1° Documento Riservato: Segnalazioni di operazioni sospette: le istruzioni UIF applicabili dal 1° luglio 2026

CIRCOLARE MONOGRAFICA

DI ARMANDO URBANO | 2 LUGLIO 2026

Novità introdotte dalle nuove istruzioni per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette: valorizzazione del processo valutativo effettivo ed esclusione degli automatismi segnaletici

Le nuove Istruzioni per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette, emanate dalla UIF il 18 dicembre 2025 e applicabili dal 1° luglio 2026, sostituiscono il Provvedimento del 4 maggio 2011 e introducono un impianto sistematico fondato sui principi della collaborazione attiva, sugli adempimenti organizzativi e sulle regole di utilizzo del portale Infostat-UIF. Per i professionisti, il Documento valorizza la necessità di un processo valutativo effettivo, esclude automatismi segnaletici, richiama la centralità della qualità informativa della SOS e attribuisce rilievo alla figura del referente SOS, alla procedura interna di segnalazione e al rispetto di requisiti stringenti di chiarezza, pertinenza, completezza, tempestività e riservatezza. L’intervento regolatorio rafforza, inoltre, la dimensione organizzativa della collaborazione attiva, richiedendo presidi proporzionati alla struttura e alla complessità dell’attività esercitata.

L’entrata in vigore e la struttura del nuovo Provvedimento

Con Provvedimento del 18 dicembre 2025, pubblicato sul sito della UIF il giorno successivo e nella Gazzetta Ufficiale, Serie Generale n. 302 del 31 dicembre 2025, sono state emanate le Istruzioni per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette ai sensi dell’art. 6, comma 4, lett. d), e dell’art. 35, comma 3, del D.Lgs. n. 231/2007. Il Documento sostituisce il Provvedimento UIF del 4 maggio 2011 e i relativi allegati. Le Istruzioni si applicano anche ai destinatari individuati dall’art. 3 del D.Lgs. n. 231/2007, tra cui sono inclusi i professionisti, e devono essere utilizzate nell’adempimento dell’obbligo di segnalazione delle operazioni sospette a decorrere dal 1° luglio 2026.

Il nuovo impianto è articolato in sezioni organicamente coordinate:

  • Disposizioni preliminari;
  • Parte prima, dedicata ai principi della collaborazione attiva e alle fasi di individuazione, esame e segnalazione delle anomalie;
  • Parte seconda, relativa agli adempimenti organizzativi, con particolare riguardo al referente SOS e alla procedura interna di segnalazione;
  • Parte terza, concernente la registrazione al portale Infostat-UIF, la compilazione e la trasmissione delle segnalazioni;
  • Disposizioni finali sull’entrata in vigore e sull’applicazione del Provvedimento.

L’intervento regolatorio mira a rafforzare tempestività, completezza e qualità informativa delle segnalazioni.

La SOS come esito di un processo valutativo

La prima parte delle Istruzioni pone alla base del sistema una precisa opzione metodologica: la segnalazione di operazione sospetta deve essere l’esito di un processo valutativo effettivo, fondato sull’esame di anomalie soggettive e oggettive. Il destinatario è tenuto a verificare se tali anomalie trovino giustificazione nelle informazioni disponibili oppure se integrino fondati motivi di sospetto. La SOS, pertanto, non può essere trattata come un adempimento seriale o meramente formale, ma deve rappresentare il punto di arrivo di un’analisi concreta e documentabile.

Il Provvedimento chiarisce anche quale debba essere il contenuto sostanziale minimo della segnalazione. Essa deve rappresentare adeguatamente gli elementi soggettivi e oggettivi del sospetto, le operazioni e i soggetti interessati, le valutazioni compiute dal destinatario e le circostanze necessarie a consentire alla UIF e agli altri organi competenti di svolgere gli approfondimenti. Ne deriva che il valore della SOS non dipende solo dalla mera trasmissione, ma anche dalla qualità descrittiva e argomentativa della sua costruzione.

