione della concreta offensività).
Errori di censimento, QR code e anagrafe dei dispositivi: il sistema ammette la “seconda chance”
Ulteriore fronte nel quale l’Agenzia, pur con molte cautele, ammette il rientro dagli errori è quello del censimento dei dispositivi (registratori telematici e, indirettamente, strumenti di pagamento) e del QR code.
Già il Provvedimento del 28 ottobre 2016 ha costruito un sistema di censimento dinamico dei RT, prevedendo:
- la disponibilità, nell’area riservata, di un vero e proprio “libretto di dotazione informatico” per ciascun registratore, contenente i dati identificativi del dispositivo e dell’esercente;
- il rilascio, per ogni RT, di un QR code da apporre in modo visibile sull’apparecchio, così da consentire a chiunque di verificare online i dati del titolare e del punto vendita.
Il QR code è quindi concepito come presidio di controllo incrociato: se il tecnico sbaglia ad inserire la partita IVA in fase di attivazione, la discrasia è, almeno teoricamente, rilevabile immediatamente mediante una semplice scansione.
La realtà operativa, tuttavia, ha mostrato che errori di censimento continuano a verificarsi. Emblematico, in questo senso, è il caso oggetto dell’Interpello n. 737/2021:
- un RT viene erroneamente abbinato alla partita IVA di una tipografia, anziché a quella dell’effettivo esercente (una parrucchiera in regime forfetario);
- per un intero periodo d’imposta, i corrispettivi della parrucchiera risultano trasmessi e memorizzati a nome della tipografia, che neppure se ne accorge, non essendo soggetta all’obbligo di invio.
Quando l’errore emerge, l’Agenzia non nega la gravità del vizio (mancata/errata memorizzazione e trasmissione, con conseguenti sanzioni ai sensi dell’art. 6 D.Lgs. n. 471/1997) ma riconosce un percorso di rientro, suggerendo che la tipografia – soggetto inconsapevolmente destinatario dei flussi – segnali uno ad uno, sul portale “Fatture e Corrispettivi”, nella sezione “Monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi”, che si tratta di invii “non dovuti per errato abbinamento registratore di cassa”, indicando la corretta partita IVA dell’esercente.
Proprio alla luce di questa tradizione, il “punto di non ritorno” introdotto sul POS appare un corpo estraneo.
La funzione “lucchetto”, concepita – almeno sulla carta – come strumento per pulire l’elenco da attribuzioni errate o terminali obsoleti, si trasforma così, in caso di utilizzo errato, in un meccanismo di esclusione definitiva del POS dal perimetro dei collegamenti possibili.
Il profilo più critico non è tanto l’errore dell’utente, quanto la scelta – tutta interna all’architettura software – di rendere irreversibile l’operazione di chiusura:
- nessuna disposizione di legge impone che la dichiarazione di non titolarità o di dismissione del POS debba essere irreversibile;
- l’art. 2, comma 3, del D.Lgs. n. 127/2015, come sostituito dalla Legge 30 dicembre 2024, n. 207, si limita a richiedere che lo strumento di pagamento elettronico sia sempre collegato allo strumento di memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi;
- nessuna norma prevede che un click sbagliato sul portale debba precludere definitivamente la possibilità di effettuare questo collegamento.
Anzi, se si guarda al complesso delle regole su RT, file scartati, QR code e persino errori di abbinamento di partita IVA, il sistema è orientato in senso diametralmente opposto: l’errore deve poter essere corretto.
In assenza di una funzione telematica ordinaria di “sblocco”, il contribuente è costretto a percorsi informali (segnalazioni via PEC, chiamate all’assistenza, istanze prive di base procedurale codificata) che:
- non hanno tempi certi;
- non sono disciplinati da alcun atto generale;
- lasciano l’esercente in una zona grigia di protratta irregolarità, non imputabile a una scelta elusiva ma a una mera rigidità delle procedure informatiche.
Riflessioni sanzionatorie
L’effetto pratico di questa rigidità sarebbe meno grave se ci si muovesse in un contesto sanzionatorio “mite”. Ma è vero esattamente il contrario.
La Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024) ha infatti:
- riscritto il comma 3 dell’art. 2 del D.Lgs. n. 127/2015, imponendo, dal 1° gennaio 2026, la piena integrazione tecnica tra processo di registrazione dei corrispettivi e processo di pagamento elettronico;
- modificato in modo incisivo gli artt. 11 e 12 del D.Lgs. n. 471/1997, introducendo un regime di particolare severità per le violazioni connesse al collegamento POS-RT.
