SCHEDA PRATICA
DI FRANCESCO GERIA – LABORTRE STUDIO ASSOCIATO | 5 GIUGNO 2026
La gestione delle trasferte del personale rappresenta un aspetto cruciale nella pianificazione delle risorse umane e nella gestione aziendale.
È bene, infatti, conoscere quali siano i necessari adempimenti e gli aspetti particolari da tenere in considerazione prima di comandare al lavoratore dipendente lo svolgimento di attività lavorativa al di fuori della sede in cui il prestatore di lavoro svolge abitualmente l’attività lavorativa.
Il concetto di trasferta
Per comprendere al meglio il concetto di trasferta è necessario innanzitutto chiarire cosa debba intendersi per luogo di lavoro. Il luogo di lavoro costituisce uno degli elementi essenziali del contratto individuale di lavoro.
Si tratta del luogo in cui il lavoratore deve svolgere la propria prestazione lavorativa.
La legge, infatti, impone al datore lavoro, all’atto dell’assunzione, di comunicare al lavoratore subordinato, nel contratto individuale di lavoro, “il luogo di lavoro” e “in mancanza di un luogo di lavoro fisso o predominante, l’indicazione che il lavoratore è occupato in luoghi diversi.” (D.Lgs. n. 152/1997 e successive modifiche).
Nel caso in cui, nel contratto di lavoro non venga indicato alcun luogo di lavoro, ad esclusione delle ipotesi in cui possa configurarsi il fenomeno del trasfertismo, la sede di esecuzione delle prestazioni si determina applicando le disposizioni di cui all’art. 1182 c.c. relativo al luogo dell’adempimento delle obbligazioni in generale.
In tali ipotesi, dunque, il luogo dell’adempimento può desumersi:
- dal contratto collettivo;
- dal regolamento aziendale;
- dagli usi;
- dalla natura della prestazione di lavoro.
Nel dettaglio, dunque, la trasferta consiste nello spostamento temporaneo di un lavoratore dalla sua sede abituale di lavoro per svolgere attività lavorative in un luogo diverso. È un istituto che rientra nei poteri organizzativi e direttivi del datore di lavoro, come previsto dall’art. 2104 c.c., e non richiede il consenso del lavoratore.
Secondo le previsioni di cui all’art. 2104 c.c. citato, infatti:
“Il prestatore di lavoro deve usare la diligenza richiesta dalla natura della prestazione dovuta, dall’interesse dell’impresa e da quello superiore della produzione nazionale.
Deve inoltre osservare le disposizioni per l’esecuzione e per la disciplina del lavoro impartite dall’imprenditore e dai collaboratori di questo dai quali gerarchicamente dipende”.
Pertanto, la possibilità del datore di lavoro di inviare in trasferta un lavoratore non incontra limiti di carattere legislativo, fatte salve la correttezza e buona fede (artt. 1175 e 1375 c.c.), non discriminazione (art. 15, legge n. 300/1970) e sicurezza sul lavoro e tutela integrità psicofisica ed eventualmente i limiti stabiliti dai contratti collettivi e individuali.
Caratteristica principale della trasferta è la temporaneità dello spostamento, che distingue questo istituto dal trasferimento, il quale implica uno spostamento definitivo presso un’altra sede aziendale.
Tuttavia, in assenza di una definizione legale di trasferta, è necessario fare riferimento alla giurisprudenza. In quest’ambito si sono formati due orientamenti giurisprudenziali che individuano diversamente la nozione di trasferta.
La giurisprudenza prevalente considera trasferta lo spostamento temporaneo del lavoratore dalla sede abituale di lavoro. Secondo tale filone giurisprudenziale, infatti, l’elemento caratterizzante della trasferta, nonché distintivo rispetto all’analogo istituto del trasferimento, risiederebbe nella temporaneità dello spostamento (cfr. Cass. 28 marzo 2008, n. 8135). Il trasferimento comporterebbe, infatti, la definitiva dislocazione del lavoratore presso un’altra sede operativa del datore di lavoro.
