COMMENTO
DI ARMANDO URBANO | 23 LUGLIO 2026
CIVIS non è soltanto un canale digitale per evitare l’accesso allo sportello. È, sempre più, uno spazio procedurale nel quale la qualità della richiesta, la completezza dei chiarimenti e il controllo degli allegati incidono direttamente sui tempi e sull’efficacia della lavorazione. La Guida operativa di maggio 2026 conferma questa impostazione e offre ai professionisti una sequenza di lavoro nella quale ogni passaggio – dall’identificazione dell’atto alla consultazione dell’esito – assume rilievo sostanziale. La procedura web CIVIS è il canale di assistenza on-line dell’Agenzia delle Entrate, disponibile nell’area riservata, per gestire digitalmente l’assistenza relativa a determinate comunicazioni e atti. La platea degli utilizzatori comprende contribuenti, intermediari, rappresentanti legali delle persone fisiche – quali tutori, curatori speciali, amministratori di sostegno e genitori di minori – nonché persone di fiducia. Il servizio consente così di instaurare e seguire un’interlocuzione a distanza, rendendo l’assistenza accessibile anche a chi non può operare direttamente.
Primo nodo: identificare correttamente l’atto
Il servizio può essere utilizzato in presenza di una comunicazione, di un avviso telematico o di una cartella di pagamento derivanti da controllo automatizzato oppure dalla liquidazione delle imposte sui redditi soggetti a tassazione separata.
La possibilità di accedere all’assistenza non dipende dal canale attraverso il quale l’atto è stato ricevuto. La richiesta può infatti essere presentata quando la comunicazione è pervenuta mediante avviso telematico, posta elettronica certificata, lettera o raccomandata con avviso di ricevimento.
L’avvio della pratica richiede l’indicazione del codice fiscale del contribuente, qualora il dato non risulti già compilato automaticamente, e la selezione della tipologia di atto. In funzione della scelta effettuata, il sistema richiede ulteriori elementi identificativi.
Per una comunicazione o un avviso telematico di irregolarità è obbligatorio inserire il numero della comunicazione o dell’avviso, costituito dall’identificativo numerico di tredici cifre riportato sull’atto. Durante la compilazione, CIVIS verifica inoltre l’eventuale presenza dell’iscrizione a ruolo. Qualora l’importo richiesto risulti già iscritto a ruolo, il sistema visualizza un messaggio informativo, ma non impedisce di proseguire e completare l’invio dell’istanza.
Per le cartelle di pagamento, invece, l’atto può essere individuato mediante criteri alternativi: il codice atto di undici cifre, l’identificativo della cartella di diciassette cifre, da inserire senza spazi, oppure l’identificativo della partita di ruolo.
Il testo della richiesta è il vero fascicolo digitale
Superati i controlli iniziali, la parte più significativa della compilazione è rappresentata dall’area denominata “Informazioni relative alla richiesta di assistenza”. In tale spazio devono essere indicati gli elementi rilevanti per la correzione dell’esito, o degli esiti, di irregolarità, le motivazioni della richiesta e ogni altra informazione utile a inquadrare correttamente la situazione.
La comunicazione di irregolarità richiede al contribuente di fornire chiarimenti su dati o elementi non considerati oppure valutati non correttamente dall’Amministrazione. Tali chiarimenti devono essere inseriti nel testo della richiesta. La procedura mette a disposizione anche uno schema di riferimento, consultabile attraverso la funzione “Aiuto”.
Il campo può contenere un massimo di 3.000 caratteri: un limite che impone sintesi, selezione e ordine espositivo. Non è uno spazio nel quale riversare indistintamente ricostruzioni, osservazioni e dati, ma il punto in cui costruire una rappresentazione comprensibile della posizione. La Guida qualifica espressamente questo campo come lo strumento principale attraverso il quale comunicare all’Ufficio gli elementi necessari per una trattazione completa e tempestiva, avvertendo che informazioni incomplete o poco chiare possono determinare ritardi o richieste di integrazione.
Da questo punto di vista, il ruolo del professionista appare particolarmente rilevante. Pur restando all’interno delle informazioni esplicitamente richieste dalla procedura, è necessario evitare descrizioni frammentarie, riferimenti non coordinati o formulazioni che non consentano di comprendere quale esito si intenda sottoporre a riesame e per quali ragioni.
Nella medesima pagina devono essere indicati l’indirizzo e-mail e il nominativo di riferimento, entrambi obbligatori. È inoltre possibile aderire al servizio di avviso della chiusura della pratica tramite e-mail e/o SMS. Una volta completati i campi obbligatori, la richiesta viene trasmessa mediante il pulsante “Invia”.
A seguito dell’acquisizione, il sistema attribuisce automaticamente un identificativo numerico di tredici cifre. Le prime otto corrispondono alla data di acquisizione, espressa secondo la sequenza anno, mese e giorno. Tale numero diviene il riferimento principale per ogni consultazione successiva.
Immediatamente dopo l’invio è possibile visualizzare il riepilogo dell’istanza e salvare o stampare la ricevuta, conservando così traccia delle informazioni trasmesse.
La seconda richiesta rafforza il contraddittorio on-line
La novità di maggiore interesse è la possibilità di presentare una seconda richiesta di assistenza per comunicazioni e avvisi telematici: un passaggio che rende CIVIS più dialogante e riduce la necessità di ricorrere a canali paralleli.
Il riesame può essere richiesto quando l’utente non è soddisfatto dell’esito della prima lavorazione oppure quando intende fornire ulteriori informazioni o chiarimenti non comunicati con la prima istanza. La seconda richiesta è prevista nei casi di esito negativo, anche parziale, della prima pratica e consente una nuova valutazione della posizione.