In particolare:
- l’art. 11, comma 2-quinquies, esteso dalla Legge n. 207/2024, applica la sanzione amministrativa di 100 euro per ciascuna trasmissione, con limite di 1.000 euro per trimestre, anche alle violazioni degli obblighi di memorizzazione o trasmissione dei pagamenti elettronici di cui all’art. 2, comma 3, D.Lgs. n. 127/2015;
- il comma 5 dell’art. 11 dispone che la sanzione da 1.000 a 4.000 euro, originariamente prevista per l’omessa installazione degli apparecchi misuratori fiscali, si applica anche al mancato collegamento dello strumento hardware o software mediante il quale sono accettati i pagamenti elettronici allo strumento che registra e memorizza i corrispettivi;
- l’art. 12, comma 3, a sua volta, estende le sanzioni accessorie (sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività da 15 giorni a 2 mesi, elevabili fino a 6 mesi in caso di recidiva) anche all’ipotesi di mancato collegamento POS-RT.
L’abbinamento tra un sistema informatico che rende irreversibile una scelta operata con un semplice click e un apparato sanzionatorio che punisce il mancato collegamento con sanzioni pecuniarie elevate e sospensione della licenza, determina un salto di severità che, alla prova dei principi generali (colpevolezza, proporzionalità, tutela dell’affidamento), appare difficilmente giustificabile.
Tutto ciò, a fronte di una realtà fattuale in cui il POS esiste, è installato e funzionante, l’esercente non ha alcuna intenzione di sottrarsi all’obbligo e l’ostacolo all’adempimento è rappresentato esclusivamente da una scelta di configurazione del portale, che nega qualsiasi canale di rientro ordinario.
Sul piano soggettivo, il quadro è rovesciato:
- il dolo è inesistente: l’errore di click non è espressione di una strategia evasiva;
- la colpa, nella ricostruzione tradizionale di cui all’art. 5 del D.Lgs. n. 472/1997, è quantomeno attenuata da due fattori:
- la mancata rappresentazione, da parte del sistema, della gravità e irreversibilità dell’operazione di chiusura (non siamo in presenza di un warning proporzionato agli effetti);
- la impossibilità tecnica di porre rimedio mediante i canali ordinari messi a disposizione dall’Amministrazione.
Si ricorda che l’ordinamento sanzionatorio, tramite l’art. 6 del D.Lgs. n. 472/1997, prevede poi specifiche cause di non punibilità, tra cui:
- le obiettive condizioni di incertezza sulla portata e sull’ambito di applicazione delle disposizioni;
- la forza maggiore, intesa come circostanze estranee al contribuente, inevitabili e imprevedibili, che annullano la sua capacità di conformarsi alla norma;
Un cortocircuito sistemico: stessa Amministrazione, due pesi e due misure
Il raffronto tra i diversi ambiti della disciplina dei corrispettivi telematici mette in luce un cortocircuito sistemico:
- da un lato, per RT, file scartati, QR code ed errori di censimento, l’Agenzia
- ammette la fisiologia dell’errore;
- prevede strumenti di rientro (ritrasmissione, sostituzione, rigenerazione, segnalazioni in piattaforma);
- riconosce il ruolo del ravvedimento
- e, in casi come l’Interpello n. 737/2021, consente persino di correggere in via telematica situazioni di abbinamento completamente errato dei corrispettivi;
- dall’altro, per il collegamento POS-RT:
- introduce una funzione (“chiusura” tramite lucchetto) che non tollera margini di errore;
- esclude ogni possibilità di reinserimento manuale del POS erroneamente disconosciuto;
- non disciplina alcun percorso ordinario di revoca o sblocco.
Conclusioni
In un sistema che, almeno sulla carta, dovrebbe valorizzare la collaborazione e la buona fede del contribuente, questa deriva informatizzata-punitiva non appare ragionevole. E soprattutto non è coerente con la stessa architettura normativa e di prassi che, su fronti persino più sensibili (documenti commerciali errati, partite IVA invertite, file scartati), ha costruito negli anni una fitta rete di “second chance”.
Il caso del POS “lucchettato” mostra, in definitiva, un’Amministrazione che, invece di utilizzare il canale telematico per semplificare e rendere meno onerose (come pure impongono le norme di rango primario) le operazioni degli esercenti, finisce per usare l’informatica come leva per irrigidire oltre misura l’adempimento, con il rischio concreto di moltiplicare le violazioni “di sistema” a carico dei contribuenti più diligenti.
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