Preheader: Carta d’identità, cedolini, IBAN e dichiarazioni stanno finendo anche negli smartphone?
Succede continuamente.
Il cliente deve mandare velocemente un documento. Apre WhatsApp. Scatta una fotografia. Invia.
Comodo, immediato, familiare.
Così sullo smartphone di un professionista o di un collaboratore possono arrivare carte d’identità, codici fiscali, cedolini, certificazioni, IBAN, documenti dei dipendenti, situazioni contabili, informazioni fiscali.
A quel punto la domanda non è: “WhatsApp è vietato dal GDPR?”
La domanda utile è: “Lo Studio ha deciso come devono essere gestiti i documenti ricevuti attraverso strumenti di messaggistica?”
Il problema non è soltanto l’app
Uno smartphone è un vero archivio digitale. Il Garante ricorda che smartphone e tablet custodiscono informazioni spesso molto delicate, comprese fotografie, messaggi e dati telematici.
Per uno Studio professionale il problema aumenta quando lo smartphone è personale.
Per esempio: un collaboratore riceve la fotografia della carta d’identità di un cliente. La scarica automaticamente nella galleria. La galleria viene sincronizzata con un account cloud personale. Il documento viene poi inoltrato a un collega. Magari rimane nella chat per anni.
A quel punto quante copie esistono? E soprattutto: lo Studio le controlla ancora?
Vietare tutto non è sempre la soluzione
La soluzione organizzativa non consiste necessariamente nel dichiarare: “Da oggi WhatsApp è vietato”.
Occorre piuttosto stabilire delle regole:
• quali canali utilizzare normalmente per ricevere i documenti;
• cosa può essere ricevuto tramite messaggistica;
• cosa fare del documento dopo averlo acquisito;
• se sono ammessi dispositivi personali;
• se il salvataggio automatico dei media deve essere disabilitato;
• quando eliminare documenti e conversazioni;
• come comportarsi se il telefono viene perso o rubato.
Il GDPR richiede infatti che i dati siano trattati garantendo un livello di sicurezza adeguato e che siano limitati a quanto necessario rispetto alle finalità perseguite.
Una domanda per il tuo Studio
Chiedi ai collaboratori: “Se un cliente vi manda la sua carta d’identità su WhatsApp, cosa fate dopo averla acquisita nel gestionale?”
Se ricevi cinque risposte diverse da cinque persone diverse, non hai necessariamente un problema di persone. Probabilmente hai un problema di procedura.
Vuoi verificare gratuitamente anche questi flussi?
Nel nostro check gratuito dello Studio possiamo analizzare insieme come vengono ricevuti, trasferiti e conservati i documenti dei clienti e individuare eventuali aree da migliorare.
Fonti e approfondimenti
Regolamento (UE) 2016/679 – artt. 5, 24 e 32: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj?locale=it
Garante Privacy – Smartphone e tablet: https://www.garanteprivacy.it/temi/smartphone
Garante Privacy – Principi fondamentali del trattamento: https://www.garanteprivacy.it/home/principi-fondamentali-del-trattamento