Preheader: Clienti, collaboratori, software e procedure cambiano. La privacy dello Studio li ha seguiti?
Settembre, per molti Studi professionali, è un piccolo nuovo inizio.
Si rientra dalle ferie, si riorganizzano le attività, si pianificano le scadenze dei prossimi mesi e spesso si introducono nuovi collaboratori, nuovi strumenti o nuove modalità di lavoro.
Ma c’è una domanda che raramente viene fatta:
la gestione privacy dello Studio è cambiata insieme allo Studio?
Pensiamo a cosa può essere successo negli ultimi dodici mesi.
Un nuovo collaboratore ha iniziato a lavorare con voi. Avete cambiato gestionale o introdotto un nuovo software cloud. I clienti hanno iniziato a inviare documenti tramite nuovi canali. È stato attivato un nuovo servizio per la gestione delle paghe. Qualcuno ha iniziato a utilizzare strumenti di Intelligenza Artificiale. Sono cambiati PC, server, sistemi di backup o modalità di lavoro da remoto.
Nel frattempo, però, registro dei trattamenti, autorizzazioni, informative e procedure interne potrebbero essere rimasti esattamente come prima. Ed è qui che nasce il problema.
Essere compliant non significa avere “i documenti GDPR”
Il Regolamento europeo richiede al titolare del trattamento di mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate e di essere in grado di dimostrarela conformità dei trattamenti.
E precisa un aspetto fondamentale: queste misure devono essere riesaminate e aggiornate quando necessario.
Il Garante Privacy ricorda inoltre che il Registro delle attività di trattamento deve essere mantenuto aggiornato e deve rappresentare ciò che accade realmente all’interno dell’organizzazione.
Non esiste quindi un “adempimento privacy di settembre”. Settembre è, però, un momento perfetto per fermarsi e verificare se ciò che è scritto nei documenti corrisponde ancora a ciò che succede ogni giorno nello Studio.
Prova a rispondere a queste domande
• Sai esattamente quali collaboratori possono accedere ai dati di ciascun cliente?
• Tutti gli account delle persone che non lavorano più con voi sono stati disattivati?
• Avete introdotto nuovi software o servizi cloud negli ultimi 12 mesi?
• I collaboratori sanno quali strumenti possono utilizzare per scambiarsi documenti contenenti dati personali?
• Se domani avvenisse una violazione di dati, tutti saprebbero chi avvisare e cosa fare?
Se anche una sola risposta è “non ne sono sicuro”, probabilmente vale la pena fare una verifica.
Facciamola insieme, gratuitamente
Abbiamo previsto un check gratuito dello Studio per commercialisti, consulenti del lavoro e Studi professionali.
L’obiettivo è semplice: analizzare insieme alcuni elementi dell’organizzazione e individuare eventuali aree che meritano attenzione dal punto di vista Privacy e GDPR.
Fonti e approfondimenti
Regolamento (UE) 2016/679 – artt. 5, 24, 30 e 32: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj?locale=it
Garante Privacy – Registro delle attività di trattamento: https://www.garanteprivacy.it/registro-delle-attivita-di-trattamento
Garante Privacy – Principi fondamentali del trattamento: https://www.garanteprivacy.it/home/principi-fondamentali-del-trattamento