Nell’adempimento dell’obbligo segnaletico devono inoltre essere rispettati i principi di diligenza professionale, buona fede, tempestività, completezza, chiarezza, pertinenza e tutela delle persone segnalate. Le Istruzioni aggiungono un’indicazione di particolare rilievo applicativo: poiché la SOS contiene dati personali e altre informazioni destinate a essere trattate per finalità di interesse pubblico e conservate per periodi prolungati, il destinatario deve inserire esclusivamente le informazioni strettamente pertinenti e necessarie alla rappresentazione del sospetto. La completezza, dunque, non coincide con l’accumulo indiscriminato di dati, ma con la selezione ragionata delle informazioni rilevanti.

Da questo impianto discende il netto divieto di automatismi e di approcci meramente cautelativi. Le Istruzioni precisano che non è corretto segnalare soltanto perché è stata superata una soglia quantitativa, è pervenuta una richiesta di informazioni, sono in corso controlli o accertamenti delle Autorità oppure si è verificata una circostanza astrattamente anomala. La segnalazione deve essere completa ma anche sintetica: gli elementi devono essere selezionati in funzione della fattispecie concreta e della loro effettiva rilevanza, evitando informazioni ridondanti o estranee.

Individuazione delle anomalie e informazioni utilizzabili

Le modalità di individuazione delle anomalie possono variare in funzione delle caratteristiche del destinatario, della natura dell’attività svolta, della complessità organizzativa, del principio di proporzionalità e del rischio di riciclaggio, di attività criminosa o di finanziamento del terrorismo. Il Documento non impone quindi uno schema uniforme di rilevazione, ma richiede che la selezione delle operatività significative sia calibrata sulla concreta realtà organizzativa e operativa del soggetto obbligato.

Per individuare le operatività significative, i destinatari devono utilizzare tutte le informazioni disponibili. Possono assumere rilievo le valutazioni del rischio effettuate ai sensi della normativa antiriciclaggio, le richieste dell’Autorità giudiziaria o degli organi investigativi riguardanti fatti penalmente rilevanti, le richieste delle Autorità di vigilanza o della UIF, le analisi del rischio di credito riferite al soggetto, ulteriori fonti informative e fonti pubblicamente accessibili, purché attendibili, indipendenti e aggiornate. Nell’ambito dell’adeguata verifica, deve essere esaminata continuativamente l’operatività complessiva dei soggetti con cui vengono intrattenuti rapporti continuativi; anche in assenza di un rapporto continuativo assume rilievo la conoscenza complessivamente maturata sul soggetto quando questi effettui operazioni ripetute, soprattutto in un arco temporale ristretto.

Le Istruzioni affrontano espressamente il tema degli strumenti informatici e dei sistemi di intelligenza artificiale. Possono essere impiegati strumenti basati su parametri quantitativi e qualitativi per individuare operazioni anomale; al di fuori dei casi in cui tali strumenti siano obbligatori, il loro impiego è considerato particolarmente opportuno nelle attività caratterizzate da operazioni frequenti, ripetitive o appartenenti alla stessa tipologia. Anche i sistemi di intelligenza artificiale sono ammessi, purché rispettino le disposizioni eventualmente applicabili, si basino su dati oggettivi e verificabili, siano accompagnati da valutazioni adeguate e prevedano un intervento umano volto a controllare ed eventualmente validare le anomalie rilevate. I parametri utilizzati devono inoltre tenere conto, quando pertinenti, degli indicatori di anomalia, degli schemi rappresentativi e degli altri strumenti elaborati dalla UIF.

Il Provvedimento disciplina anche la condivisione delle anomalie. Nel rispetto della protezione dei dati personali, della segretezza e della riservatezza, i destinatari possono condividere tra loro anomalie relative a operazioni caratterizzate da elementi comuni. Tuttavia, al di fuori dei casi espressamente consentiti dalla normativa, tale condivisione non deve contenere riferimenti all’eventuale invio di una SOS conseguente alle valutazioni svolte. Anche in questo segmento procedimentale, quindi, la riservatezza costituisce un vincolo strutturale.