In questo senso, una problematica riscontrata riguarda la trasferta che si protrae per lungo tempo. In questo caso, infatti, il confine tra trasferta e trasferimento può risultare dubbio, dal momento che la legge non fissa un termine perentorio oltre il quale scatta automaticamente il trasferimento. Sul punto, il Ministero delle Finanze ha indicato come parametro di riferimento possibile (anche se riferito in particolare al pubblico impiego) il criterio in base al quale la missione eseguita, anche saltuariamente, in una stessa località non può mai superare i 240 giorni.
Il secondo orientamento giurisprudenziale, invece, ritiene che ai fini della configurazione della trasferta del lavoratore, sia necessario accertare, in particolare, la sussistenza del permanente legame del prestatore con l’originario luogo di lavoro, mentre restano irrilevanti, a tali fini, la protrazione dello spostamento per un lungo periodo di tempo e la coincidenza del luogo della trasferta con quello di un successivo trasferimento, anche se disposto senza soluzione di continuità al termine della trasferta medesima (cfr. Cass. 21 marzo 2006 n. 6240; Cass. 19 novembre 2001 n. 14470).
Tale orientamento giurisprudenziale, partendo dal presupposto che anche il trasferimento potrebbe ricevere un limite temporale, ha sostenuto che in realtà la trasferta comporterebbe comunque, a differenza del trasferimento, un collegamento funzionale con l’originaria sede lavorativa.
In altre parole, il lavoratore in trasferta sarebbe comunque soggetto alle direttive e alle indicazioni impartite dai responsabili della sede originaria, per lo più in chiave di soddisfacimento delle esigenze di quest’ultima.
Cosa fare quando il lavoratore deve essere inviato in trasferta
Quando un lavoratore deve essere inviato in trasferta, il datore di lavoro deve adottare le seguenti misure:
- comunicazione al lavoratore: è necessario comunicare al lavoratore la destinazione, la durata prevista della trasferta e le modalità di svolgimento delle attività lavorative;
- nota spese: in caso di spese effettuate direttamente dal dipendente durante la trasferta, il lavoratore dovrà compilare una nota spese dettagliata, allegando la documentazione necessaria per relativo il rimborso;
- documentazione fiscale: la documentazione delle spese sostenute direttamente dall’azienda e dal lavoratore dovranno essere conservate con cura per garantire la detraibilità delle spese e la detassazione del rimborso.
La Legge di bilancio 2025 (legge n. 207/2024) e il Decreto Fiscale (D.L. n. 84/2025) hanno apportato modifiche alla disciplina in materia di tracciabilità delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC).
In particolare, dal 1° gennaio 2025 è richiesta la tracciabilità delle spese sostenute di vitto, viaggio alloggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea sia in occasione di trasferte all’interno del comune (solo per spese di viaggio e trasporto), sia per quelle al di fuori dello stesso, pena l’assoggettamento contributivo e fiscale dei rimborsi delle spese stesse.
Continuano a non essere assoggettate alla condizione di tracciabilità:
- le spese per viaggi e trasporti effettuati con mezzi diversi dal taxi e NCC (ad esempio autobus, treni, aerei, navi);
- e i rimborsi effettuati sotto forma di indennità chilometrica.
Al fine di risolvere le criticità sorte in merito alla gestione delle trasferte all’estero in Paesi in cui non esistono o trovano scarsa diffusione strumenti di pagamento tracciabile (es. carte di credito, bancomat, carte prepagate, app di pagamento, ecc.), è intervenuto, da ultimo, il Decreto Fiscale (D.L. n. 84/2025), che ha previsto il rispetto della condizione di tracciabilità per le sole spese sostenute in Italia in occasione delle trasferte.
