Un destinatario sbagliato può trasformare un’email di routine in una comunicazione indesiderata di dati.
Devi inviare una comunicazione a diversi clienti.
Prepari l’email. Inserisci gli indirizzi. Allegato. Oggetto. Invia.
Dopo cinque secondi arriva il dubbio: “Ho utilizzato CC o CCN?” Oppure: “Era davvero quello il Mario Rossi a cui dovevo mandare il documento?”
Sono errori semplicissimi. Ed è proprio per questo che meritano attenzione.
Anche un indirizzo email può essere un dato personale
Quando consente di identificare o rendere identificabile una persona fisica, anche l’indirizzo di posta elettronica rientra nella disciplina sulla protezione dei dati personali.
Questo significa che mostrare inutilmente a diversi destinatari gli indirizzi degli altri può rappresentare una comunicazione di dati che andava evitata.
Ma il rischio maggiore, nello Studio professionale, è spesso un altro: l’allegato sbagliato.
Un cedolino inviato a un altro dipendente. Una CU inviata al cliente sbagliato. Una dichiarazione inserita nella conversazione errata. Un prospetto contenente dati di tutti i dipendenti inviato invece del prospetto individuale.
La tecnologia aiuta, ma non sostituisce una procedura
Il GDPR richiede misure tecniche e organizzative adeguate al rischio.
Una di queste può essere molto semplice: il doppio controllo prima dell’invio di documenti particolarmente delicati.
Prima di premere “Invia”, controllare:
1. destinatario;
2. allegato;
3. eventuali destinatari in copia;
4. contenuto dell’email;
5. necessità di utilizzare modalità di trasmissione più protette.
Non serve trasformare ogni email in una procedura di dieci minuti. Serve individuare quali invii meritano maggiore attenzione.
E se l’email è già partita?
Qui entra in gioco un’altra domanda fondamentale: il collaboratore sa a chi deve segnalare immediatamente l’errore?
Una comunicazione non autorizzata può rientrare nella definizione di violazione dei dati personali e deve quindi essere valutata secondo la procedura prevista dallo Studio.
Non ogni errore comporta automaticamente una notifica al Garante. Ma ogni incidente dovrebbe essere segnalato internamente e valutato, anziché nascosto sperando che nessuno se ne accorga.
Il test della settimana
Chiedi a un collaboratore: “Hai appena inviato un cedolino al destinatario sbagliato. Cosa fai?”
Se la risposta è chiara e immediata, bene. Se la risposta è: “Non lo so… provo a richiamare l’email?”, c’è qualcosa da organizzare.
Vuoi verificare gratuitamente le procedure del tuo Studio?
Durante il nostro check gratuito dello Studio possiamo individuare insieme i principali punti di rischio nella gestione quotidiana di email, allegati e documenti.
Fonti e approfondimenti
Regolamento (UE) 2016/679 – artt. 4, 5, 32, 33 e 34: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj?locale=it
Garante Privacy – Posta elettronica: https://www.garanteprivacy.it/temi/posta-elettronica
Garante Privacy – Cosa intendiamo per dati personali: https://www.garanteprivacy.it/home/diritti/cosa-intendiamo-per-dati-personali