Esame delle anomalie e tracciabilità della decisione di non segnalare

Le anomalie individuate devono essere esaminate per stabilire se ricorrano effettivi motivi di sospetto. Quando esse derivano da sistemi informatici, il destinatario può designare un soggetto o una struttura incaricata di un vaglio preliminare, calibrato sulla complessità organizzativa e sul numero delle anomalie rilevate. In questa fase possono essere escluse le anomalie immediatamente e agevolmente giustificabili, mentre quelle che persistono devono essere sottoposte a una valutazione più approfondita.

L’analisi deve mettere in correlazione il soggetto, il suo profilo, l’operatività compiuta o tentata, le controparti, i soggetti collegati, gli importi, le caratteristiche delle operazioni, eventuali comportamenti omissivi o riluttanti e le circostanze pregiudizievoli, opache, inusuali o illogiche. Le Istruzioni sottolineano, in particolare, che deve essere verificata la coerenza tra tipologia e caratteristiche delle operazioni e profilo del soggetto. La mera presenza di una fattispecie astrattamente riconducibile a un indicatore di anomalia non comporta automaticamente l’obbligo di segnalazione: l’esame complessivo può legittimamente concludersi con l’esclusione del sospetto.

Proprio perché la decisione può sfociare anche nella non segnalazione, il Provvedimento richiede che il destinatario adotti accorgimenti idonei a consentire la successiva ricostruzione delle valutazioni compiute. È quindi opportuno conservare una traccia, anche sintetica, delle ragioni che hanno portato a escludere il sospetto e degli eventuali documenti consultati. Questo passaggio attribuisce rilievo alla documentazione del processo valutativo anche quando esso si chiuda senza l’invio della SOS.

Contenuto della SOS

Quando il sospetto risulti fondato, il destinatario deve inviare la SOS alla UIF, esponendo gli elementi informativi che sorreggono la valutazione. La segnalazione può riguardare una singola operazione, più operazioni funzionalmente o economicamente collegate, operazioni rifiutate, tentate, interrotte oppure eseguite, anche parzialmente, presso altri destinatari, quando note. I dati, le informazioni e i documenti posti alla base della segnalazione devono essere pertinenti, chiari, coerenti, completi, aggiornati, attendibili e corretti. Le Istruzioni escludono approcci meramente compilativi e precisano che non devono essere inserite indiscriminatamente tutte le operazioni del soggetto, né elencate operazioni di scarso importo, quotidiane o prive di collegamento con il sospetto. Prima dell’invio, il destinatario deve verificare qualità e pertinenza degli elementi inseriti.

Il Provvedimento dedica poi una sezione specifica alle circostanze che possono rilevare nell’analisi, ma non costituiscono autonomamente motivo sufficiente per segnalare. Rientrano in questa categoria:

  • le difformità tra le informazioni acquisite nell’adeguata verifica e quelle provenienti da altre fonti, comprese quelle riguardanti il titolare effettivo;
  • l’attribuzione al soggetto di un rischio elevato, soprattutto quando il rischio dipenda dall’intero settore economico, da una particolare qualifica del soggetto o da segnalazioni pregresse e risalenti;
  • la presenza di notizie negative sul soggetto, sulle controparti o sui soggetti collegati;
  • la conoscenza, derivante da rapporti di collaborazione o scambi informativi, di un’operatività anomala verificatasi presso altro destinatario e non collegata a operazioni avvenute presso chi sta effettuando la valutazione;
  • le richieste di informazioni formulate dalle Autorità competenti, comprese quelle della UIF;
  • la presenza di misure reali o personali adottate nei confronti del soggetto in relazione a fatti penalmente rilevanti.

Parimenti, non sono di per sé decisive la scelta di instaurare, interrompere o rifiutare un rapporto o una prestazione, la conoscenza di indagini o accertamenti fiscali e tributari, la mera ricorrenza di uno o più indicatori o sub-indici di anomalia e l’utilizzo del contante, anche ripetuto o superiore alle soglie previste. Tutti questi elementi devono essere valutati unitariamente, insieme alle circostanze soggettive e oggettive del caso.

