CIRCOLARE MONOGRAFICA – OBBLIGHI DOCUMENTALI
A CURA DI STUDIOMARINI.NET | 7 OTTOBRE 2026
Chiarimenti del MLPS in merito alla gestione del rapporto di lavoro, nella fase iniziale ed in costanza dello stesso
Il Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali – con Interpello 30 settembre 2026, n. 2 – ha fornito chiarimenti in merito alla richiesta del Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro, relativamente al fatto se: gli obblighi di consegna al lavoratore di documenti che non richiedono attività compilativa o dichiarativa da parte dello stesso possano essere assolti mediante messa a disposizione in un’area riservata di una piattaforma informatica accessibile al solo lavoratore interessato; la compilazione e la sottoscrizione della documentazione contenente dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore possano essere effettuate mediante applicativi digitali o strumenti informatici equivalenti, previa identificazione elettronica del dichiarante e nel rispetto della disciplina di cui al D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD).
Premessa
La costituzione del rapporto di lavoro (con tutto ciò che ne consegue da un punto di vista amministrativo, previdenziale, assicurativo) ha dei risvolti lavoristici di rilevante importanza.
Al riguardo, lo scorrere del tempo ha modificato non solo l’organizzazione del lavoro (e dei lavori), ma anche la modalità di consegna dei relativi documenti.
I prossimi anni saranno ancora “impattati” dalla tecnologia, se si pensa l’incidenza che avrà l’IA nelle scelte dei datori di lavoro e nella creazione di nuovi lavori.
Al riguardo, il Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali – con Interpello n. 2/2026 – ha fornito dei chiarimenti in merito alla gestione del rapporto di lavoro, nella fase iniziale ed in costanza dello stesso.
Nell’analisi che segue, si analizzeranno i due quesiti presentati dal Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro e le relative risposte del Dicastero.
Area riservata di una piattaforma informatica accessibile al solo lavoratore interessato
Il primo quesito afferisce all’utilizzo di una piattaforma dedicata (dove scaricare/verificare alcuni documenti) in luogo della consegna fisica degli stessi.
Al riguardo, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha richiamato due precedenti interventi su tematiche pressocché analoghe.
Nel dettaglio:
– con Interpello n. 1/2008, ha ritenuto ammissibile l’assolvimento dell’obbligo di consegna del prospetto paga mediante posta elettronica certificata, in quanto ritenuta idonea a garantire l’effettiva disponibilità del documento al lavoratore, a condizione che vi sia la prova dell’effettiva consegna del documento alla scadenza prevista per il pagamento della retribuzione e che il datore ponga a disposizione del lavoratore idonee tecnologie e attrezzature informatiche per la ricezione e la stampa del prospetto, così da assicurare che i relativi oneri non gravino sul prestatore;
– con Interpello n. 13/2012, è stato chiarito che la consegna può avvenire anche mediante posta elettronica ordinaria o mediante collocazione del documento in un’apposita area riservata accessibile al lavoratore con password o codice segreto personale, purché resti garantita la possibilità di entrare nella disponibilità del documento e di materializzarlo e sempre che risulti tracciabile la relativa messa a disposizione.
Al riguardo, il MLPS ha precisato che sotto il profilo tecnico-organizzativo non si ravvisano elementi ostativi alla messa a disposizione della documentazione mediante un’area riservata di una piattaforma aziendale accessibile al lavoratore interessato, purché il processo adottato assicuri adeguate garanzie in ordine all’identificazione dell’utente, all’accessibilità e disponibilità della documentazione, alla sua integrità, nonché alla tracciabilità della data di messa a disposizione e, ove richiesta dalla disciplina del singolo documento, della relativa presa visione.
La piattaforma può essere gestita direttamente dal datore di lavoro oppure dal professionista incaricato o da un fornitore di servizi, ferme restando la responsabilità datoriale per l’adempimento e l’osservanza della disciplina sulla protezione dei dati personali.
Pertanto, in assenza di disposizioni che prescrivano specifiche modalità di consegna, gli obblighi documentali possono essere assolti mediante messa a disposizione dei documenti in un’area riservata della piattaforma aziendale accessibile esclusivamente al lavoratore interessato, purché siano garantiti:
- l’identificazione dell’utente e la sicurezza del processo di accesso;
- l’accessibilità e la disponibilità della documentazione da parte del lavoratore, intese come possibilità di visionare, conservare e riprodurre i documenti;
- l’integrità dei documenti;
- la tracciabilità della data di messa a disposizione e, ove richiesta, della presa visione da parte del lavoratore.
La messa a disposizione può riguardare contestualmente più documenti, anche con un’unica conferma di presa visione riepilogativa, purché il sistema registri distintamente, per ciascun documento, la data di messa a disposizione e la relativa presa visione, ove richiesta.
Corretta modalità di identificazione elettronica del dichiarante
Il secondo quesito riguarda il caso in cui la documentazione contiene dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore. In questo caso occorre distinguere l’identificazione elettronica dalla sottoscrizione.
SPID e CIE possono essere utilizzati per identificare il lavoratore, ma il loro impiego, da solo, non equivale all’apposizione di una firma elettronica.
In tal senso, ai fini della validità ed efficacia del documento informatico, assumono rilievo le disposizioni ex art. 20, comma 1-bis, D.Lgs. n. 82/2005, secondo cui il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta ed è idoneo a produrre gli effetti previsti dall’art. 2702 c.c. quando vi sia apposta una firma digitale, una firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata, ovvero quando esso sia formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo che ne garantisca sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità manifesta e inequivoca al medesimo autore.
Sul punto, il MLPS ha escluso che l’art. 65 del CAD possa costituire il fondamento diretto per le dichiarazioni rese dal lavoratore a un datore privato, poiché la disposizione riguarda le istanze e dichiarazioni telematiche rivolte alle pubbliche amministrazioni e ai gestori di servizi pubblici.
Non viene, inoltre, riconosciuta alla Carta nazionale dei servizi (CNS), in questo specifico ambito, un’equivalenza a SPID e CIE in assenza di una specifica previsione normativa.
Pertanto, il Dicastero non ha ritenuto di ravvisare elementi ostativi alla digitalizzazione degli adempimenti richiamati nell’Interpello.
Per i documenti a contenuto meramente informativo è sufficiente la messa a disposizione tracciata secondo le garanzie indicate con riferimento al primo quesito; per i documenti che contengono dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore è necessaria la sottoscrizione con firma digitale, firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata, ovvero la formazione del documento con il processo di cui all’articolo 20, comma 1-bis , del CAD, non essendo sufficiente la sola identificazione mediante SPID o CIE.
Restano fermi gli eventuali requisiti di forma e i termini prescritti dalla disciplina propria di ciascun documento, la cui verifica compete al datore di lavoro, nel rispetto del CAD, del Regolamento eIDAS e delle pertinenti Linee guida AgID.
Il MLPS ha, infine, chiarito che per tutte le tipologie di documenti oggetto dell’Interpello de quo, il datore di lavoro dovrà essere in grado di dimostrare, anche in occasione di eventuali accertamenti ispettivi, l’effettivo assolvimento degli adempimenti e la corretta formazione dei documenti, mediante la conservazione delle evidenze informatiche idonee a comprovare l’avvenuta messa a disposizione della documentazione e, nei casi in cui sia richiesta una dichiarazione del lavoratore, la riconducibilità della stessa al soggetto dichiarante con le modalità sopra richiamate.
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