Alla luce di tale ultima modifica, dunque, il rimborso di spese sostenute dal lavoratore nell’ambito di trasferte in paesi esteri rimane esente, anche nelle ipotesi in cui le spese siano state pagate con strumenti non tracciabili e, quindi, in contanti, fermo restando l’obbligo di produrre le ricevute di pagamento.
Con Circolare 22 dicembre 2025, n. 15/E, l’Agenzia delle entrate ha chiarito che le novità introdotte in materia di tracciabilità delle spese si applicano anche alle trasferte e alle missioni effettuate dai titolari di redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente (es. amministratori di società, collaboratori coordinati e continuativi).
Il trattamento economico del lavoratore in trasferta
Il trattamento economico del lavoratore in trasferta può comprendere:
- retribuzione ordinaria: il lavoratore riceve la retribuzione che gli sarebbe spettata in caso di svolgimento della prestazione nella sede abituale di lavoro;
- retribuzione per lavoro straordinario: qualora il lavoratore in trasferta svolga la propria attività lavorativa al di fuori del consueto orario di lavoro, si dovranno applicare le disposizioni vigenti del CCNL di riferimento previste in caso di lavoro straordinario;
- retribuzione per le ore viaggio: nelle ipotesi in cui le ore viaggio sono da retribuire secondo quanto previsto dal contratto collettivo di riferimento;
- rimborso delle spese: sono previsti diversi sistemi di rimborso, che possono includere:
- rimborsi analitici (a piè di lista) per le spese di viaggio, vitto, alloggio e altre eventuali spese sostenute dal dipendente;
- indennità di trasferta (diaria forfettaria) per coprire le spese generali sostenute e il disagio del lavoratore di dover prestare l’attività lavorativa in un luogo diverso da quello abituale.
Le spese sostenute devono essere rimborsate tenuto conto di quanto previsto dai contratti collettivi ed eventualmente da accordi individuali di maggior favore. Il rimborso può avvenire in forma analitica, mista o forfettaria, a seconda delle modalità contrattuali prescelte.
Di seguito si riportano alcuni esempi di previsioni di CCNL in materia di trasferta.
| CCNL | Trattamento economico in caso di trasferta |
| Metalmeccanica industria | Ai lavoratori comandati in trasferta spetta il rimborso delle spese sostenute, come di seguito: il rimborso del pasto meridiano è dovuto quando il lavoratore venga inviato in trasferta ad una distanza superiore ai 20 km dalla sede. Indipendentemente dalla distanza, il rimborso del pasto è dovuto quando il lavoratore, durante la pausa non retribuita, non possa rientrare in sede e consumare il pasto; il rimborso del pasto serale è dovuto al lavoratore che, usando dei normali mezzi di trasporto oppure i mezzi messi a disposizione dell’azienda, non possa rientrare nella propria abitazione entro le ore 21 oppure entro le ore successive alle quali rientrerebbe partendo dalla sede di origine, alla fine del proprio orario di lavoro; il rimborso delle spese di pernottamento è dovuto al lavoratore che, per ragioni di servizio, usando mezzi normali di trasporto oppure mezzi messi a disposizione dell’azienda, non possa rientrare nella propria abitazione entro le ore 22. In alternativa al rimborso spese, è dovuta un’indennità di trasferta, pari ai seguenti importi dal 1° giugno 2025: trasferta intera € 50,33; quota per il pasto meridiano o serale € 12,99; quota per il pernottamento € 24,35. Le indennità di trasferta fuori dal comune concorrono a formare reddito per la parte eccedente € 46,48 giornalieri (€ 77,47 per l’estero), al netto delle spese di viaggio e trasporto. Tali limiti si riducono di un terzo in caso di rimborso o fornitura di vitto e/o alloggio. Dal 1° giugno 2025, l’indennità forfettaria piena supera la soglia di esenzione, mentre il rimborso forfettario dei soli pasti resta entro il limite esente di € 30,99. Ai lavoratori comandati in trasferta in alta montagna o in sottosuolo gli importi di cui sopra sono maggiorati del 10%. Al lavoratore in trasferta (escluso il personale direttivo) spetta inoltre: la normale retribuzione per il tempo di viaggio coincidente con l’orario di lavoro; un compenso pari all’85% per le ore eccedenti, senza maggiorazioni. |