Riservatezza, tempestività, reiterazione e sospensione delle operazioni

Le Istruzioni impongono ai destinatari di adottare misure organizzative adeguate per mantenere riservate le valutazioni effettuate, le operazioni sospette individuate, le comunicazioni interne e le informazioni trattate da eventuali soggetti esterni ai quali siano stati affidati adempimenti antiriciclaggio. Devono essere custoditi riservatamente gli atti e i documenti contenenti le generalità delle persone fisiche che partecipano all’iter segnaletico, rilevano il sospetto, partecipano alla sua valutazione o effettuano approfondimenti richiesti dalla UIF. Nella SOS, nei documenti allegati e nelle interlocuzioni con la UIF deve essere omesso qualsiasi riferimento, diretto o indiretto, che consenta di identificare tali persone, non essendo sufficiente la sola omissione del nome.

Quanto alla tempestività, il principio è formulato in termini espliciti: la segnalazione e ogni successivo scambio con la UIF devono avvenire con la massima sollecitudine. I tempi possono variare in funzione dell’urgenza, della complessità del caso e della quantità o qualità delle informazioni da verificare, ma il destinatario deve evitare comportamenti dilatori e assicurare una collaborazione pronta. Lo stesso principio vale anche per gli organismi di autoregolamentazione nei rapporti con i professionisti e con la UIF.

In tema di reiterazione di segnalazioni già inviate, il Provvedimento chiarisce che, quando soggetti e operatività sono già stati segnalati, non è automaticamente necessario trasmettere una nuova SOS. Occorre verificare se l’operatività successiva presenti le stesse caratteristiche della precedente oppure elementi nuovi. La valutazione deve considerare il tempo trascorso dalla precedente segnalazione, i soggetti coinvolti, i flussi di ritorno ricevuti dalla UIF, la presenza di profili nuovi e l’eventuale aggravamento del sospetto. Una nuova segnalazione è ritenuta particolarmente opportuna quando emergano cambiamenti significativi nel comportamento, nuove caratteristiche dell’operatività, nuovi legami con altri soggetti, elementi che integrano in modo rilevante lo scenario già segnalato oppure un nuovo e distinto scenario di sospetto.

Le Istruzioni disciplinano altresì la sospensione delle operazioni sospette. La UIF può sospendere una o più operazioni sospette, di propria iniziativa o su richiesta delle Autorità previste dalla normativa, anche in assenza di una precedente SOS del destinatario, purché non ne derivino pregiudizi per le indagini. Perché un’operazione possa essere valutata ai fini della sospensione, devono ricorrere congiuntamente quattro condizioni:

  1. esistenza di un motivo di sospetto fondato su circostanze soggettive e oggettive;
  2. mancata esecuzione dell’operazione e sua individuabilità nei suoi elementi essenziali;
  3. idoneità dell’esecuzione a comportare conversione, trasferimento, occultamento o utilizzo di denaro, beni o altre utilità sospettati di derivare da reato, di essere destinati al finanziamento del terrorismo o di essere finalizzati a eludere misure reali o di prevenzione patrimoniale dell’Autorità giudiziaria;
  4. assenza di una decisione rimessa esclusivamente alla discrezionalità o autonomia negoziale del destinatario.

Il destinatario può chiedere alla UIF di valutare la sospensione mediante una SOS contrassegnata dall’attributo “Richiesta di sospensione: Sì”, indicando le operazioni non ancora eseguite. In attesa dell’esito, deve astenersi dall’esecuzione, monitorare l’evoluzione e informare tempestivamente la UIF di eventuali modifiche.

Flussi di ritorno della UIF

La UIF fornisce periodicamente indicazioni sulla qualità della collaborazione attiva tramite comunicazioni sugli esiti delle SOS, schede di feedback, ulteriori flussi di ritorno e indicazioni conseguenti ai controlli svolti. Gli esiti delle segnalazioni vengono comunicati almeno ogni sei mesi e riguardano, in particolare, le SOS per le quali la UIF non abbia individuato sufficienti elementi di rischio a sostegno del sospetto, quelle classificate a basso rischio pur in presenza di alcuni elementi di sospetto e gli eventuali ulteriori esiti relativi a segnalazioni considerate a rischio. Le valutazioni tengono conto delle informazioni fornite dal destinatario, di quelle provenienti dagli organi investigativi e di quelle della Direzione Nazionale Antimafia e Antiterrorismo. Quando le segnalazioni dei professionisti sono trasmesse tramite gli organismi di autoregolamentazione, gli esiti sono inviati agli organismi, che li comunicano ai professionisti interessati.