La peculiarità operativa consiste nella possibilità di allegare contestualmente documenti in formato elettronico. Possono essere trasmessi fino a dieci documenti, ciascuno con dimensione massima di 20 MB.
Allegare meno, spiegare meglio
La gestione documentale è uno dei punti sui quali la Guida assume una posizione particolarmente netta. In linea generale, per l’assistenza su comunicazioni di irregolarità, avvisi telematici e relative cartelle di pagamento non è necessario trasmettere documenti.
Il controllo automatizzato viene infatti effettuato sulla base dei dati contenuti nelle dichiarazioni già inviate e delle informazioni disponibili nell’Anagrafe tributaria. Per fornire chiarimenti su elementi non considerati o ritenuti non correttamente valutati, deve essere utilizzato il campo “Informazioni relative alla richiesta di assistenza”, evitando di allegare documenti già presenti nei sistemi dell’Agenzia.
La Guida indica espressamente, a titolo esemplificativo, che non devono essere allegati i modelli di pagamento F24 e le dichiarazioni fiscali già trasmesse. Sono previste eccezioni soltanto per casi particolari nei quali risultino necessari documenti specifici non già in possesso dell’Amministrazione.
Quando l’Ufficio ritiene necessario acquisire ulteriori informazioni, può chiedere prospetti riepilogativi, elementi informativi aggiuntivi o chiarimenti rispetto al contenuto della domanda. Il contatto avviene telefonicamente, se è stato indicato un recapito, oppure tramite l’indirizzo e-mail riportato nell’istanza.
Fino alla conclusione della lavorazione, il servizio “Consegna documenti e istanze” può essere utilizzato sia per inviare quanto richiesto dall’Ufficio sia per integrare spontaneamente la pratica con documentazione ritenuta utile. Nell’ambito della prima richiesta CIVIS, gli allegati possono essere trasmessi esclusivamente mediante tale servizio; nella seconda richiesta, invece, possono essere caricati direttamente durante la compilazione.
Per utilizzare “Consegna documenti e istanze” occorre selezionare, nella schermata relativa alla motivazione dell’invio, la categoria “CIVIS” e l’oggetto “Documentazione per riesame pratica CIVIS”. Inserito il numero di pratica di tredici cifre e selezionato il pulsante “Cerca”, il sistema individua automaticamente l’ufficio destinatario. Non occorre compilare ulteriori campi: è sufficiente proseguire mediante il comando “Avanti” e procedere al caricamento dei file.
Il controllo dell’esito chiude il percorso
La gestione della pratica non termina con l’invio. Attraverso la funzione “Consultazione delle richieste”, disponibile nella pagina principale di CIVIS, è possibile verificare lo stato di lavorazione e l’esito delle istanze.
La ricerca può essere effettuata puntualmente tramite il numero di pratica oppure utilizzando gli ulteriori criteri messi a disposizione dal sistema. Selezionando il numero della pratica è possibile visualizzare il riepilogo, nonché salvare o stampare la richiesta presentata. Il contribuente può consultare anche le istanze che lo riguardano presentate da un intermediario delegato.
Lo stato è sempre indicato nella pagina di consultazione. Alla conclusione della lavorazione compare la dicitura “Chiusa” e, nella colonna “Riepilogo esiti richiesta”, viene reso disponibile un file contenente le attività svolte dall’Ufficio e l’esito della valutazione. L’Ufficio incaricato è generalmente conoscibile dal giorno lavorativo successivo all’acquisizione; qualora non sia visualizzato, la pratica non risulta ancora assegnata.
Quando disponibile, la colonna “Documento aggiornato” consente di visualizzare, salvare e stampare la nuova versione della comunicazione risultante dalla lavorazione. In caso di regolarizzazione parziale, il documento comprende anche il modello F24 precompilato. Se, invece, le irregolarità vengono confermate, in genere non viene prodotta una nuova comunicazione e continua a essere valida quella originaria.
Per le cartelle di pagamento, quando la richiesta è accolta, anche soltanto in parte, nella medesima colonna viene resa disponibile la comunicazione di sgravio con le principali informazioni e gli importi aggiornati. Le informazioni sono inoltre trasmesse telematicamente all’Agenzia delle Entrate-Riscossione. In caso di rigetto, la comunicazione di sgravio non viene resa disponibile.
File non sicuri, pratica scartata
L’ultimo controllo operativo riguarda la sicurezza dei file. Quando alla richiesta sono associati uno o più allegati, l’Agenzia verifica che non contengano virus oppure elementi attivi, quali macro o campi variabili.
Durante la verifica, lo stato della richiesta è indicato come “In verifica”. Se anche uno solo dei documenti non supera i controlli, l’intera richiesta non viene acquisita, assume lo stato “Scartata” e viene prodotta una ricevuta di scarto consultabile nella sezione dedicata. L’utente riceve inoltre una comunicazione all’indirizzo e-mail indicato nell’istanza.
Lo scarto non impedisce una nuova presentazione: la richiesta può essere riproposta dopo avere corretto o sostituito i file non conformi.
La lettura complessiva della Guida restituisce dunque un’indicazione chiara: CIVIS funziona davvero quando viene utilizzato come flusso ordinato e tracciabile, non come semplice canale di invio. Identificazione dell’atto, formulazione dei chiarimenti, conservazione della ricevuta, eventuale integrazione documentale, monitoraggio della pratica e acquisizione dell’esito compongono un’unica sequenza operativa.
È in questa sequenza, se presidiata con metodo, che il servizio esprime il proprio valore: semplificare il rapporto con l’Amministrazione finanziaria senza abbassare il livello di precisione richiesto al professionista.
Riferimenti normativi:
- Agenzia delle Entrate, Guida operativa maggio 2026.
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