| Commercio e terziario | Oltre al rimborso delle spese di viaggio, trasporto del bagaglio, spese postali, telegrafiche e altre sostenute in esecuzione del mandato compete una diaria non inferiore al doppio della quota giornaliera della retribuzione (ridotta di 1/3 qualora non vi sia pernottamento fuori sede). Per le missioni di durata superiore al mese verrà corrisposta una diaria ridotta del 10%. In sostituzione della diaria potrà essere corrisposto il rimborso a piè di lista delle spese di vitto e alloggio. Per brevi trasferte in località vicine verrà rimborsata la spesa effettiva del viaggio e quella del soggiorno. Agli addetti ad attività di trasporto e messa in opera mobili, relativamente al tempo di viaggio durante il quale il lavoratore non sia alla guida, sarà corrisposta, in sostituzione alla diaria, un’indennità di trasferta forfettariamente determinata nella misura del 70% della quota giornaliera della retribuzione di fatto. Agli addetti al trasporto delle merci a mezzo autocarri e autotreni, comandati a prestare servizio extraurbano, sarà corrisposta, in sostituzione della diaria di cui sopra, un’indennità pari al 50% della quota giornaliera della retribuzione per le assenze da 9 a 11 ore, 80% per le assenze superiori a 11 e fino a 16 ore, 120% per le assenze superiore alle 16 ore e fino alle 24 ore. |
| Chimica farmaceutica | L’azienda è tenuta a corrispondere il rimborso delle spese di viaggio, vitto e alloggio ed altre eventuali spese vive necessarie per l’espletamento della missione. Compete inoltre un’indennità per il rimborso delle spese non documentate pari al 50% della retribuzione giornaliera se la missione dura da 12 a 24 ore; se dura più di 24 ore, tale indennità viene calcolata moltiplicando il 50% per il numero di giorni di missione. La suddetta indennità viene ridotta al 20% quando l’invio in trasferta del lavoratore sia particolarmente frequente. Nel caso in cui venga inviato in missione presso altra sede di lavoro o in altre località, per incarichi che richiedono la sua permanenza fuori dalla normale residenza per periodi superiori ad 1 mese, l’indennità di cui sopra viene corrisposta, dopo il 1° mese, nella misura del 35% e, dopo il 2° mese, nella misura del 20%. Qualora la missione non abbia comportato il pernottamento fuori sede, la retribuzione utile per calcolare le percentuali del 50% e del 20% dell’indennità di cui sopra, deve essere considerata al netto di € 232,41. Per i settori lubrificanti e GPL in luogo del trattamento di cui al punto d) paragrafo 1, art. 27 (50%, 35% e 20%), le aliquote da applicare sono rispettivamente il 25%, 15% e 10%. |
| Trasporti, spedizione merci e logistica | Ai lavoratori spetta: 1) rimborso delle spese effettive di viaggio; 2) rimborso delle spese di vitto e alloggio, nei seguenti limiti massimi: A) prima colazione: € 2,04 dall’1.9.2007; B) pranzo: € 25,47 dall’1.9.2007; C) cena: € 25,47 dall’1.9.2007; D) pernottamento: € 59,37; 3) rimborso delle eventuali spese vive necessarie per l’espletamento della missione. Per le missioni di durata superiore a 30 giorni, i suddetti limiti potranno essere rivisti e concordati diversamente. Il personale viaggiante, nonché il personale ad esso affiancato comandato a prestare servizio extra urbano, oltre alla normale retribuzione giornaliera, ha diritto ad una indennità trasferta nelle seguenti misure: per i servizi in territorio nazionale: dall’1 gennaio 