Il Documento precisa, tuttavia, che gli esiti della UIF non costituiscono una valutazione definitiva della rischiosità del cliente o del rapporto. La gestione del rischio rimane responsabilità autonoma del destinatario; inoltre, gli esiti si fondano sulle circostanze rappresentate nella SOS, sicché variazioni o informazioni non adeguatamente descritte potrebbero condurre a valutazioni differenti. È espressamente previsto che una nuova SOS debba essere trasmessa quando emergano nuovi elementi soggettivi o oggettivi, quando il sospetto venga rivalutato alla luce di nuove informazioni o quando informazioni già esistenti non siano state adeguatamente rappresentate nella precedente segnalazione.

La scheda di feedback viene predisposta almeno annualmente per i destinatari che, nell’anno di riferimento, abbiano inviato un numero rilevante di segnalazioni, determinato dalla UIF. Essa contiene una valutazione sintetica della collaborazione attiva, rapportata a un gruppo di appartenenza, con dati aggregati su grado di partecipazione, tempestività, modalità di compilazione delle SOS e qualità complessiva della collaborazione. Anche i destinatari che non ricevano una scheda individuale possono beneficiare di flussi di ritorno destinati a gruppi o categorie, eventualmente tramite organismi di autoregolamentazione o associazioni rappresentative. I destinatari devono utilizzare tali informazioni per migliorare progressivamente i propri processi e rimuovere senza ritardo le criticità evidenziate dalla UIF.

In merito ai rapporti tra SOS e altri obblighi normativi, il principio generale affermato dal Provvedimento è che la segnalazione non sostituisce gli adempimenti previsti da altre norme, ma, al tempo stesso, l’esistenza di un diverso obbligo di comunicazione, dichiarazione o denuncia non rende automaticamente necessaria una SOS. Ciò vale per l’obbligo di astensione, per le comunicazioni oggettive, per le comunicazioni al Ministero dell’Economia e delle Finanze, per le comunicazioni relative a soggetti designati e misure restrittive, per gli obblighi dichiarativi nel comparto dell’oro e per la denuncia di reato. In tutti questi casi, la SOS è dovuta soltanto quando ricorrano autonomi ed effettivi motivi di sospetto adeguatamente rappresentati.

Presidi organizzativi: il referente SOS

La Parte seconda del Provvedimento è dedicata agli adempimenti organizzativi e rappresenta l’aspetto di maggiore innovazione, particolarmente rilevante per i professionisti. Il principio guida è quello di proporzionalità: gli adempimenti organizzativi devono essere definiti e svolti in modo commisurato alle dimensioni del destinatario, alla natura dell’attività, alle caratteristiche concrete dell’operatività e alla struttura e complessità dell’organizzazione. Il Documento non impone quindi un modello uniforme, ma esige che le soluzioni prescelte siano adeguate alla realtà concreta del destinatario. Nel commento si osserva che, specie per gli studi professionali di minori dimensioni, le nuove previsioni possono porre criticità applicative connesse alla limitata struttura organizzativa, alla sovrapposizione di ruoli e alla difficoltà di formalizzare procedure interne proporzionate senza aggravare gli oneri gestionali; proprio per questo il principio di proporzionalità è indicato come chiave interpretativa dei nuovi presidi.

La figura del referente SOS assume un ruolo centrale. Ai fini delle Istruzioni, esso coincide con il destinatario stesso, quando persona fisica, oppure con il legale rappresentante o con un delegato espressamente individuato, quando il destinatario non è una persona fisica. Al referente sono attribuiti compiti operativi rilevanti:

  • conservare i documenti relativi alle segnalazioni trasmesse,
  • rispondere in modo tempestivo e completo alle richieste della UIF e degli organi investigativi,
  • rendersi disponibile durante i controlli svolti ai sensi della normativa antiriciclaggio.

Il referente SOS, così come identificato nel portale Infostat-UIF, costituisce uno snodo organizzativo essenziale della collaborazione attiva.

La delega del ruolo deve essere espressa, adeguatamente formalizzata, resa nota all’interno della struttura e comunicata anche all’eventuale rete distributiva. Il delegato deve possedere adeguati requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità, operare con autonomia di giudizio, disporre di tempo e risorse adeguati e osservare rigorosamente gli obblighi di riservatezza. Le Istruzioni precisano che il delegato non può essere esterno al destinatario o al gruppo cui il destinatario appartiene, può coincidere con il responsabile della funzione antiriciclaggio ma non con il responsabile della funzione di revisione interna, ove prevista. È possibile nominare più delegati in presenza di specifiche esigenze, purché siano disciplinati nomina, motivazioni, criteri di coordinamento, presidi di condivisione informativa e misure per evitare carenze nella collaborazione attiva e fenomeni di deresponsabilizzazione.

Accanto al referente, le Istruzioni valorizzano l’adozione di una procedura interna di segnalazione. La procedura ha la funzione di rendere il processo segnaletico efficace, omogeneo, tempestivo, completo e rispettoso della riservatezza, costituendo anche una misura di mitigazione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.

Quando il destinatario coincide con una persona fisica, la procedura può essere adottata, soprattutto se l’attività è svolta, anche in forma associata, con l’ausilio di dipendenti o collaboratori. La procedura è invece richiesta per associazioni, studi professionali o società tra professionisti nei quali sia prevista l’istituzione di una funzione antiriciclaggio, nonché per ogni destinatario che non coincida con una persona fisica.

I contenuti della procedura devono essere proporzionati e non limitarsi a riprodurre la normativa primaria o secondaria.

Possono comprendere, a titolo esemplificativo:

  • il nominativo del referente SOS,
  • la descrizione del contributo di dipendenti, collaboratori o strutture coinvolte,
  • l’indicazione delle attività e degli strumenti utilizzati per individuare ed esaminare le anomalie,
  • la definizione delle priorità,
  • la disciplina della gestione urgente delle ipotesi a rischio elevato,
  • la descrizione degli strumenti di selezione delle anomalie e
  • l’eventuale adesione a partenariati per la condivisione delle informazioni.

L’esternalizzazione di compiti di supporto è ammessa, ma non trasferisce la responsabilità del destinatario e non può riguardare l’approvazione dei criteri per la rilevazione delle operazioni sospette o anomale, la decisione di procedere alla segnalazione né la trasmissione della SOS.

Portale Infostat-UIF e modalità di trasmissione della segnalazione

Le interlocuzioni con la UIF si svolgono attraverso il portale Infostat-UIF, previa registrazione secondo le indicazioni pubblicate sul sito istituzionale.

Ogni destinatario deve registrarsi tempestivamente per inviare le SOS, rispondere alle richieste di informazioni della UIF e consentire lo svolgimento delle funzioni istituzionali dell’Unità.

La registrazione non costituisce abilitazione allo svolgimento dell’attività, non sostituisce le eventuali autorizzazioni previste dalla legge e non certifica affidabilità o reputazione del destinatario.

In fase di registrazione devono essere indicati il nominativo del referente SOS, i recapiti presso i quali esso è reperibile e la username utilizzata per accedere al portale.

La variazione del referente SOS deve essere comunicata alla UIF entro 30 giorni.

Il referente SOS può abilitare altri soggetti interni a operare sul portale per conto del destinatario; ciascun soggetto deve registrare credenziali proprie, personali, riservate e non cedibili. Anche quando la delega relativa alle SOS sia attribuita a più persone, nel portale deve essere indicato un solo referente SOS, mentre gli altri soggetti devono essere qualificati come incaricati a operare sul portale. Il referente è inoltre tenuto a controllare le abilitazioni almeno ogni sei mesi e a revocare quelle non più necessarie, verificando costantemente la coerenza tra autorizzazioni presenti nel portale e persone effettivamente incaricate della collaborazione attiva. Un controllo deve essere svolto ogni volta che cambia il referente SOS.