2015 dalle 6 alle 12 ore 21,80 dalle 12 alle 18 ore 33,02 dalle 18 alle 24 ore 41,16; per i servizi in territorio estero: dall’1 gennaio 2015 dalle 6 alle 12 ore 29,94 dalle 12 alle 18 ore 43,05 dalle 18 alle 24 ore 60,49. CCNL Assologistica – Rimborso delle spese di viaggio, vitto, alloggio e delle altre spese vive necessarie per l’espletamento della missione. Compete inoltre un’indennità pari al 50% della retribuzione di fatto giornaliera, se la missione dura oltre le 12 ore e sino alle 24 ore. Se la missione dura più di 24 ore, detta indennità va calcolata moltiplicando il 50% per il numero dei giorni di missione. |
| Edilizia industria | Agli operai spetta: rimborso delle spese di viaggio; una diaria pari al 10% della retribuzione. In caso di pernottamento in luogo l’impresa è tenuta al rimborso delle spese di viaggio e a provvedere per l’alloggio e il vitto o al rimborso delle spese relative (se non concordate in misura forfetaria). In caso di pernottamento in luogo l’operaio non ha diritto alla diaria di cui sopra. Agli impiegati spetta: rimborso, a piè di lista, delle spese di trasporto, vitto e alloggio; nel caso di pernottamento fuori sede dev’essere corrisposta un’indennità giornaliera del 15% sull’ammontare delle spese di soggiorno (vitto e alloggio); nel caso che non sia costretto a pernottare fuori sede e la missione si protragga per l’intera giornata, un’indennità del 15% sull’ammontare delle spese di vitto. |
Il regime fiscale dell’indennità di trasferta
L’indennità di trasferta gode di un particolare trattamento fiscale.
Trasferte effettuate fuori dal territorio comunale
Secondo l’art. 51, comma 5 del D.P.R. n. 917/1986 (Testo Unico delle Imposte sui Redditi), le indennità percepite per le trasferte fuori dal territorio comunale concorrono a formare il reddito solo per la parte eccedente determinate la soglia giornaliera di 46,48 euro per le trasferte nazionali e 77,47 euro per le trasferte estere, al netto delle spese di viaggio e di trasporto.
Il trattamento fiscale dell’indennità di trasferta varia in base al tipo di rimborso scelto:
- rimborso forfettario (indennità di trasferta): esente sino a una determinata soglia giornaliera (46,48 euro per trasferte in Italia e 77,47 euro per trasferte all’estero);
- rimborso misto: in caso di rimborso delle spese di alloggio o di quelle di vitto il limite di esenzione dell’indennità di trasferta è ridotto di un terzo (30,99 euro esenti per trasferte Italia e 51,65 euro esenti per trasferte estere).
Il limite è ridotto, invece, di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto (per trasferte Italia esenzione sino a 15,49 euro giornalieri, per trasferte all’estero esenzione sino a 25,82 euro); - rimborso analitico delle spese (a piè di lista): per trasferte o missioni fuori del territorio comunale non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate relative al vitto, all’alloggio, al viaggio e al trasporto, nonché i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, sempre in occasione di dette trasferte o missioni, fino all’importo massimo giornaliero di 15,49 euro per trasferte in Italia, elevati a 25,82 euro per le trasferte all’estero.
Le medesime soglie di esenzione valgono anche ai fini contributivi.
Trasferte effettuate all’interno del territorio comunale
A seguito delle modifiche apportate al comma 5 dell’art. 51 del TUIR, le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate, concorrono a formare il reddito. Rispetto alla normativa previgente, dunque, viene eliminato il riferimento ai documenti di trasporto provenienti dal vettore, con la conseguenza che i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto per trasferte e missioni all’interno del territorio comunale «comprovate e documentate» non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente.