Le segnalazioni sono trasmesse esclusivamente in via telematica tramite Infostat-UIF, utilizzando lo schema predisposto dall’Unità. I professionisti possono inviarle direttamente oppure, quando possibile, tramite i rispettivi organismi di autoregolamentazione o mediante i sistemi informatici messi a disposizione da tali organismi. Infatti, per i Dottori Commercialisti e per gli Esperti Contabili la piattaforma Ar-SOS consente di operare in conformità alle disposizioni normative, assicurando trasmissione cifrata delle informazioni e un elevato livello di tutela della riservatezza, previa registrazione e autenticazione dell’utente.

Le Istruzioni precisano inoltre che i professionisti che esercitano in forma associata o societaria possono presentare la segnalazione come studio associato o società tra professionisti quando la prestazione dalla quale è emersa l’operatività sospetta sia stata eseguita nell’ambito della struttura.

Struttura tecnica della SOS: dati, testo libero, allegati, sostituzioni e integrazioni

Lo schema generale della segnalazione è unico per tutti i destinatari, pur con livelli di dettaglio variabili. Ogni SOS è contraddistinta da un numero identificativo e da un numero di protocollo di spedizione attribuiti in modo univoco dal sistema informativo della UIF. Il destinatario deve segnalare solo le operazioni ritenute sospette e gli elementi di contesto necessari alla comprensione dei motivi del sospetto. Ogni segnalazione comprende dati identificativi, dati strutturati riguardanti operazioni, soggetti, rapporti e legami, altri dati strutturati relativi a provvedimenti, segnalazioni collegate e fenomenologie rilevate, elementi descrittivi in forma libera e allegati facoltativi.

Per ogni soggetto coinvolto devono essere inseriti i dati previsti dallo schema e verificati sulla base delle informazioni disponibili. Devono essere censiti sia i soggetti con legami giuridico-formali con l’operatività, sia i soggetti collegati attraverso altri rapporti significativi, compresi i titolari effettivi. Le persone politicamente esposte, se menzionate, devono essere indicate con i relativi dati strutturati e con la carica ricoperta oppure con i legami che determinano la qualifica di PEP. Se non sono disponibili tutti i dati richiesti, possono essere riportate le sole informazioni conosciute, fermo restando l’obbligo di indicare almeno nome e cognome per le persone fisiche e denominazione per le persone giuridiche.

I dati relativi all’operatività riguardano tipologia dell’attività o della prestazione, numero delle operazioni o prestazioni professionali, stato, data, luogo e importo. In presenza di numerose operazioni o prestazioni, la SOS può essere limitata a quelle maggiormente significative e rappresentative, purché il testo libero renda in modo chiaro e completo l’intera operatività sospetta. Per operazioni ripetitive è ammessa l’indicazione cumulata soltanto quando ricorrano stessa tipologia, stesso segno monetario, stessa valuta, intervallo temporale definito e un’unica controparte. La segnalazione può inoltre comprendere operazioni o prestazioni non autonomamente sospette, se indispensabili per rendere comprensibile il sospetto.

Il testo libero è articolato in due parti, entrambe obbligatorie: descrizione dell’operatività sospetta e motivi del sospetto. La descrizione deve essere coerente con i dati strutturati e illustrare profilo dei soggetti, operazioni, prestazioni, rapporti, collegamenti e flussi finanziari, nonché le informazioni utili a orientare gli approfondimenti della UIF. Per gli afflussi di fondi devono essere fornite informazioni sul loro utilizzo; per i deflussi, sulla formazione della provvista. I motivi del sospetto devono ricostruire il processo seguito dal destinatario: individuazione e valutazione delle anomalie, informazioni raccolte, circostanze considerate e ragioni per cui è stato ritenuto sussistente il sospetto. Gli indicatori di anomalia, gli schemi e le comunicazioni della UIF possono agevolare la motivazione, ma devono essere contestualizzati; non è sufficiente rinviarvi genericamente, copiarli o riprodurli senza applicarli al caso concreto.

Gli allegati sono ammessi solo se strettamente necessari alla rappresentazione chiara e completa del sospetto. Devono supportare e integrare la SOS, essere pertinenti, coordinati con le informazioni strutturate e descrittive e coerenti anche temporalmente. Possono comprendere, a titolo esemplificativo, estratti conto, estratti di archivi o dati conservati, copie di titoli di credito, corrispondenza con il cliente e atti relativi all’attività professionale. Non possono però sostituire né i dati strutturati, né il testo libero.

Infine, il Provvedimento disciplina in modo puntuale sostituzioni, integrazioni e conseguenze della mancata collaborazione.

Una nuova SOS deve sostituire integralmente quella precedente in caso di errori materiali gravi, incongruenze, omissioni rilevanti o quando la UIF rilevi problemi significativi.

L’invio di documentazione integrativa può essere utilizzato su richiesta della UIF o per trasmettere nuovi elementi informativi. Se il destinatario non risponde entro 30 giorni alle richieste di sostituzione o integrazione, la UIF trasmette la segnalazione agli organi investigativi, specificando che l’incompletezza o la scarsa qualità delle informazioni dipende dalla mancata collaborazione del destinatario.

Nei casi di particolare gravità la UIF può perfino annullare la segnalazione, dopo interlocuzione con il destinatario, qualora non venga effettuata tempestivamente la necessaria sostituzione.

Conclusioni

Dal 1° luglio 2026, la disciplina delle segnalazioni di operazioni sospette si colloca in una prospettiva più marcatamente sistemica, nella quale la qualità della valutazione, l’adeguatezza dell’assetto organizzativo e la correttezza tecnica della compilazione non costituiscono profili autonomi, ma componenti tra loro inscindibili di un medesimo dovere di collaborazione attiva. La SOS viene così sottratta alla dimensione del mero adempimento formale e ricondotta alla sua funzione propria: rappresentare l’esito motivato di un processo di analisi effettivo, documentabile e proporzionato al rischio concretamente rilevato.

Il tratto qualificante del nuovo impianto risiede, dunque, nel superamento di ogni logica automatica o meramente prudenziale. La presenza di indici di anomalia, di soglie quantitative, di richieste informative o di altri obblighi normativi non esonera il professionista dall’onere di una valutazione autonoma, critica e contestualizzata. Allo stesso modo, la completezza della segnalazione non può tradursi in sovrabbondanza informativa: essa richiede selezione, pertinenza e capacità di ordinare i dati in una narrazione coerente del sospetto, idonea a consentire alla UIF e agli organi competenti lo svolgimento degli approfondimenti di rispettiva competenza.

Ne deriva, per i professionisti, un innalzamento della soglia di responsabilità organizzativa e metodologica. Il recepimento delle nuove Istruzioni non può esaurirsi nell’aggiornamento delle prassi operative o nella mera familiarizzazione con lo schema informatico di trasmissione; esso richiede, piuttosto, una revisione consapevole dei processi interni di rilevazione, valutazione, tracciabilità e controllo della qualità informativa. In questa prospettiva, la procedura interna, il ruolo del referente SOS, l’utilizzo proporzionato degli strumenti tecnologici e la valorizzazione dei flussi di ritorno della UIF diventano elementi essenziali di un sistema professionale capace di coniugare efficienza operativa, riservatezza e rigore valutativo.

La sfida applicativa, a partire dal 1° luglio 2026, consisterà quindi nel dimostrare che la segnalazione di operazione sospetta non è un atto difensivo né un automatismo di cautela, ma uno strumento qualificato di prevenzione e di responsabilità professionale.

Riferimenti normativi:

Il contenuto di questa newsletter è strettamente riservato e destinato esclusivamente ai destinatari autorizzati.
È espressamente vietata la condivisione totale o parziale di questa comunicazione su qualsiasi piattaforma pubblica o privata, inclusi (ma non limitati a):
• Gruppi e canali Telegram
• Chat di gruppo o broadcast su WhatsApp
• Post o storie su Facebook, Instagram, X (Twitter), LinkedIn, o altri social network.

Ogni violazione di questa norma potrà comportare l’esclusione immediata dalla lista dei destinatari e, nei casi più gravi, azioni legali.

Grazie per il rispetto delle regole e per contribuire a mantenere la riservatezza delle informazioni condivise.