Pertanto, a differenza del passato, dal 1° gennaio 2025 non sono più esclusi da tassazione soltanto i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore (ad esempio biglietti di autobus o ricevute taxi), ma rientrano tra le somme non imponibili anche altre spese di viaggio e trasporto documentate, quali:
- i rimborsi per utilizzo di mezzo privato del lavoratore per la trasferta (indennità chilometriche, calcolata secondo i parametri delle tabelle ACI);
- rimborsi di pedaggi autostradali;
- rimborsi di spese di parcheggio.
Rimane invece imponibile qualsiasi altra indennità o rimborso spese non riconducibile alle spese di viaggio e trasporto oppure non adeguatamente documentato.
Tabella di sintesi
| Tipologia trasferta | Tipologia rimborso spese | Soglia di esenzione indennità trasferta |
| Fuori dal territorio comunale | Rimborso forfettario | Indennità trasferta esente sino a: 46,48 € giornalieri per trasferte Italia 77,47 € giornalieri per trasferte estero |
| Rimborso analitico delle spese | Spese documentate per vitto, alloggio, viaggio e trasporto esenti, se pagate dal lavoratore con strumenti tracciabili (salvo spese di trasferte estere). Altre spese anche non documentabili esenti sino a 15,49 € giornalieri per trasferte Italia e sino a 25,85 € giornalieri per trasferte estero | |
| Rimborso misto | In caso di rimborso delle spese di alloggio o di quelle di vitto, l’indennità di trasferta è esente sino a 30,99 € giornalieri per trasferte Italia e 51,65 € per trasferte estere. In caso di rimborso delle spese di alloggio e di vitto, l’indennità di trasferta è esente sino a 15,49 € per trasferte Italia e sino a 25,82 € per trasferte estero. Tutte le spese di vitto, alloggio, trasporto e viaggio devono essere pagate attraverso sistemi tracciabili, salvo i casi di esclusione previsti. | |
| All’interno del territorio comunale | Rimborso forfettario | Per trasferte nel territorio comunale, non concorrono a formare il reddito solo i rimborsi di spese di viaggio e trasporto, se adeguatamente documentate. Sono imponibili le indennità forfettarie e i rimborsi relativi ad altre spese o non documentati. |
| Rimborso analitico delle spese | Non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese di viaggio e trasporto, se adeguatamente documentate. Sono invece imponibili i rimborsi relativi ad altre spese o non documentati. | |
| Rimborso misto | Non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese di viaggio e trasporto, se adeguatamente documentate. Sono imponibili sia le indennità forfettarie sia i rimborsi relativi ad altre spese o non documentati. |
Esempio lettera invio in trasferta del lavoratore
| Intestazione ditta/società Egregio Signor/Gentile Signora Luogo e data Oggetto: Invio in trasferta Facendo seguito alle intese verbali intercorse, con la presente, ai sensi del CCNL applicato e del contratto di lavoro in essere, Le comunichiamo l’invio in trasferta lavorativa presso ____________________, dal giorno ___________ al giorno ___________, dove svolgerà la Sua attività lavorativa. Durante tale periodo, la Sua retribuzione resterà invariata e Le verrà riconosciuto il seguente trattamento di trasferta: vitto e alloggio: rimborso analitico a piè di lista (o forfettario pari a € _____ giornalieri). viaggio: (specificare mezzo: auto aziendale, aereo, treno, auto propria (km ____)) altre eventuali spese In conformità con la normativa vigente, si ricorda che per garantire la non imponibilità dei rimborsi, le spese (vitto, alloggio, trasporto e viaggio) devono essere sostenute tramite strumenti di pagamento tracciabili (carte di credito aziendali/personali, bancomat). Scontrini o fatture devono essere consegnati entro _____ giorni dal rientro. Nel corso della trasferta, per ogni problematica o aspetto connesso all’incarico affidatoLe, dovrà fare riferimento al Sig. _______________, in qualità di Suo superiore. Cordiali saluti. Il titolare/Il legale rappresentante _______________________ Il lavoratore _______________________ |
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